「報告書づくりに毎週末を取られている」「手書きの集計に時間がかかり、転記ミスも怖い」——イベント業や業務委託業で、こうした悩みを抱えていませんか。
イベント業・業務委託業を営む株式会社Kraan様は、日報やクライアント向け報告書の作成に追われ、1件あたり1時間、しかもその多くが土日に発生していました。生成AI「Gemini」を活用した報告書作成フローを取り入れ、作業時間を1件60分から15分へ短縮した事例です。導入前の課題から相談時の不安、定着までをご紹介します。
| 項目 | 導入前 | 導入後 | 改善率 |
|---|---|---|---|
| 報告書1件の作業時間 | 60分 | 15分 | 75%削減 |
| 集計方法 | 手書き | Gemini活用 | デジタル化 |
| 土日の業務負担 | 大きい | 軽減 | 改善 |
導入前の課題：毎週末を奪う報告書業務
Kraan様では、日々の業務の中で、日報やクライアントに提出する報告書の作成に多くの時間を費やしていました。各種データを手書きで集計していたため転記ミスが起きやすく、集計そのものにも時間がかかり、報告書1件を仕上げるのに1時間もかかっていました。
特に深刻だったのは、報告物業務が毎回土日に発生していたことです。平日はイベント対応や現場業務に追われ、報告書作成はどうしても週末に持ち越し。せっかくの休日が報告書づくりで潰れてしまう状態が続いていました。
- 報告書1件に60分かかる
- 手書きで情報を集計し、転記ミスが起きやすい
- 毎回土日に報告物業務が発生
- 報告書1件が15分で完了
- Geminiで整理・下書きを作成
- 土日の負担が軽減
相談時の不安：「本当に解決できるのか」
ご相談いただいた際、担当者様が抱えていた不安は「本当に解決できるのか」というものでした。これまでAIを業務に使った経験がない場合、「自社の業務に本当に使えるのか」「導入しても結局使いこなせないのではないか」という心配が出てくるのは自然なことです。
こうした不安に応えるため、長期契約を前提とせず、まず小さく始めて効果を実感していただくアプローチを取りました。
BoostXの支援内容：Geminiを活用した報告書作成フロー
今回の支援では、文章の生成・整理が得意な生成AI「Gemini」を採用しました。報告書の下書き作成に適しており、手書きで行っていた集計・整理・文章化をAIがサポートします。短期集中型の構築支援として、1ヶ月間で2回のセッションを実施しました。
現状の報告書業務をヒアリング
どんな報告書を作っているか、どこに時間がかかっているかを詳しくお聞きしました。
Geminiを活用した効率化フローを設計
報告書の整理と下書き作成をAIで効率化する仕組みを、一緒に作りました。
実践・定着サポート
実際の業務で使いながら、運用が定着するまでサポートしました。
「報告書作成の効率化」という明確な課題があり、解決策も具体的だったため、人間は最終確認と調整に集中できる形で短期間に成果へつなげられました。
導入後の変化：60分 → 15分
Geminiを活用した結果、報告書1件あたりの作業時間が60分から15分に短縮されました。削減率は75%です。手書き集計から脱却し、土日に集中していた報告物業務の負担も軽くなりました。
毎回土日の報告物業務が大変だったので、これが効率化できて本当に良かったです。依頼して良かったと思います。
— 株式会社Kraan 担当者様
なぜ短期間で定着したのか
今回は継続的な顧問契約ではなく、1ヶ月間で2回という短期集中型の構築支援でした。それでも短期間で定着した理由は、課題が「報告書作成の効率化」と明確で、解決策も具体的だったことにあります。
「まずは試してみたい」「本当に効果があるか確かめたい」という段階の企業でも、ピンポイントで課題を解決できる形を取ったことで、不安を抱えていた担当者様が効果を実感しながら運用に乗せられました。報告書作成や日報、データ集計など、毎週繰り返している定型業務に時間を取られているなら、まずは現状の課題を整理するところから一緒に始めてみませんか。
