営業日報をAIで3分作成｜音声入力×プロンプト設計の実践法

「営業日報、また書かなきゃ…」

毎日の商談や移動で疲れた後、PCに向かって日報を書く時間。正直、面倒ではありませんか？

人手不足が深刻化する営業部門では、1日10分の日報作成でさえ大きな負担です。10人の営業チームなら、月に約33時間もの工数が日報作成に消えている計算になります。

しかも、苦労して書いた日報を誰も読んでいない——そんな「形骸化」した状態になっていませんか？

本記事では、AIと音声入力を組み合わせて、営業日報を3分で作成する具体的な方法を解説します。Windows・Macの無料機能だけで今日から始められる実践的な内容です。

営業日報が「形骸化」する本当の理由

多くの企業で営業日報が「形骸化」しています。その原因は大きく2つあります。

1つ目は、作成に時間がかかりすぎること。

営業担当者の多くは、日報作成に1日あたり10分程度を費やしています。「たった10分」と思うかもしれませんが、これが毎日続くと大きな負担になります。

10人の営業チームなら、年間400時間——つまり約50営業日分が日報作成に消えています。人件費に換算すると、数十万円から100万円以上の損失です。

2つ目は、書いても誰も読まない・活用されないこと。

時間をかけて書いた日報が、上司に「既読スルー」されている。そんな経験はありませんか？日報が活用されないと、書く側のモチベーションは下がり、内容はどんどん薄くなります。結果、「とりあえず提出するだけ」の形骸化した運用に陥ります。

この悪循環を断ち切るには、「作成工数を劇的に減らす」ことと「情報を蓄積・再利用できる仕組みを作る」ことの両方が必要です。

AIで営業日報を3分で作成する仕組みとは

営業日報のAI化で最も重要なのは、「タイピングしなくても日報が作れる状態」を作ることです。

具体的には、以下の仕組みを構築します。

この仕組みのポイントは、「話すだけで終わる」という点です。

移動中や商談直後に、スマホに向かって30秒〜1分話すだけで、AIが整った日報を生成してくれます。タイピングによる「清書作業」が不要になるため、作成時間は10分から1〜3分に短縮されます。

「ツールを入れれば日報が楽になる」と思われがちですが、実際はそう単純ではありません。重要なのはプロンプトの設計です。会社で使っている日報フォーマットに合わせたプロンプトを事前に作り込んでおくことで、初めて「話すだけで日報が完成する」状態が実現します。

— 生成AI顧問の視点

【実践】音声入力で日報を作成する手順

音声入力の設定方法（Windows / Mac）

音声入力は、追加ソフトなしで今すぐ使えます。

まずは無料の標準機能で試してみてください。精度に不満があれば、AquaVoiceなどの有料ツールを検討すると良いでしょう。

AIプロンプトの設計例

次に、AIに日報フォーマットを整形させるためのプロンプトを設計します。

以下はプロンプト例です。自社の日報フォーマットに合わせてカスタマイズしてください。

あなたは営業日報の作成アシスタントです。
私が話す内容を、以下のフォーマットに整形してください。

【営業日報フォーマット】
■ 日付：（今日の日付を自動入力）
■ 担当者名：（私の名前）
■ 訪問先・商談相手：
■ 商談内容：
■ 先方の反応・温度感：
■ 次回アクション：
■ 所感・気づき：

【ルール】
- 話した内容を上記フォーマットに当てはめてください
- 情報が不足している項目は「（未入力）」としてください
- 敬語で簡潔にまとめてください
- 箇条書きを活用して読みやすくしてください

それでは、私の話を聞いて日報を作成してください。

このプロンプトを、ChatGPTの「GPTs」、Claudeの「プロジェクト」、またはGeminiの「Gems」に保存しておきます。毎回プロンプトを入力する手間がなくなり、すぐに日報作成を開始できます。

日報作成の具体的な流れ

実際の日報作成は、以下の流れで行います。

慣れてくれば、ステップ2〜3は1〜2分で完了します。これまで10分かかっていた日報作成が、最大80%の時間短縮になります。

営業部門全体で運用するための設計ポイント

営業日報のAI化を「個人の工夫」で終わらせてはいけません。営業部門全体で効果を出すには、組織としての設計が必要です。

設計ポイント①：プロンプトを統一して配布する

各営業担当者が自分でプロンプトを作ると、フォーマットがバラバラになり、日報の比較や分析ができなくなります。

正しい方法は、管理者が作成したプロンプト（GPTs / Claudeプロジェクト / Gems）を全員に共有することです。全員が同じツール・同じフォーマットで日報を作成することで、情報の一貫性が保たれます。

設計ポイント②：蓄積先を統一する

AIで作成した日報は、スプレッドシートやNotebookLMなどに一元的に蓄積しましょう。

蓄積された日報データは、以下のように活用できます。

• 「あの顧客との商談履歴は？」をAIに質問して即座に引き出す
• 引き継ぎ時に過去の商談経緯を一括で確認
• 営業活動の傾向分析（訪問頻度、成約率など）

設計ポイント③：運用ルールを明確にする

ツールを導入しても、「いつ」「どこで」「どうやって」日報を作成するかが曖昧だと、運用は定着しません。

例えば、以下のようなルールを決めておくと良いでしょう。

• 日報は商談直後または移動中に音声入力で作成する
• 退勤前にスプレッドシートへの転記を完了させる
• 週1回、マネージャーがAIで日報を要約・分析してフィードバックする

「自社に合った運用設計が難しい」「プロンプトの作り方がわからない」という方は、専門家のサポートを受けることで、短期間で成果を出せます。
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日報をAI化しないことで失うもの

「今のままでも回っているから」と日報のAI化を先送りにしていませんか？

しかし、その「現状維持」には、見えないコストが発生しています。

リスク①：年間数十万円〜100万円以上の工数損失

先述の通り、10人の営業チームが日報に費やす時間は年間約400時間。人件費に換算すれば、数十万円から100万円以上の損失です。

この時間を顧客対応や商談準備に充てられれば、売上向上に直結します。

リスク②：マネージャーが現場を把握できない

形骸化した日報は、情報量が少なく、現場の実態が見えません。「この案件、どうなっている？」と毎回確認する手間が発生し、マネジメントの効率が下がります。

リスク③：人事評価の精度が低下する

日報が活用されないと、営業担当者の活動実態が評価に反映されにくくなります。「成果だけで評価される」状態は、プロセスを重視する優秀な人材の離職リスクにもつながります。

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よくある質問

まとめ

営業日報のAI化は、今日からでも始められます。まずはWindows/Macの音声入力を試し、本記事のプロンプト例を参考に、1人で小さく始めてみてください。

「自社に合った運用設計を相談したい」「チーム全体への展開をサポートしてほしい」という方は、専門家への相談をご検討ください。

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※本記事の情報は2025年1月時点のものです。