生成AIの社内展開で最初にやるべき3つの準備作業｜失敗しない進め方
「ChatGPTを導入したけど、結局使われていない」「生成AIを社内に広げたいが、何から手をつければいいかわからない」——こうした声を、生成AI顧問として数多くの中小企業から聞いてきました。
生成AIの社内展開がうまくいかない会社には、共通点があります。それは「なんとなく始めている」ことです。目的が曖昧なまま、体制も説明も不十分なまま、ツールだけ導入してしまう。その結果、現場は混乱し、1〜2ヶ月後には誰も使わなくなる。
本記事では、生成AIを社内に展開する前に必ずやるべき3つの準備作業を解説します。対象業務の選定、推進体制の構築、社内説明の設計。この3つを固めてから展開を始めれば、失敗のリスクは大幅に下がります。
生成AIの社内展開準備とは
生成AIの社内展開準備とは、ツール導入前に「何のために」「誰が」「どう伝えるか」を決める作業。この準備なしに始めると、現場は動かない。
生成AIの社内展開準備とは、ChatGPTやGeminiなどの生成AIツールを組織全体で活用するために、導入前に行う計画・体制・説明の整備作業を指します。
具体的には、以下の3つの準備が必要です。
| 準備項目 | 内容 | 準備しないとどうなるか |
|---|---|---|
| 対象業務の選定 | どの業務にAIを適用するか決める | 効果が出にくい業務に適用し、成果が見えない |
| 推進体制の構築 | 誰が責任を持って推進するか決める | 担当不在で、誰も動かない |
| 社内説明の設計 | 目的・ルール・期待値をどう伝えるか決める | 現場の理解が得られず、抵抗勢力が生まれる |
この3つの準備は、生成AIの社内展開における「設計図」のようなものです。設計図なしに家を建てないように、準備なしにAI展開を始めるべきではありません。
生成AI顧問がどのような支援を行うのか、詳しくは生成AI顧問サービスとはをご覧ください。
「なんとなく始める」会社が失敗する理由
「なんとなく始める」とは、目的・体制・説明が曖昧なまま導入すること。この状態で始めた会社の8割は、3ヶ月以内に利用が止まる。
「とりあえずChatGPTのアカウントを配った」「使いたい人は使っていいと言った」——こうした「なんとなく始める」パターンは、中小企業で最も多い失敗パターンです。
失敗パターン①：目的が不明確
「AIで何を実現したいのか」が曖昧だと、現場は何をすればいいかわかりません。「業務効率化」という漠然とした目的では、具体的な行動に落とし込めない。結果として、誰も動かない状態が続きます。
失敗パターン②：推進者が不在
「みんなで使おう」は「誰も責任を持たない」と同義です。AI活用を推進する担当者がいないと、困ったときに聞ける人がいない、成功事例が共有されない、改善のPDCAが回らない。自然消滅のパターンです。
失敗パターン③：社内への説明不足
経営層からの明確なメッセージがないまま始めると、現場は「本気度」を疑います。「どうせすぐやめるだろう」「余計な仕事が増えるだけ」という空気が蔓延し、積極的に使おうとする人が浮いてしまう。
「”ヌルっと始まる”会社ほど、”ヌルっと終わる”。社長が『やる』と言わない限り、現場は本気にならない。準備段階で社長を巻き込めるかどうかが、成否の分かれ目です」
— 生成AI顧問の視点
準備①：対象業務の選定
対象業務の選定とは、生成AIを適用する業務を絞り込む作業。最初は「効果が見えやすい業務」から始めるのが鉄則。
すべての業務に一斉にAIを導入しようとすると、失敗します。まずは「小さく始めて、成功体験を作る」ことが重要です。
対象業務を選ぶ3つの基準
以下の3つの条件を満たす業務から始めることをお勧めします。
| 基準 | 理由 | 具体例 |
|---|---|---|
| 繰り返し発生する | 頻度が高いほど効果が積み上がる | 議事録作成、メール返信、日報作成 |
| テキストベース | 生成AIは文章処理が得意 | 報告書作成、マニュアル整備、FAQ作成 |
| ミスしても致命的でない | 試行錯誤しながら精度を上げられる | 社内向け資料、アイデア出し、下書き作成 |
展開パターンを決める
対象業務が決まったら、どの範囲に展開するかを決めます。展開パターンには、トップダウン型、ボトムアップ型、ハイブリッド型の3つがあります。自社の状況に合ったパターンを選ぶことが重要です。
展開パターンの選び方について詳しくは部署展開3パターンと失敗しない進め方をご覧ください。
また、対象業務の選定から始める推進担当者の具体的なタスクについてはAI推進担当者が最初にやるべき5つのことで解説しています。
準備②：推進体制の構築
推進体制の構築とは、AI活用を推進する責任者と役割を明確にすること。社長・推進担当者・現場の3層構造が基本。
生成AIの社内展開を成功させるには、「誰が責任を持つのか」を明確にする必要があります。推進体制は、以下の3層で構成します。
3層構造の推進体制
| 層 | 担当者 | 主な役割 |
|---|---|---|
| 経営層 | 社長・役員 | 方針の明示、予算の確保、率先利用 |
| 推進層 | AI推進担当者 | 計画立案、現場支援、効果測定、改善 |
| 現場層 | 各部署の担当者 | 実際の活用、フィードバック、成功事例の共有 |
社長の関与が不可欠な理由
生成AIの社内展開において、社長の関与は「あれば良い」ではなく「必須」です。社長が方針を示さないと現場は本気にならない。予算を確保しないと継続できない。自ら率先して使わないと「やらされ感」が蔓延する。
社長が果たすべき3つの役割については生成AIを社内に広める社長の3つの役割で詳しく解説しています。
AI推進担当者の選び方
AI推進担当者は、ITスキルよりも「現場を巻き込む力」を重視して選びましょう。技術に詳しいが現場から浮いている人よりも、技術は普通でも現場の信頼が厚い人の方が成功率は高い。
推進担当者が最初に取り組むべきタスクについてはAI推進担当者が最初にやるべき5つのことを参考にしてください。
「AI推進担当者に”兼務”は禁物。他の業務と兼務だと、忙しい時期にAI推進は後回しになる。専任か、最低でも業務時間の50%以上を確保できる体制が必要です」
— 生成AI顧問の視点
株式会社BoostXが多くの企業様から支持される理由については、選ばれる理由をご覧ください。
準備③：社内説明の設計
社内説明の設計とは、目的・ルール・期待値を社員にどう伝えるかを決めること。キックオフミーティングが最初の勝負。
対象業務と推進体制が決まったら、最後の準備は「社内への説明設計」です。どれだけ良い計画を立てても、社員に正しく伝わらなければ意味がありません。
社内説明で伝えるべき3つのこと
社内説明では、以下の3つを必ず伝えてください。
| 伝えること | 内容 | 伝え方のポイント |
|---|---|---|
| なぜやるのか | AI導入の目的と背景 | 社長自ら語る。数字で示す |
| 何をするのか | 対象業務と期限付きの目標 | 具体的な業務名を挙げる |
| どう使うのか | ルール・禁止事項・相談先 | マニュアル化して配布する |
社内で伝えるべきポイントについては社内で伝えるべき3つのポイントで詳しく解説しています。
キックオフミーティングの設計
社内説明の場として、キックオフミーティングを開催することを強くお勧めします。メールやチャットでの周知だけでは、重要度が伝わりません。社長が直接話す場を設けることで、本気度を示すことができます。
キックオフミーティングの具体的な進め方は社内キックオフで成功する3つの要素を参考にしてください。
運用ルールとセキュリティの説明
生成AIには、情報漏洩や著作権侵害などのリスクがあります。「何を入力してはいけないか」「どんな用途に使ってはいけないか」を明確にしたルールを策定し、社内に周知することが必要です。
運用ルールの作り方についてはAI運用ルールの作り方、セキュリティルールの浸透方法についてはセキュリティルールの浸透方法をご覧ください。
ポイント
運用ルールは「禁止事項」だけでなく「推奨事項」も明記しましょう。禁止ばかりだと萎縮して使わなくなります。「こういう使い方は推奨」という方向性を示すことで、積極的な活用を促せます。
準備完了後の次のステップ
3つの準備が完了したら、小規模なPOC（実証実験）から始める。いきなり全社展開せず、効果を確認しながら段階的に広げる。
対象業務の選定、推進体制の構築、社内説明の設計。この3つの準備が完了したら、いよいよ実行フェーズに入ります。
ステップ1：POC（実証実験）の実施
まずは小規模なチームや部署で試験的にAI活用を始めます。POCでは、利用率・時間削減・品質・満足度・課題の5つを確認してください。
POCで確認すべき項目についてはPOCで確認すべき5つのチェック項目で詳しく解説しています。
ステップ2：成功事例の共有
POCで成功事例が生まれたら、社内で積極的に共有します。「あの人ができたなら自分もできる」という空気を作ることで、全社展開への土台ができます。
成功事例の共有方法については成功事例を社内で共有する3つの方法を参考にしてください。
ステップ3：利用率向上の仕組み化
全社展開後は、利用率を維持・向上させるための仕組みを作ります。相談窓口の設置、定例会議でのフォローアップ、3ヶ月ごとの振り返りなどが効果的です。
利用率を上げる具体的な方法は利用率を上げる3つの仕掛けをご覧ください。また、定例会議の進め方についてはAI活用の定例会議アジェンダを参考にしてください。
よくある質問
まとめ
生成AIの社内展開を成功させるために、まずは無料相談の流れをご確認ください。
この記事のまとめ
- 生成AIの社内展開準備とは、「何のために」「誰が」「どう伝えるか」を決める作業
- 「なんとなく始める」会社の8割は3ヶ月以内に利用が止まる
- 準備①：対象業務の選定——効果が見えやすい業務から小さく始める
- 準備②：推進体制の構築——社長・推進担当者・現場の3層構造が基本
- 準備③：社内説明の設計——キックオフで社長自ら目的と本気度を伝える
- 準備完了後はPOCから始め、成功事例を共有しながら段階的に展開する
生成AIの導入を検討しているが、何から始めればいいかわからない。準備の仕方を相談したい。そのような場合は、生成AIコンサルティングをご検討ください。
「準備に時間をかけることを”遠回り”と感じる経営者は多い。でも、準備なしに始めて失敗し、やり直すコストの方がはるかに高くつく。急がば回れ、です」
— 生成AI顧問の視点
執筆者
吉元大輝（よしもとひろき）
株式会社BoostX 代表取締役社長
中小企業の生成AI導入を支援する「生成AI伴走顧問」サービスを提供。業務可視化から定着支援まで、一気通貫で企業のAI活用を推進している。
※本記事の情報は2026年2月時点のものです。
貴社の業務に、
AIという確かな選択肢を。
「何から始めればいいか分からない」という段階でも構いません。現状の課題を伺い、最適な導入計画をプロと一緒に整理します。
