中小企業の総務×AI活用｜2〜3名体制でも定型業務を大幅効率化した事例
「総務の仕事が回らない」「同じ質問に何度も答えている」「通知文を作るたびに過去資料を探すのが面倒」──2〜3名体制の総務部門では、こうした悩みを抱えている方が少なくありません。
本記事では、実際に中小企業の総務部門がGeminiとNotebookLMを活用し、通知文作成を80%短縮、社内問い合わせを半減させた事例を紹介します。AI導入の具体的な方法から、失敗しないためのポイントまで、生成AI顧問の視点で解説します。
目次
総務部門のAI活用とは
【結論】総務部門のAI活用とは、通知文作成・FAQ対応・社内問い合わせなどの定型業務をChatGPTやGemini、NotebookLMなどの生成AIで効率化することである。
総務部門のAI活用とは、日常的に発生する定型業務を生成AIツールで効率化する取り組みです。具体的には、通知文・案内文の作成、社内規則に関するFAQ対応、各種申請書類の下書き作成などが対象となります。
2〜3名体制の総務部門では、限られた人数で多岐にわたる業務をこなす必要があります。人手不足が深刻化する中、AIを活用することで「人がやるべき仕事」と「AIに任せられる仕事」を切り分け、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
特に中小企業では、専任のIT担当者がいないケースも多く、「AIを使いたいが何から始めればいいかわからない」という声をよく聞きます。しかし、GeminiやNotebookLMといったツールは、特別な技術知識がなくても導入可能です。
【事例】2〜3名体制の総務がAIで業務効率化を実現
【結論】2〜3名体制の総務部門が、通知文作成にGemini、FAQ対応にNotebookLMを導入した結果、通知文作成時間80%短縮・問い合わせ件数半減を実現した。
ここからは、実際に支援した中小企業の総務部門におけるAI活用事例を紹介します。
導入前の課題
この企業の総務部門は2〜3名体制で、以下のような課題を抱えていました。
- 通知文作成に時間がかかる：1件あたり30分〜1時間。過去資料を探す手間も発生
- 同じ質問が何度も来る：就業規則や申請手続きに関する問い合わせが繰り返し発生
- 本来の業務に手が回らない：問い合わせ対応に追われ、戦略的な業務改善ができない
通知文作成：Geminiで30分→10分に短縮
通知文作成には、GoogleのGeminiを活用しました。導入のポイントは過去の通知文をソースとして入力することです。
文章の構成や目的をGeminiに伝えると、AIが自動で文書を作成してくれます。さらに、過去の資料や通知文をソースとして入れることで、自社のトーンやフォーマットに近い形の文章が出力されます。そのため、ゼロから考える必要がなく、出力された文章を微調整するだけで実際に使える通知文が完成します。
FAQ対応：NotebookLMでRAG化、問い合わせ半減
FAQ対応には、GoogleのNotebookLMを活用しました。RAG（Retrieval-Augmented Generation：検索拡張生成）とは、AIに自社の資料を読み込ませ、その情報をもとに回答させる仕組みです。
社内規則や就業規則、各種申請手続きのマニュアルをNotebookLMにアップロードすることで、従業員が自分で質問し、AIから回答を得られる環境を構築しました。これにより、総務への直接問い合わせが半減しました。
ポイント
NotebookLMは無料で使えるツールです。PDFやGoogleドキュメントをアップロードするだけで、自社専用のAI問い合わせ窓口が作れます。特別な技術知識は不要です。
自社に合ったAI活用の進め方について詳しく知りたい方は、生成AI顧問サービスとはをご覧ください。
総務のAI活用で失敗しないためのポイント
【結論】総務のAI活用で最も重要なのは「AI化できる業務・できない業務の切り分け」である。すべてをAI化しようとせず、効果が出やすい業務から始めることが成功の鍵。
総務部門のAI活用で最も多いつまずきは、「この業務をAI化したい」と思っても、実際にはAI化が難しいケースがあることです。
たとえば、判断が必要な業務や、社外との調整が発生する業務は、現時点ではAIに任せきりにできません。一方で、定型的な文書作成やFAQ対応のように、パターン化できる業務はAI化の効果が出やすいです。
「総務のAI活用で一番おすすめなのは、FAQのRAG化です。NotebookLMを使えば、社内規則をアップロードするだけで、誰でも簡単に自社専用のAI問い合わせ窓口が作れます。技術的なハードルが低く、効果も実感しやすいので、最初の一歩として最適です。」
— 生成AI顧問の視点
当社が多くの中小企業に選ばれている理由については、選ばれる理由をご確認ください。
総務AI活用の始め方【3ステップ】
【結論】総務のAI活用は「業務の棚卸し→小さく始める→成功体験を積む」の3ステップで進める。最初からすべてをAI化しようとせず、効果が出やすい業務から着手することが重要。
業務の棚卸し
総務部門で行っている業務を一覧化し、「繰り返し発生する業務」「時間がかかっている業務」を洗い出します。すべてをAI化する必要はありません。まずは現状把握が重要です。
小さく始める（FAQ RAG化がおすすめ）
最初の一歩としておすすめなのは、NotebookLMを使ったFAQのRAG化です。社内規則のPDFをアップロードするだけで、従業員が自分で質問できる環境が作れます。無料で始められ、技術的なハードルも低いです。
成功体験を積み上げる
小さな成功体験ができたら、通知文作成など他の業務にも展開します。一つずつ成果を積み上げることで、社内の理解も得やすくなり、AI活用が定着していきます。
「自社に合ったAI活用の進め方がわからない」「業務の棚卸しから一緒にやってほしい」という方には、生成AIコンサルティングで伴走支援を行っています。
よくある質問
まとめ
「AI導入に興味はあるが、何から始めればいいかわからない」という方は、無料相談の流れをご確認のうえ、お気軽にご相談ください。
この記事のまとめ
- 総務部門のAI活用は、通知文作成やFAQ対応など定型業務の効率化に有効
- Geminiを使った通知文作成で、作成時間を30分〜1時間から10分に短縮（最大80%削減）
- NotebookLMで社内規則をRAG化することで、問い合わせ件数が半減
- AI化できる業務・できない業務の切り分けが成功の鍵
- 最初の一歩として、FAQのRAG化がおすすめ（無料で始められ、効果も実感しやすい）
執筆者
吉元大輝（よしもとひろき）
株式会社BoostX 代表取締役社長
中小企業の生成AI導入を支援する「生成AI伴走顧問」サービスを提供。業務可視化から定着支援まで、一気通貫で企業のAI活用を推進している。
※本記事の情報は2026年2月時点のものです。
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