AI活用の定例会議で確認すべき5つのアジェンダ
「生成AIを導入したのに、気づけば誰も使っていない」「最初は盛り上がったのに、3ヶ月後には元の業務に戻っていた」——こうした悩みを抱える企業は少なくありません。
AI導入が失敗する最大の原因は、ツールの問題ではなくPDCAを回す仕組みがないことです。その仕組みの核となるのが「定例会議」です。
本記事では、生成AI顧問として多くの企業のAI定着を支援してきた経験から、定例会議で確認すべき5つのアジェンダと、会議を形骸化させないポイントを解説します。
目次
AI活用の定例会議とは？PDCAを回す唯一の場
AI活用の定例会議とは、生成AIの利用状況・成果・課題を定期的に確認し、PDCAサイクルを回すための場である。定例会議なしにAI定着は実現しない。
AI活用の定例会議とは、生成AI導入後の運用状況を定期的にチェックし、改善策を講じるための会議です。単なる報告会ではなく、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を回すための重要な仕組みです。
多くの企業がAI導入後に「使われなくなる」問題に直面しますが、その原因は明確です。振り返りと改善の場がないからです。
「定例会議がないと、そもそもPDCAを回せません。課題を特定して、次のアクションを決めて、その結果を振り返る。この繰り返しがなければ、AIは絶対に定着しません」
— 生成AI顧問の視点
定例会議は「やった方がいい」ではなく「やらなければ失敗する」と考えてください。AI導入の成否は、ツール選定ではなく、運用の仕組みで決まります。
定例会議で確認すべき5つのアジェンダ
定例会議では、前回振り返り・利用状況・成功事例・課題分析・次月計画の5項目を必ず確認する。この順序でPDCAが完結する。
定例会議を効果的に運営するには、確認すべきアジェンダを明確にしておくことが重要です。以下の5つを毎回の会議で必ず確認してください。
①前回の振り返りとネクストアクションの進捗
定例会議の冒頭では、前回決めたネクストアクションがどうなったかを必ず確認します。「終わったのか、終わっていないのか」「終わっていないなら、いつまでにどうするのか」を具体的に話し合います。
この振り返りがないと、毎回同じ課題が繰り返されることになります。アクションが未完了の場合は、その原因まで掘り下げることが重要です。
②利用状況の確認
生成AIがどの程度使われているかを定量的に把握します。「誰が使っているか」「どの業務で使っているか」「使っていない人は誰か」を確認することで、定着の度合いが見えてきます。
利用状況が低い場合は、「使い方がわからない」「業務に合わない」「時間がない」など、何らかのボトルネックがあるはずです。
③成功事例の共有
「この業務に使ったら、こんな成果が出ました」という事例を共有します。成功事例は他のメンバーの参考になるだけでなく、モチベーション向上にもつながります。
成功事例の共有方法については、後ほど詳しく解説します。
④課題と原因の分析
うまくいっていない点を洗い出し、その原因を分析します。「使いにくい」「効果が実感できない」といった表面的な課題の背景には、必ず根本原因があります。
課題を放置せず、原因まで掘り下げることで、効果的な改善策を打てるようになります。
⑤次月のアクションプラン
会議の最後に、次回までに「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを明確にします。担当者と期限が決まっていないアクションは、実行されません。
このアクションプランが、次回会議の振り返り対象になります。PDCAサイクルはこうして回っていきます。
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形骸化する定例会議の3つの特徴
形骸化した会議は、報告だけで終わる・同じ人だけが話す・会議のための会議になっている、の3つの特徴がある。
定例会議を設けても、「目的なき会議」になってしまうケースは少なくありません。形骸化した会議には、以下の3つの特徴があります。
特徴①：報告だけで終わる
「今月はこれくらい使いました」「特に問題ありません」——こうした報告だけで会議が終わってしまうパターンです。報告は大切ですが、それだけでは改善につながりません。
報告の後に「では、次にどうするか」という議論がなければ、PDCAの「A（改善）」が抜け落ちます。
特徴②：同じ人だけが話す
AIリーダーや一部の積極的なメンバーだけが発言し、他のメンバーは黙っている状態です。これでは、組織全体のAI活用状況が把握できません。
使っていない人、困っている人の声こそ、改善のヒントになります。全員が発言できる雰囲気づくりが必要です。
特徴③：会議のための会議になっている
「定例だから集まる」「やることになっているからやる」——目的が見えなくなった会議は、参加者のモチベーションを下げます。
会議には必ず「この会議で何を決めるのか」というゴールを設定してください。ゴールのない会議は、時間の無駄です。
ポイント
月1回程度の頻度であれば、会議の目的を明確にしやすく、形骸化を防ぎやすい。週次だと細かすぎ、四半期だと間隔が空きすぎる。
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成功事例の効果的な共有フォーマット
成功事例は「業務→課題→かかっていた時間→対策→結果」の5ステップで共有すると、再現性が高まる。
成功事例を共有する際、「うまくいきました」だけでは他のメンバーの参考になりません。以下のフォーマットで共有すると、再現性のある情報として伝わります。
対象業務
どの業務でAIを活用したか（例：議事録作成、メール文面作成）
従来の課題
その業務で抱えていた課題（例：時間がかかる、品質にばらつき）
従来かかっていた時間
Before の数値（例：1件あたり30分かかっていた）
実施した対策
具体的にどうAIを使ったか（例：ChatGPTで下書きを作成）
得られた結果
After の数値（例：10分に短縮、月5時間削減）
このフォーマットで共有すると、「自分の業務でも同じようにできるかも」と他のメンバーが思えるようになります。特に「かかっていた時間」と「結果」の数値があると、説得力が格段に上がります。
経営層は定例会議に参加すべきか
経営層は定例会議に参加した方がいい。トップのコミットメントが現場のモチベーションと意思決定スピードを上げる。
結論から言うと、経営層は定例会議に参加した方がいいです。その理由は2つあります。
理由①：トップダウンの意思決定が速くなる
AI活用を進める中で、「予算が必要」「ルールを変更したい」「他部署を巻き込みたい」といった場面が必ず出てきます。経営層が会議に参加していれば、その場で意思決定ができます。
現場で決めて、後から経営層に報告して、承認を待って……というプロセスは、スピード感を殺します。
理由②：現場のモチベーションが上がる
経営層が定例会議に参加することで、「会社としてAI活用を本気で進めている」というメッセージが現場に伝わります。トップの関心が高い取り組みは、現場も真剣に取り組みます。
逆に、経営層が無関心な取り組みは、現場も「やらされ感」が出てしまいます。
「AI導入は、現場任せでは絶対にうまくいきません。経営層が『本気だ』と示すことで、初めて組織が動き出します」
— 生成AI顧問の視点
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よくある質問
まとめ
AI導入を成功させるには、定例会議でPDCAを回す仕組みが不可欠です。まずは月1回の定例会議を設け、5つのアジェンダを確認することから始めてください。AI定着の全体像についてはAI定着ガイドもあわせてご覧ください。
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この記事のまとめ
- 定例会議はPDCAを回す唯一の場であり、AI定着に不可欠
- 5つのアジェンダ：前回振り返り・利用状況・成功事例・課題分析・次月計画
- 形骸化の特徴：報告だけ・同じ人だけ・会議のための会議
- 成功事例は「業務→課題→時間→対策→結果」の流れで共有
- 経営層の参加がAI定着のスピードを加速させる
執筆者
吉元大輝（よしもとひろき）
株式会社BoostX 代表取締役社長
中小企業の生成AI導入を支援する「生成AI伴走顧問」サービスを提供。業務可視化から定着支援まで、一気通貫で企業のAI活用を推進している。
※本記事の情報は2026年1月時点のものです。
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