リフォームの問い合わせ返信テンプレート｜金額を書かない工事種別の型

営業が現地調査に出ている日中にフォームから問い合わせが入ると、返信は事務所に戻る夕方以降に回ります。その間に施主が、先に返事の来た別の会社と現地調査の日を決めてしまうことがあります。

候補日と宛名はAIに作らせず、空欄で返させる

AIに渡すのは型と、氏名などを消した本文と、条件の1行の3つで、候補日と宛名は空欄のまま返させます。条件の1行は全種別で使い回せ、種別ごとに作り替えるのは型だけです。

図の要点：一次返信の下書きの入力から送信までの流れ。入力は工事種別の型、氏名・住所・電話番号を消した問い合わせ本文、候補日と宛名を空欄にし金額と工期を書かない条件の3つ。AIは空欄つきの返信文と、本文から読んだ工事種別と時期を返す。担当の営業が予定表を見て候補日3つと宛名を埋め、金額や工期に触れた文を消し、種別が違えば型を選び直す。送信は受信した日のうちに担当が行い、反響一覧に時刻を入れる。

現場の立ち会いが長引いて、担当が夕方の締めまで下書きを開けない日もあります。その日は営業責任者が代わりに候補日を埋めて送るので、誰が代わるかを週の初めに決めて予定表へ書き込みます。

候補日を空欄で返させるのは、営業の予定を知らないAIが日付を作るのを防ぐためです。担当は現場の合間にスマートフォンで下書きを開き、予定表と見比べて埋めます。

宛名を消して貼るのは、送るときに担当が入れれば足りるからです。住所も、現地調査の予約を取る段で反響一覧を見れば間に合います。

工事種別で変える、聞く項目と送ってもらう写真

返信テンプレートは、水回り・屋根外壁・内装といった工事種別ごとに1本ずつ作ります。聞く項目と写真が種別で違うため、1本の汎用文では現地調査の前に要る情報が集まりません。

屋根は施主が上って撮れないので、聞くのは築年数と前回の工事時期までにし、屋根に上るのは現地調査の日に回します。台所とトイレの品番は、機器の側面や扉の裏のシールに書かれていることがあり、写れば写真1枚で商品の見当がつきます。

浴室の型を文面にすると、次のようになります。〔 〕の中は担当が送る前に埋める欄です。

件名：浴室リフォームのお問い合わせありがとうございます（〔会社名〕）

〔お名前〕様　浴室の入れ替えについてお問い合わせいただき、ありがとうございます。担当の〔担当名〕です。
現地調査の前に、次の点を教えていただけると当日の確認が早く進みます。
・今の浴室の広さ（わかる範囲で）と、ご希望の時期
・浴室全体と入口まわりの写真を2〜3枚、給湯器の銘板が写る写真を1枚
現地調査は〔候補日1〕〔候補日2〕〔候補日3〕のいずれかでいかがでしょうか。
お見積りの金額と工事の日数は、現地で拝見したうえでお出しします。

〔会社名〕　代表番号〔電話番号〕（受付〔受付時間〕）

署名に担当の携帯番号ではなく会社の代表番号を入れるのは、担当が現場で出られない時間も電話が事務につながるからです。

候補日の出し方も種別で変わります。屋根と外壁は雨で延びるので現地調査の予備日を添え、内装は家具を動かせる日を先に聞くのが無難です。種別が読めない問い合わせには、候補日の代わりに電話してよい時間帯を2つ聞くほうが早く進みます。

最初の1本は、反響一覧の件数で選ぶ

型を作る順番は、自社の反響一覧で件数の多い種別からです。

2023年の住宅・土地統計調査では、2019年以降の持ち家の改修工事は、台所・トイレ・浴室・洗面所が持ち家全体の16.1%で最も高い割合でした。屋根・外壁等の12.4%、天井・壁・床などの内装の7.5%が続きます。件数を数えていない会社は、3列を残すひと月で件数も数え、それまでは水回りを1本目の候補にします。

一次返信に金額と工期を書いてよいか？

書かないのが原則です。一次返信で約束してよいのは現地調査の日程までで、金額・工期・補助金が使えるか・工事ができるかは現地調査の後に回します。下地の傷み、配管の位置、搬入経路といった見積の前提が、現地を見るまで決まらないからです。一次返信に書いた数字は、施主の手元で約束として残ります。

予算が書かれた問い合わせには、予算の範囲で組める案を現地調査の後に出すと受けます。現地で聞いた予算は、上限と希望を分けるヒアリングの要望整理表に発言のまま残します。補助金は公募要領が年度ごとに変わるので、対象になるかは工事の内容を確かめてから案内すると書くのが安全です。価格の目安を自社サイトに載せている会社でも、返信文には金額を写さずページを案内します。

書かない項目がはっきりすると、事務が先に送ってよい範囲も分かります。受付の一文と写真の依頼までなら、事務が昼までに送っても中身はぶれません。候補日を入れた2通目は、現地調査に行く営業が夕方に送る、という分け方もできます。

月に数件で当日中に返せている会社は、型だけ使う

問い合わせが月に数件で、営業がその日のうちに返せている会社には、AIの下書きは向きません。確認の手間が、下書きで浮く時間を上回るからです。その場合は工事種別の型の文面だけを作り、手で埋めて送ります。ポータルや紹介サイトの反響が営業個人のメールに届いている会社は、AIより先に受信箱を1つにまとめます。

送ってから誤りに気づいたときは、返信で直す

候補日がすでに埋まっていたら、同じメールの流れで取り違えを詫び、別の候補日を出し直すのが早道です。金額を書いてしまったときの訂正は、金額は現地調査の後にあらためて出すという一文で足ります。訂正したことは反響一覧のその行に一言残し、同じ誤りが2度出たら、AIへの条件に禁じる言い回しを1行足します。

担当が確認を飛ばした件か、条件が足りなかった件かは分けて残します。前者なら確認の順番を、後者なら型か条件を直すので、直す場所を間違えません。

名前を消した本文も、席の契約を読んでから貼る

氏名・住所・電話番号を消した本文でも、AIに貼る前に席の契約を読みます。受信の日時と文面を反響一覧の行と照らせば、会社の側では施主に戻せるので、個人データのままだからです。

まず読むのは、AIサービスの運営会社が入力の中身を取り扱わない旨を契約で定め、アクセスも適切に制限しているかです。その定めが無いときは、委託として契約を結び、会社が運営会社を監督できるかを確かめます。両方とも当てはまらなければ、施主に同意をもらってから貼ります。運営会社が国外なら、委託でも第28条の同意が要るかを確かめます。下書きを作るのは、営業が個人で契約したアプリではなく、会社が申し込んだ法人向けの席です。

規約で読む項目と席の選び方は、リフォーム会社のAIツールの選び方で比べられます。

当日中に返せたかを反響一覧の時刻で確かめる

確かめる数字は、送信が受信の翌日以降にずれた件数です。反響一覧の案件の行に受信・下書き完了・送信の3つの時刻があれば、止まっているのが下書きか担当の確認かが見えてきます。電話で受けた問い合わせを一覧に入れていない月の件数は、実際より少ない値です。反響一覧がExcelなら、時刻の列を3つ足せば数え始められます。

型を入れた後もずれた件が減らないときは、列の時刻で止まった所を見分けます。受信から下書きまでが空いていれば、足りないのは種別が読めない問い合わせの型です。下書きから送信までが空いていれば、担当が開けない日に代わる人を営業責任者が決め直します。

件数の少ない種別は、ずれる件も月に数件で、先に型を作っても効き目を比べにくいものです。1本目でずれた件が減ったのを見てから足しても間に合います。返信の後の追客や現地調査の予約までのつながりは、集客・反響の業務一覧とリフォーム会社の業務ごとのAI活用でたどれます。