【事例】団体運営のDXで請求書業務を99%削減｜5時間→30秒の自動化

「会員への請求書を1通ずつ手作業で送っている」「毎年の年会費請求だけで丸1日かかる」——任意団体や協会の運営で、こうした悩みを抱えていませんか。

本記事では、福岡県の不動産業界の任意団体「九州21俱楽部」様が、年会費の請求書業務を自動化し、5〜6時間かかっていた作業をわずか30秒に短縮した事例をご紹介します。Google WorkspaceとAIを活用した具体的な方法と、現場で定着させるための工夫を解説します。

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団体運営におけるDXとは

団体運営におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、これまで手作業で行っていた会員管理や会計業務をデジタル技術で効率化し、運営の負担を大幅に軽減する取り組みです。

経営者団体、業界協会、同窓会、地域の自治組織など、多くの任意団体では限られた人員で運営を回しています。特に会計業務は、会員への請求書発行、入金確認、督促など、定型的でありながら手間のかかる作業が多く、担当者の大きな負担となっています。

今回ご紹介する九州21俱楽部様は、福岡・九州エリアで活動する不動産業界の任意団体です。会員数は80〜100名規模で、年1回の年会費請求業務に課題を抱えていました。

導入前の課題：手作業の限界

九州21俱楽部様では、年1回の年会費請求において、全ての作業を手作業で行っていました。会員1人ひとりに請求書を作成し、メールで送付する。この作業を80〜100名分繰り返すと、5〜6時間かかっていたのです。

なぜ今まで自動化できなかったのか

自動化に踏み出せなかった理由は、大きく2つありました。

1つ目は、プログラミングの知識がなかったこと。「自動化」と聞くと専門的なスキルが必要だと思い込んでいたのです。

2つ目は、そもそも自動化できること自体を知らなかったこと。毎年同じ作業を繰り返す中で、「これが当たり前」という固定観念がありました。

相談時の不安

ご相談いただいた際、担当者様が抱えていた疑問は「実際にどのような業務ができるのか」「本当にできるのか」という点でした。AIやプログラミングに馴染みがない中で、自分たちの業務が本当に自動化できるのか、半信半疑だったのです。

解決策：AI×GASで請求書業務を完全自動化

今回の自動化では、九州21俱楽部様がすでに契約していたGoogle Workspaceを活用しました。新たなシステム導入費用をかけることなく、既存環境の中で自動化を実現しています。

自動化の全体像

AIでGASコードを生成

Google Apps Script（GAS）は、Googleのサービスを自動化できる無料のプログラミング環境です。従来はプログラミング知識が必要でしたが、今はAIがコードを書いてくれます。

今回は、「スプレッドシートの会員データを読み込み、請求書を作成してメールで送信する」という要件をAIに伝え、GASコードを生成しました。プログラミング経験がなくても、やりたいことを明確に伝えれば自動化の仕組みを構築できるのです。

生成AIを活用した業務改善について詳しく知りたい方は、生成AI顧問サービスとはをご覧ください。また、スポットでの自動化構築については生成AIコンサルティングで対応しています。

導入の工夫：現場で使える仕組みづくり

自動化システムを構築する際、最も重要なのは「現場で安心して使える」ことです。今回は、以下の2つの工夫を実装しました。

テストボタンの実装

いきなり全会員に送信するのは不安があります。そこで、まずテストボタンで内容を確認し、問題なければ本送信に進める2段階の仕組みを構築しました。

二重送信防止機能

請求書を2回送ってしまうと、会員に混乱を与えてしまいます。そこで、一度送信した会員には再送信されないよう、二重送信防止機能をコードに組み込みました。

成果：5〜6時間→30秒、99%以上の時間削減

自動化システムの導入後、請求書業務は劇的に変わりました。

担当者の声

自動化システムを初めて動かした際、担当者様はびっくりされていました。5〜6時間かかっていた作業が、目の前でわずか30秒で完了したのです。

「任意団体の会計業務の効率化をご相談し、年1回の年会費請求において、請求書をボタン一つで一括送付できる仕組みを構築していただきました。これまで多くの時間を費やしていた手作業が一気に解消され、業務の正確性とスピードが飛躍的に向上しました。心から感謝しております。」

— 九州21俱楽部 担当者様

生成AIを活用した業務改善の詳細は、顧問サービスをご覧ください。

なぜ定着したのか：スポットコンサルでも成果が出る理由

今回の支援は、スポットコンサルティングの形態で行いました。継続的な顧問契約ではなく、自動化システムの構築に特化した短期集中型の支援です。

納品形態のポイント

スポットコンサルでも成果が出る最大の理由は、「すぐに使える状態で納品する」ことにあります。

担当者様がやることは、やり方のレクチャーを受けた後、ボタンを押すだけ。テストで内容を確認し、本送信ボタンを押せば全会員への請求書送付が完了します。

当社が多くの企業に選ばれている理由は、選ばれる理由をご覧ください。

よくある質問

まとめ：次はあなたの番です

「うちの団体でも請求書業務を自動化したい」「まずは何から相談すればいいかわからない」という方は、無料相談の流れをご確認のうえ、お気軽にお問い合わせください。

任意団体の運営において、会計業務の効率化は避けて通れない課題です。限られた人員で運営を回す中、毎年繰り返される定型業務に時間を取られていては、本来注力すべき活動に支障をきたします。

今回の事例が示すように、既存のツールとAIを組み合わせることで、高額なシステム投資をせずとも大幅な業務効率化は実現できます。まずは現状の課題を整理することから始めてみてはいかがでしょうか。

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※本記事の情報は2026年2月時点のものです。