人手不足の経営企画｜AIで月次レポートを1時間で作成する方法

たとえば、経営企画の担当が2人の会社で、月末の締めから3日後に経理の試算表が届き、8日後の経営会議までに8部門分の数字とコメントをそろえる場面を考えます。生成AIにコメントを書かせてみると、文章は5分で出てきます。ところが読み返すと、部門長に確かめていない要因が「大口の新規受注による増加」ともっともらしく書かれていて、どこまで信じてよいのか分からなくなります。

月次レポートでAIに任せられるのは、確定した数字を文章にすること、人が決めた基準で差の大きい行を拾うこと、文章量と体裁をそろえることまでです。人に残すのは、数字の確定、要因の採否、会議に上げる論点の選択、AIに入れる情報の線引きの4つです。以下、月次レポートを7段階に分け、AIを入れる段階と入れない段階、導入前に測る指標3つを整理します。

月次レポートの作成で時間が消えるのは、7段階のどこか

経営会議に出す月次レポートは、数字を集める段階から部長が読む段階まで、7つに分けられます。時間が消えるのは文章を書く段階だけではありません。部門長の返事を待つ段階と、上長の差し戻しに応える段階にも、同じくらいの時間が流れています。

いまの月次レポートを7段階に分ける

担当が1人か2人の経営企画や管理部門を想定し、今の流れを段階ごとに書き出すと次のようになります。所要の分数は会社ごとに違うため、ここには書きません。自社の数字は、後の節で挙げる指標で2か月分記録して置き換えてください。

判断が入らない段階は2と6の2つだけです。残りの5段階は、担当か部門長か部長の誰かが毎月何かを決めています。AIを入れる場所を考えるときは、この「判断の列」が空いているかどうかを先に見ます。

時間が消えるのは、段階4の待ちと段階5の文章、段階7の差し戻し

段階4では、部門長が出張や会議で返事をくれないと、担当は手を止めて待つしかありません。段階5は、8部門なら8つの文脈を切り替えながら書くため、1行ずつの分数は小さくても合計がふくらみます。段階7は、差し戻しが1件入るたびに、部長が「この要因は本当か」「この差は会議で話すほどか」と返したとき、段階4と5に戻る往復になります。

冒頭の場面で言えば、試算表が届くのが締めの3日後、会議が8日後なので、残りは5日です。この5日のうち、担当が実際に手を動かしている時間と、返事を待っている時間を分けて記録すると、AIで縮められる部分がどこかが見えてきます。待っている時間はAIでは縮みません。

月次レポートのどこまでをAIに任せられるか

月次レポートのAI化とは、判断を含まない段階の下書きをAIに任せ、数字の確定・要因の採否・会議の論点を人に残す分担のことです。AIに任せられるのは、判断を含まない段階と、人が決めた基準に沿って並べるだけの段階です。数字の計算、要因を採るかどうか、会議で何を話すかは、AIには渡しません。

報告書の作成と要約は、生成AIが最も使われている用途

商工中金が2026年1月に取引先の中小企業3,892社から回答を得た調査では、会社として生成AIを入れているか、個人での利用を勧めている企業のうち、74.0%が「メール/報告書/議事録の作成・要約」に使っていました。挙がった使い道の中で最も高い割合です。総務省の令和8年版 情報通信白書でも、日本企業の生成AIの使い道は議事録・メール作成補助が約7割で最も多く、効果を実感した割合も約7割と、ほかの使い道より高くなっています。

2つの調査を並べると、文章をまとめる仕事は、生成AIを使い始めた会社が最も多く手を付け、効果も感じている用途だと分かります。月次レポートのうち、この性質がそのまま当てはまるのは段階5のコメント作成と、段階6の文章量の調整です。

数字の計算と要因の作文は、AIに任せない

同じ白書では、生成AIを使うときに懸念されるリスクとして、社内情報の漏洩に次いで「出力結果の精度に問題がある」が挙がっています。月次レポートでこの精度の問題が出やすいのは2か所です。1つは計算で、前月比や予算比をAIに計算させると、桁や符号の取り違えが文章の中に紛れ込みます。もう1つは要因で、AIは知らない要因を、それらしい言葉で埋めてしまいます。

計算は表計算に残し、AIには計算済みの一覧を渡します。要因は、部門長の説明メモに書かれたことだけを使うようにAIに伝え、メモに無い要因は「確認中」と書かせます。担当者が見落としやすい盲点は、この2か所に集まります。2つを決めておくだけで、下書きを読み返す時間の性質が変わります。もっともらしい作文を探す読み方から、元表と合っているかを見る読み方になるためです。

段階ごとに見た、AIに渡すこと・人に残すこと

表のとおり、AIに渡すのは段階3〜6の4つで、どれも下書きか候補までです。どこまでを人の手元に置くかは会社によって違ってかまいませんが、段階2の計算と段階4の採否をAIに渡す会社は、少なくとも2か月は人の確認を二重にしておくと安全です。

AIを入れた後の月次レポートの流れと、人に残す確認4つ

AIを入れても、段階の番号は1〜7のままです。変わるのは、段階3〜6の中身と、段階5に「下書きの数字を元表と突き合わせる」作業が1つ増えることです。

同じ7段階で書き直すと、こうなる

確認4は表の行には現れません。段階4と5でAIに何かを渡す前に、毎月1回見るものだからです。

確認1：下書きの数字を、元表と1つずつ突き合わせる

一番重いのはこの確認です。AIのコメントの中にある金額、比率、件数を、段階2の一覧と1つずつ照らします。数字が1つでも違えば、その行のコメントは使いません。前提として、8部門それぞれに説明の要る行が3件あるとすると、コメントは24件、1件に金額と比率が1つずつ入れば照合する数字は48件です。この48件を担当1人で見るか、2人で分けるかは先に決めておきます。コメントの文章が自然であるほど、数字の誤りは読み流されます。

総務省と経済産業省のAI事業者ガイドライン（第1.2版）は、AIへの過度の依存を自動化バイアスと呼び、AIの評価や判断を人が承認するときは、承認する根拠を自分で考えてから承認すべきだという対策を挙げています。月次レポートに当てはめると、「AIが書いたから合っているだろう」で通さず、元表のどの行で確かめたかを言える状態で通す、ということです。照合の欄を一覧の右端に1列足し、担当が確かめた行にしるしを付けておくと、部長の確認も速くなります。

確認2：部門長の説明と合う要因だけを残す

要因の採否は、部門長の説明メモにあるかどうかで決めます。メモに無い要因がAIの下書きに出てきたら、消すか「確認中」に置き換えます。部門長の説明と数字の向きが合わないとき、たとえば「値上げで売上が増えた」と聞いたのに数量も単価も下がっているときは、AIに整えさせず、担当が部門長に聞き直します。

確認3：会議に上げる論点は、役員の側で選ぶ

差の大きい行が10件あっても、会議で話せるのは2〜3件です。どれを議題にするかは、今期の目標や前回の会議で出た宿題で決まり、AIの下書きの並び順では決まりません。部長がサマリーを読むとき、AIが冒頭に置いた論点をそのまま採らず、前回の会議の宿題と並べて選び直します。

確認4：AIに入れる情報の線を、毎月見直す

月次レポートには、まだ公表していない数字、取引先の名前、人の異動の情報が入ります。商工中金の同じ調査では、生成AIの課題として「情報管理やセキュリティの不安が大きい」を挙げた企業が21.0%、使い始めた後の課題では「社内ルールや方針整備が追い付かない」が25.1%で最も多くなっていました。入れてよい情報を決める社内の線は、生成AIに会社の情報を入れる前に決めるルールの記事で整理しています。月次レポートでは、その線に照らして、今月だけの特別な情報（合併の検討や個人の評価など）が混ざっていないかを毎月1回見ます。

下書きの質を決めるのは、指示文より先に渡す3つの材料

AIの下書きが使えるかどうかは、指示文の言い回しより、一緒に渡す材料で決まります。渡すのは、先月の完成版、数字の定義表、今月の出来事メモの3つです。

先月の完成版：様式と文章量の見本になる

先月、部長の確認を通って会議に出た版を、そのまま見本として渡します。見出しの順番、1行あたりのコメントの長さ、数字の書き方（金額は千円単位か、比率は小数第1位までか）が、言葉で指定するより正確に伝わります。毎月違う形で返ってくる下書きを整える手間は、ここでほぼ無くなります。

数字の定義表：同じ言葉の中身をそろえる

売上は出荷基準か検収基準か、粗利にどの費用まで含めるか、KPIの「新規」は何か月取引の無い顧客を指すか。社内では当たり前の定義も、AIは知りません。定義表は1枚で足ります。部門ごとに定義が違うなら、それはAIの前に社内で決めることで、後の節の「始めない方がよい条件」に当たります。

今月の出来事メモ：要因の材料はここにしか無い

価格改定、大口の取引の開始や終了、人の異動、季節の行事など、今月起きたことを担当が5行ほどで書き、部門長の説明メモと一緒に渡します。AIが要因として書いてよいのは、このメモと説明メモにあることだけです。指示文には、メモに無い要因は書かず「確認中」とすること、事実と見込みを分けて書くことの2点を入れておきます。

3つの材料のうち、毎月作り直すのは出来事メモだけです。完成版と定義表は、2か月目以降は前の月のものを差し替えるだけで済みます。予算との差の分析をもう一段深くしたい場合は、予実差異の分析レポートをAIで作る記事で、差の分け方を扱っています。

締めから会議までの日数で測る指標3つと、社内だけで決めきれない境目

AIを入れて良くなったかどうかは、使った人の感想ではなく、導入前と同じ物差しで比べて決めます。商工中金の調査では、生成AIの課題として「導入効果が測定できず、成果が見えにくい」を挙げた企業が21.3%ありました。月次レポートは毎月同じ形で繰り返すので、導入前の値を取りやすい仕事です。

導入前の2か月で測る指標3つ

2つ目を数字の誤りと要因の書き方に分けて数えるのは、AIを入れると、要因の書き方の差し戻しは減っても、数字の誤りの差し戻しが増えることがあるためです。合計の件数だけを見ていると、この入れ替わりが見えません。3つ目は、確認1の照合にかかった分数を含めて記録します。照合を除いた分数で比べると、短くなったように見えてしまいます。

記録は導入前の2か月と、導入後の2か月の計4か月分あれば比べられます。締めの日が月によって前後する会社は、日数ではなく「試算表が届いてから提出まで」の日数に置き換えると、ぶれが小さくなります。冒頭の例なら、この日数は5日です。締めそのものを早めたい場合は、月次決算を3日短縮する記事の領域になります。

月次レポートにAIを入れない方がよい3つの条件

1つ目は、数字の定義が部門ごとに違う会社です。営業部と経理で売上の計上の時点が違うまま、AIにコメントを書かせると、同じ「売上」という言葉に2つの数字がつき、会議で混乱が起きます。2つ目は、経営会議で何を決めるかが決まっていない会社です。資料が速くできても、読まれずに終わります。3つ目は、確認1の照合をする人が担当の1人しかいない会社で、その人が休んだ月に誤りがそのまま会議に出ます。

どれも、AIより先に社内で決めることです。定義表を作る、会議で決める議題の型を決める、照合を担当以外の1人にも任せられるようにする。この3つが済んでからでも、遅くはありません。

社内だけで決めきれない境目と、決めきれない点

社内だけで進めると、つまずきやすい境目が2つあります。重いのは段階3の基準です。予算比で何割の差から説明するかを担当が決めると、部長は「なぜこの行が無いのか」と返し、部長が決めると担当は毎月すべての行を説明する羽目になります。基準は会議の目的から決めるもので、担当と部長の間だけでは決まりにくい論点です。もう1つは確認4の線で、入れてよい情報の線を経営企画だけで引くと、情報システムや法務の目が入らないまま運用が始まります。

決めきれない点も1つ残ります。冒頭のサマリーまでAIに下書きさせるかどうかです。下書きがあれば部長は読みやすくなりますが、AIの並べた論点が会議の議題の順番を引っ張る心配があります。2か月の記録で差し戻しの中身を見てから決める方が無難だと考えています。

ビフォーアフター：AIに下書きを任せた月次レポートは、会議前の3日がこう変わる

変わるのは、担当の手が文章を書くことから、数字を確かめることと要因を聞くことへ移る点です。計算の仕方も、部門長に聞く相手も、会議に出す人も同じです。要因を採るかどうかと会議の論点を選ぶ判断は、どちらの場合も担当と部長と役員の手元に残ります。

2026年10月