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士業の情報収集

補助者と有資格者が顧客から事情の聞き取りと証憑・資料の提出を受け、不足を確認し、追加依頼を行う業務です。主な読者は、補助者、有資格者として情報収集を受け持つ方です。ここでは5つの工程のうちAIに任せる所と、「一覧の確定」のように人が決める所を分け、最初に試す工程を決められます。

記事3本　工程5つ

情報収集の記事

この業務の全体像

補助者と有資格者が顧客から事情の聞き取りと証憑・資料の提出を受け、不足を確認し、追加依頼を行う業務です。成果物はヒアリング記録、資料一覧、不足リスト、追加依頼文です。

  1. 必要資料の一覧を作る
  2. ヒアリングを行う
  3. 資料を受け取り整理する
  4. 不足を確認する
  5. 追加依頼と受領の確認

AIAIに任せられる工程

  • 必要資料一覧と依頼文の下書き
  • ヒアリング記録の作成と分類
  • 受領資料の判別と不足抽出
  • 追加依頼文の生成

人人が判断を残す工程

  • 一覧の確定と案件固有の項目
  • 記録内容の確定
  • 不備の判断

情報収集のタスク一覧

この業務を、担当が変わる単位まで分けたものです。行ごとに、AIに任せられる工程と、人が残す判断を並べています。

業務 担当 AIに任せられる工程 人が残す判断
案件に応じた必要資料の一覧を作る 補助者 手続き種類と相談内容に応じた資料一覧の下書き／顧客向けの依頼文の生成 一覧の確定／案件固有の追加項目
ヒアリング記録を作る 有資格者・補助者 音声からの記録の下書き／事実・主張・未確認事項の分類 記録内容の確定／追加で確認する事項
受領資料を整理し不足を確認する 補助者 受領資料の種類の判別と一覧への対応付け／不足と不備の抽出と追加依頼文の下書き 不備の判断／依頼のタイミング
  • 案件に応じた必要資料の一覧を作る AIに任せられる工程　手続き種類と相談内容に応じた資料一覧の下書き 人が残す判断　一覧の確定
  • ヒアリング記録を作る AIに任せられる工程　音声からの記録の下書き 人が残す判断　記録内容の確定
  • 受領資料を整理し不足を確認する AIに任せられる工程　受領資料の種類の判別と一覧への対応付け 人が残す判断　不備の判断

情報収集の注意点と使うシステム

詰まりやすい点

  • 一覧の漏れ
  • 秘密情報の送信先
  • 資料の判別誤り

使うシステム

  • 資料一覧のひな型
  • 共有フォルダ・顧客向けの受け渡し手段
  • メール
  • 案件管理システム

ここに挙げたものに今のデータが入っている前提で、AI化の順番を考えます。

社内の手順で進めやすい所と、データの整理から要る所

同じ業務でも、社内の道具と手順だけで動かせるところと、データの持ち方から決め直す必要があるところが分かれます。上のタスク一覧を、その2つに振り分けたものです。

社内の手順の見直しで進めやすい

  • 案件に応じた必要資料の一覧を作る
  • ヒアリング記録を作る

データの整理や設計から要る

  • 受領資料を整理し不足を確認する

よくある質問

ヒアリングの録音は顧客の同意が要りますか。
要ります。同意を得る運用と録音データの保存先・送信先の設定を先に決め、同意が無い場合はメモからの整理で始めます。
資料の判別を誤って不足を見落としませんか。
受領資料と必要資料一覧の対応付けは補助者が確認し、不備の判断は人が行います。不足の発見までの日数を指標に確かめます。
顧客ポータルを導入すべきですか。
依頼文と照合の自動化で足りる場合と、受け渡し手段そのものを変えた方がよい場合があります。追加依頼の回数と受け渡しの負担を見て決めます。

記事のほかに置いている面

士業事務所のAI活用診断

守秘義務のある事務所で、最初にAIへ任せる1工程を決める。

1問目事務所の中で、生成AIはどう扱われていますか。

全6問・約1分・登録不要・結果はこの場で表示

結果の例

いまの段階Lv.3 チーム活用期

最初にAIに任せる1工程扱う情報の分類と、AIに入れてよい範囲の線引き

2週間で試すこと

  1. 事務所の業務を書き出し、それぞれで扱う情報の種類をAIに一覧にさせる
  2. 所長が一覧を見て、入れてよい・伏せれば入れてよい・入れない、に分ける
  3. 線引きの表を所員に配り、1週間で出た質問を集めて表を直す

人が確かめて決める所も、結果に出ます。

実務に使える資料（PDF）

資料（PDF・無料配布）

士業でAIに任せられる仕事 任せられない仕事 40選 2026

  • 40業務の仕分け表｜受任から請求までの事務所の40業務を3つの区分に分けた表です。自所で行っているか、担当、確かめる人を書き込めます。
  • 書類別の入力早見表｜相談記録・証明書・賃金台帳などの書類ごとに、AIに入れてよいかを示した表です。自所で扱う書類を書き足す記入表も付いています。
  • 最初の1業務を選ぶ記入表｜候補の業務を5つの基準で比べ、事務所で最初にAIを使う業務を決めるための記入表です。

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