司法書士の補助者が退職するとき、登記書類の6工程と司法書士会への届出

抹消書類が決済の前日にしか届かない金融機関のような依頼者ごとの例外は、辞める補助者に聞かなければ手順書に載りません。

登記書類の6つの工程で、代われるのは下書きまで

後任の補助者とAIが代われるのは取り寄せから下書きまでで、分ける基準は、辞める補助者が一人で決めていた所かどうかです。工程は、書類の取り寄せ・証明書の読み取り・申請書の入力・添付書面の組み立て・照合・決済と申請の6つです。

図の要点：2列の比較。残る補助者とAIへ回すのは、取り寄せ一覧と証明書の読み取り表の下書き、申請情報の案と添付書類一覧の下書き、食い違いの一覧と決済当日の書類の準備。司法書士の手元へ戻すのは、取り寄せる範囲と添付書面の過不足、登記の目的・原因・登録免許税、全欄の原本照合と決済の確認と申請。

「司法書士の手元へ戻す判断」の列を後任へ渡し直すかどうかは、退職日の前ではなく、退職の後に照合の食い違いが止まってから考えます。この列は長く一人で書類を作ってきた補助者が事実上決めていた所で、同じ幅を後任にすぐ渡すと、次に誰かが辞めたときも同じ空白が出ます。

残る補助者が登記書類を1件も通して作ったことがなければ、申請情報の入力も司法書士が持ち、補助者は取り寄せと読み取りから始めます。後任を採らない事務所なら、読み取り表と添付書類一覧の下書きをAIに任せ、入力と照合は司法書士の手元に置く形です。

どの項目を読み取り表に写し、何を原本で確かめるかは、登記書類で写す5項目と補正を減らす照合に行ごとに分けてあります。

補助者の退職では、司法書士会へ届出を出す

司法書士法施行規則第25条第2項は、補助者を置いたときと同じく、置かなくなったときも遅滞なく所属の司法書士会へ届け出るよう定めています。届出を受けた司法書士会は、会の事務所の所在地を管轄する法務局または地方法務局の長へ通知します（同条第3項）。補助者の退職は本人だけの話で終わらず、所長の名で届け出る必要が生じます。

届出の書式は会ごとに違います。補助者証の返却のような手続きも含め、所属会の会則と案内が正です。退職日が決まった時点で、事務局長が所属会の案内から書式を探し、所長の名で出す日を予定に入れます。

同じ施行規則の第24条は、司法書士が他人に業務を取り扱わせることを禁じています。補助者は第25条第1項のとおり「業務の補助」のために置く人です。添付書面で足りるか、登記原因をどう書くかまで補助者が決めていたなら、「業務の補助」に収まっていたかを所長が見直します。

引き継ぎを機に判断を司法書士へ戻すのは、この条文の線に事務所の工程を合わせるためです。

手順書は、辞める補助者が手を動かせるうちに起こす

引き継ぎは、辞める補助者が手を動かせるうちに、手順を紙に移すところから始めます。退職日までに1か月ほどある場合、時点ごとの作業は次の順です。

退職日まで1か月を切っているなら、全種類をそろえようとせず、決済日が動かせない売買から作ります。相続や役員変更の依頼が年に数件の事務所では、過去の案件フォルダの場所と、使ったひな型の名前を残すだけでも次の人は動けます。

試しの1件で照合に食い違いが出たら、その案件は司法書士が照合し直します。先に直すのは、止まった所を書いた手順書の行です。

売買・相続・役員変更で、手順書の中身は何が違うか？

違いが出るのは、最初にそろえる書類と日程を決める相手です。そのため手順書は、人ごとの業務メモではなく登記の種類ごとに作ります。人ごとにまとめると、次に誰かが辞めたとき同じ空白が出るからです。売買による所有権移転の登記なら、集める順番は次のように書き出せます。

辞める補助者から聞き取るのは、集める書類と取り寄せ先、その順番にしている理由、依頼者ごとの例外、過去に補正になった所です。「この金融機関は抹消書類が決済の前日に届く」のような例外は、本人に聞かないと出てきません。

日程を決める相手が違うので、前倒しできる幅も種類ごとに変わります。売買は決済日から逆算し、相続は協議の成立を待ち、役員変更は総会の日が決まった時点で書類の準備に入れる形です。登記以外の書類の型の作り方は、文書作成の記事一覧にまとめてあります。

決済が月末に重なる事務所は、工程別の時間を測る

月末の決済週に補助者が毎晩残っている事務所なら、引き継ぎと一緒に工程別の時間を2週間測ります。決済日は買主・売主・金融機関の都合で決まり、事務所の側では動かせません。前もって作れる読み取りと、決済日に縛られる申請の区別は、一人で全工程を持っていた補助者の段取りの中にしかありません。

記録は、工数記録（タイムシート）かExcelに、1案件1工程を1行で付けます。列は案件番号・登記の種類・工程名・開始と終了の時刻・その案件の決済日です。期間は決済が重なる週を含む2週間で、補助者と司法書士の両方が付けます。

2週間分がそろったら、事務局長が工程別に集計し、決済前にできるのに決済週へずれ込んだ件数を多い順に所長へ示します。所長がその工程を「決済日の1週間前までに終える」と決めれば、手順書の該当する行に書き足せます。

決済と申請の工程だけは減らす対象にせず、決済日ごとに当日の担当を先に割り当てておきます。決済が月の中で散らばり、決済週の残業が出ていない事務所では、測る手間の方が大きくなるので、引き継ぎの手順書だけで足ります。

引き継ぎメモをAIに渡す前に、依頼者の情報を消す

手順書の下書きにAIを使うなら、渡すのは依頼者の氏名・住所・地番を消したメモと、ひな型と、手順を書いた文章です。司法書士法第24条は、司法書士が業務上知り得た秘密を正当な事由なく漏らすことを禁じています。何を入力してよいかは、下書きを始める前に所長が入力可否表で決めます。

登記識別情報の写し、印鑑証明書、戸籍、本人確認書類の写し、氏名の入った登記原因証明情報は、引き継ぎの下書きには要りません。どれも所外のAIサービスに入れずに進められる書類です。

辞める補助者のメモが、依頼者の名前や地番と手順を1枚に混ぜた書き方なら話は別です。消す手間が書き起こす手間と変わらないなら、AIには向きません。退職日までの面談で売買の1件を説明してもらい、事務局長がその場で手順書に書き取ります。

退職日の後も、照合は司法書士が持ち続けるか？

持ち続けます。照合は申請内容を確定する工程で、補助者の慣れとは別に司法書士の手元に置くものです。照合まで補助者へ渡すと、辞めた補助者のときと同じく、一人の手元で申請内容が決まる形に戻ります。

残る補助者へ広げてよいのは、照合の手前の作業です。照合で見つかる食い違いを事務局長が登記の種類ごとに月の件数で数えると、手順書のどの行がまだ足りないかが見えます。食い違いが出た種類は手順書のその行へ戻して直し、申請情報の案の入力を補助者へ任せるかは、食い違いが止まった種類から所長が決めます。

売買・相続・役員変更の3冊と過去の案件フォルダの場所を共有フォルダの決まった場所にまとめておくと、次に誰が辞めても同じ順番で引き継げます。