リフォームのヒアリング記録をAIで要望整理表に、AIに任せない3欄

営業の手帳に「浴室交換・洗面台・収納増」と3行残っていても、施主がどれを先に望んだかまでは残りません。

予算を2欄に分け、採寸値は載せない

要望整理表は、施主が話した要望を1行に1つずつ欄に分けて残す表で、予算は上限と希望の2欄に分け、採寸値は載せません。

図の要点：浴室と脱衣所の現地調査を例にした要望整理表の1行。要望・部位・予算の上限・予算の希望・時期・こだわり・録音の位置の7欄はAIが文字起こしから発言のまま写し、優先度・確定状況・施主確認日の3欄は営業が玄関先で施主に読み上げて確かめてから入れる。

この1行を積算へ渡せるのは、下の3欄が埋まった後です。

予算を上限と希望の2つの欄に分けるのは、同じ欄に書くとプランナーが希望の額を上限と読むからです。そうなると、入るはずの浴室暖房乾燥機を外した案ができてしまいます。施主が額を言わなかったら、どちらの欄も空欄のまま残します。

採寸値は、この表にもAIの下書きにも入れません。「1,650」と「1,560」は音声だと聞き違えやすく、誤った数字が積算に流れると見積もずれます。採寸はこれまでどおり採寸メモに書き、現地で担当が記録画面を見ながら確定させます。

清書が帰社後に回ると、積算は数日待つ

調査記録が積算に届かない原因は、営業の書く速さより、清書を帰社後にまとめる段取りにあります。夕方に次の現地調査や打合せが入る日は、清書が翌日以降へずれます。

要望は手帳とスマートフォンのメモに断片で残り、誰の発言か、どれが「できれば」なのかを清書の時点では思い出せません。写真フォルダと採寸メモも別々に保存されるので、積算はどの写真がどの部屋かを照合できずに待ちます。施主が「検討中」と言った要望と決まった要望が同じ書き方になっていれば、プランナーは全部を案に入れてしまいます。

施主の前でタブレットの要望整理表に直接書き込み、写真と採寸メモも最初から案件のフォルダ1つに入れている会社はどうでしょう。清書の工程がそもそも無いので、AIの下書きは向かない段取りです。表に優先度と確定状況の欄を足すほうが先に効きます。

調査の準備から記録までの前後の仕事は、現地調査の業務一覧にまとまっています。プランと見積から先の工程まで通した並びは、住宅・リフォームの業務ハブの入口から追えます。

録音を回す前に、施主に伝える使い道

録音は、訪問の冒頭で使い道を施主に伝えてから回します。録音には施主の声と家族の事情が入り、施主を識別できるため、個人情報として扱います。個人情報保護法が求めるのは、利用目的をできる限り特定することと、取得したときに公表していなければ速やかに本人へ通知するか公表することです。

この求めに現地調査で応えるなら、冒頭の一言と調査チェックリストの欄の2つが手がかりです。聞き漏らしを防ぐために録音し、見積とプランづくりにだけ使うと伝え、了承を得たらチェックリストの録音の欄に丸を付けます。断られた日は録音をせず、手帳のメモから表を作ることになります。

文字起こしを貼る前に、伏せ字と席の契約を確かめる

文字起こしをAIに貼る前に、名前・番地・連絡先・勤め先を伏せ字にします。伏せても、録音の日時を案件の台帳と照らせば誰の家かに戻せるので、会社の側では個人データのままです。

そのため、貼る席は契約を読んでから選びます。見るのは、入れた中身をサービス側が取り扱わない旨が契約にあり、アクセスも適切に制限されているかと、取扱いを任せる委託の契約で会社が監督できるかの2点です。どちらにも当たらなければ、施主の同意を取ってから貼ります。

録音を預ける運営会社が国外にあるなら、委託の形でも第28条の本人の同意が要るかを確かめます。営業のスマートフォンに個人で入れたアプリには貼りません。

AIに付ける条件と、現地を出る前の聞き直し

AIには、伏せ字にした文字起こしと要望整理表の欄の並びを渡し、優先度・確定状況・施主確認日は空欄で返すよう条件を付けます。予算と時期は発言のまま写させて計算はさせず、推測で要望を足すことも禁じます。各行に録音の時刻と話した人を付けさせるのは、営業が聞き直す箇所をすぐ開けるようにするためです。

出てきた表は、営業が現地を出る前に確かめます。予算と時期は一部の行だけでなく全部の行を、録音の時刻を頼りに聞き直す前提です。録音ファイルを誰がいつまで持ち、いつ消すかは、経営者か事務責任者が取扱規程に書いておきます。使う席の規約で何を読むかは、AIツールの料金と契約の読み方を比べた解説が手がかりになります。

AIが付けた優先順位は使ってよいか？

使いません。優先度に数字を入れてよいのは、施主が自分の口で順位を言い、玄関先の読み上げでうなずいた要望だけです。

表の4つのどれに当たるかで、その行を積算へ渡すか止めるかが決まります。玄関先では、今日聞いた要望を浴室、洗面台、収納の順でよいかと読み上げます。順位が入れ替われば、その場で表を直し、施主確認日の欄は当日の日付です。

家族がそろっていない日は、夜に確認文をLINEかメールで送り、返事が来るまで確定状況を「仮」にしておきます。返事を待つ間に積算を先に動かせるのは、順位が変わっても数量が変わらない工事です。浴室と洗面台を両方やる前提で順番だけが違うなら、先に数量を出しても無駄になりません。収納を増やすかどうかで間取りが変わる場合は、確定まで積算も止めます。

受け渡し表は、積算とプランナーで載せる行を分ける

要望整理表と調査記録は1枚の受け渡し表にまとめても、積算とプランナーでは読む行が違います。積算には採寸メモの値・写真番号・既存の仕様・搬入経路や駐車の条件を、プランナーには優先度と予算の上限、動線とこだわりの行を載せます。各行の「確定」「仮」「検討中」の印が欠けた表は、受け取った側が営業に差し戻します。

水回りの現地調査を多く持つ営業1人の案件から試していくと、浴室と洗面台のように、順位が入れ替わっても数量の変わりにくい工事がそろいます。確認文の返事を待たずに積算を動かせる行が多く、調査の当日に送れたかどうかが案件ごとにはっきり出ます。

営業責任者が案件ごとに記録するのは、調査を終えてから受け渡し表が届くまでの時間と、プラン案を作り直した回数の2つです。積算から差し戻される行が増え、作り直しも前と変わらない案件が続くなら、表の欄を足さずに、玄関先で読み上げる範囲を要望とこだわりの行まで広げます。

床下の傷みを追加調査に回すかは、工務が現地で床下をのぞいて決めます。「冬でも寒くない」に断熱で応えるか浴室暖房で応えるかは、プランナーと営業が施主と話して決めます。どちらも要望整理表の欄をいくら埋めても答えが出ないので、受け渡し表を送った後の打合せで詰めます。