人手不足の経営企画｜AIで月次レポートを1時間で作成する方法

「月次レポートの締め切りが近づくと、経営企画部門は毎月同じ地獄を味わう」——少人数で数値分析、コメント作成、グラフ整備をすべてこなさなければならない。人手不足が叫ばれる今、この状況に限界を感じている方は多いはずです。

実は、生成AIを正しく活用すれば、月次レポートの作成時間を大幅に短縮できます。ただし「AIに丸投げすれば完成する」わけではありません。プロンプト設計とワークフローの組み方で、成果は天と地ほど変わります。

本記事では、生成AI顧問の視点から、月次レポートをAIで効率的に作成する具体的な手順と、失敗しないためのプロンプト設計のコツを解説します。

経営企画の月次レポート作成が「人手不足のボトルネック」になる理由

月次レポートに求められる3つの要素と作業負荷

月次レポートは単なるデータの羅列ではありません。経営判断に直結する資料として、大きく3つの要素が求められます。

合計で5〜9時間。これが毎月繰り返されます。しかも経営企画部門の担当者は、月次レポートだけを作っているわけではありません。中期経営計画の策定、予算管理、各部門との調整業務を並行して進めながら、この作業に追われているのが実態です。

人手不足の経営企画部門で起きている悪循環

中小企業の経営企画部門は、2〜3名で回していることが珍しくありません。そこに月次レポート作成という「毎月必ず発生する定型業務」が重くのしかかると、以下の悪循環が生まれます。

レポート作成に時間を取られる → 分析が浅くなる → 経営判断に使える情報が不足する → 「レポートの質を上げろ」と指示が来る → さらに時間がかかる → 本来注力すべき戦略業務の時間が削られる。

この悪循環を断ち切るのが、生成AIの活用です。ただし、やり方を間違えると逆に手間が増えます。次のセクションで、正しいAI活用の考え方を解説します。

月次レポートのAI活用とは？基本の考え方と最適なワークフロー

AIが得意な領域と人間が担うべき領域

生成AI（ChatGPT、Claude、Geminiなど）は、情報の収集・整理・要約に優れた能力を持ちます。一方で、自社特有の文脈を理解した判断や、数値の最終的な正確性の担保は人間にしかできません。

「AI作成→人間確認」が正解である理由

月次レポートのAI活用で最も重要な原則は、「AIが作成したものを、人間が確認して最終仕上げをする」というワークフローです。これは単にAIの限界を補うためだけではありません。

このフローの本質は「人間の仕事をゼロからの作成作業から、確認・修正作業に変える」ことにあります。ゼロから文章を書くのと、既にある下書きを直すのでは、必要な時間も労力もまったく異なります。

「AIへの丸投げは失敗する。しかし、AIに80%の下書きを任せて、人間が20%の判断と修正に集中する体制を作れば、レポートの質を落とさずに作成時間を劇的に短縮できる。これが月次レポートAI化の本質です」

— 生成AI顧問の視点

生成AI顧問がどのような支援を行うのか、詳しくは生成AI顧問サービスとはをご覧ください。

AIで月次レポートを作成する具体的な5ステップ

5ステップの全体フロー

以下の5ステップを毎月のルーティンとして回すことで、月次レポート作成を効率化できます。

実践で使えるプロンプト例

実際に月次レポートを生成AIに作成させるとき、以下のようなプロンプトが効果的です。ChatGPT、Claude、Geminiのいずれでも使える汎用的な構成です。

あなたは経営企画部門のアナリストです。
以下の月次データを分析し、指定フォーマットでレポートを作成してください。

【出力フォーマット】
1. エグゼクティブサマリー（3行以内）
2. 主要KPI実績（表形式：項目/今月実績/前月比/前年比）
3. 変動要因分析（増減が大きい項目について各3行程度）
4. 改善提案（優先度順に3つ）
5. 来月の注目ポイント（2つ）

【分析の観点】
- 前月比±5%以上の変動がある項目に注目
- コスト増加要因を特に詳しく分析
- 経営層が意思決定できる具体的な提案を含める

【トーン】
- 簡潔かつ客観的。推測と事実を明確に区別する
- 数値は必ず具体的に記載する

【月次データ】
（ここに売上・コスト・KPIのデータを貼り付け）

このプロンプトのポイントは3つあります。第一に出力フォーマットを明確に指定していること。これがないとAIの出力が毎回バラバラな形式になります。第二に分析の観点を具体的に指示していること。「分析してください」だけでは、表面的なコメントしか得られません。第三にトーンを指定していること。経営レポートにふさわしい文体を事前に指示することで、修正の手間を減らせます。

「自社でAI活用を進めたいが、プロンプト設計から支援してほしい」という方は、生成AIコンサルティングもご検討ください。

月次レポートAI化を成功させるプロンプト設計の極意

フォーマット指定で「バラバラな出力」を防ぐ

プロンプトエンジニアリング（AIへの指示設計）において、月次レポート作成で最も重要なのがフォーマット指定です。

適切にプロンプトを組まないと、AIの出力は毎回異なる形式になります。先月は箇条書きだったのに今月は長文、前回は表形式だったのに今回は段落——こうなると、かえって整形に時間がかかり、AI導入の意味がなくなります。

対策はシンプルです。社内で使用している月次レポートのフォーマットをそのままプロンプトに組み込むこと。具体的には以下の要素を指定します。

コンテキスト情報の入れ方で実用性が決まる

フォーマット指定と並んで重要なのが、コンテキスト（文脈情報）の注入です。AIは汎用的な分析はできますが、「なぜ今月この数値が動いたのか」という自社固有の背景までは知りません。

コンテキストをしっかり入れないと、実用性に欠けるレポートになります。「売上が10%増加しました」という表面的な分析ではなく、「新規取引先A社の大型案件受注により売上が10%増加した」という具体的な分析が必要です。

プロンプトに含めるべきコンテキスト情報は以下の通りです。

「プロンプトに入れるコンテキスト情報を、毎月5分で箇条書きにする。この5分の手間を惜しむと、AIの出力を修正する時間が30分増える。先に5分投資するか、後で30分かけるか——答えは明白です」

— 生成AI顧問の視点

月次レポートAI化がもたらす経営へのインパクト

作業時間の大幅短縮と本来業務への集中

前述の通り、月次レポート作成には従来5〜9時間かかっていました。AIを活用した「AI作成→人間確認」フローに移行すると、この作業時間は1〜2時間に短縮できます。

月4〜7時間の削減。年間にすると48〜84時間です。この時間を中期経営計画の策定や新規事業の検討に充てられるなら、その価値は作業時間の削減以上のものがあります。

経営判断スピードの向上と機会損失の防止

経営において、いかに正しい情報を素早く取得するかは極めて重要です。月次レポートの作成に1週間かかっていた企業が、AIの導入で翌営業日に速報版を出せるようになれば、経営判断のスピードは根本的に変わります。

AIを導入することで、レポート作成の時間短縮だけでなく、必要な情報を簡単かつ迅速に収集できるようになります。市場データや競合動向をAIに調査させ、それを月次レポートに組み込むことで、従来は「時間がなくて調べられなかった」情報も含めた質の高いレポートが作成できます。

逆に言えば、AI活用を進めないことは、毎月の「経営判断の遅れ」を容認していることと同じです。競合がAIでレポートを翌日に提出している中、自社は1週間後——この差は時間が経つほど広がります。

BoostXが多くの中小企業から選ばれている理由について、詳しくは選ばれる理由をご覧ください。

よくある質問

まとめ

月次レポートのAI化について、無料相談で具体的な進め方を相談したい方は無料相談の流れをご確認ください。

「うちの月次レポートもAIで効率化できるのか？」「プロンプトの設計から支援してほしい」——そう感じた方は、まず現状の業務フローを整理するところから始めましょう。何から手をつければいいかわからない場合でも、相談の場で一緒に整理できます。売り込みは一切ありません。

※本記事の情報は2026年2月時点のものです。