工務店の現調の日程調整を1往復に｜予定表の空き枠と次の一歩の分岐

先に結論

現地調査の日程調整を1往復で決めるには、候補日を手で書くのをやめ、予定表の空き枠を日程調整の仕組みに出させて施主に選んでもらいます。日付を出すのは予定表につないだ仕組みで、生成AIには作らせません。月に数件の問い合わせを受けた日のうちに返せている会社は、手で書く方式を変えなくてかまいません。

仕組みに任せられるのは、空きを並べて予約を予定表に入れるところまでです。訪問の前後に空ける時間・1日の件数・受付の締めは営業責任者が決め、入った予約の住所と前後の現場は担当の営業が毎朝確かめます。急ぎの修理には予約ページを使わず、事務が電話で訪問日を決めます。工事種別が読めない問い合わせは、事務が電話で内容を聞いてから決めます。

候補日を手で書く現調の日程調整は、返事待ちで古くなる

現地調査の日程調整がメールの往復になるのは、担当が予定表を見て書いた候補日が、施主の返事を待つ間に別の予定で埋まるからです。下の流れは、工事箇所と時期が分かる問い合わせに予約ページを案内し、メール1往復で日を決める場合の順番です。

図の要点：現地調査の予約を6つの時点で並べた流れ。受信した日に事務が反響一覧に行を作り、一次返信で担当の営業が予約ページのURLを送り、施主が選ぶ時点では日程調整の仕組みが予定表の空き枠を出す。確定すると仕組みが予定表に予約を入れて双方へ通知し、翌朝に担当の営業が住所と前後の現場を確かめ、前日に事務が訪問の時刻を施主に連絡する。

自社の今のやり取りをこの6つの時点に重ねると、候補日を書く作業をどこでなくせるかと、空きの元にする予定表が誰のものかを決められます。予約ページとは、施主が空いている日時を自分で選ぶ画面のことです。予定表（Googleカレンダーなど）につないだ日程調整の仕組みが、その画面を作ります。

たとえば金曜の夕方、週末の現地調査の枠が2つ空いたままの会社があるとします。外壁の問い合わせに、営業が予定表から候補日を3つ選んでメールで送りました。施主の返事は翌日の夜に届き、その間に1枠は別の現場の立ち会いで埋まっています。候補日を出し直すので、日が決まるのは受信の2日後です。

予約ページは施主が開いた時点の予定表を読むので、選ばれた枠はその場で予定表に入ります。予定表の空きを確認する設定にしておけば、埋まった枠は次の施主の画面に出ません。

日付を出しているのは、文章を作る生成AIではありません。生成AIは営業の予定を知らないので、返信の下書きに使う会社でも、候補日の欄は空欄で返させます。候補日の欄に、手で選んだ3つの日付の代わりに予約ページのURLを1行入れるのが、今回の変更点です。

現地調査の枠の条件は営業責任者が決める

仕組みに読めるのは予定表の空きまでで、どの空きを現地調査に使ってよいかは読めません。訪問の前後に空ける時間や1日に受ける件数といった枠の条件は、営業責任者が決めて設定します。

表の5行を自社の言葉で埋めると、予約ページに出す枠が決まります。1日に受ける件数は、担当が直近の1か月に回れた件数を予定表で数えてから入れます。会社間のオンラインの打合せと違い、現地調査は前後の現場との距離で回れる件数が変わるからです。

Googleカレンダーの予約スケジュールには、予約と予約の間に時間を足す設定と、1日に受け付ける件数の指定があります。一部の機能は有料の契約が要るので、自社の契約で使えるかを設定の画面で確かめます。受付の締めは初期設定で開始の4時間前なので、変えなければ当日の朝に午後の予約が入ることがあります。

日程調整の専用製品では、たとえばTimeRexが、前後の準備と移動時間を考慮して候補を出す機能を無料のプランから備えています。予約の受け付け件数の上限と、参加者を優先順位で自動的に決める機能は、ベーシック以上のプランです。ベーシックは年契約で1ユーザーあたり月額750円（税抜）です。

予約ページを出す前にそろえるのは、予定表への入力です。現場の立ち会いや職人との打合せが入っていない予定表は、仕組みには空きに見えます。予定を手帳で管理している営業がいる間は、その人の枠を予約ページに出しません。

確定した予約は、担当の営業が翌朝に予定表で開き、住所と前後の現場を地図で確かめます。移動が間に合わない並びになっていたら、担当が自分で施主に電話して取り直します。取り直した理由は反響一覧のその行に一言残し、同じ理由が続くときは営業責任者が前後に空ける時間を延ばします。訪問の前日には、事務が予定表の時刻を施主にあらためて伝えます。

現地調査・来店・資料送付を検討段階で分ける

予約ページを案内するのは、工事箇所と時期まで書いてある問い合わせです。商品や色で迷っている相手には来店の予約を、時期が決まっていない相手には資料と次に連絡する日を返します。

どの行に当たるかは、一次返信を書く前に担当の営業が問い合わせの本文を読んで決めます。迷った問い合わせは、電話で内容を聞く行に入れます。

来店は営業の移動が要らないので、営業の予定表ではなく店の予約枠で受けられます。資料を送る相手は、次に連絡する日を反響一覧のその行に入れておきます。日付の入っていない行は、後から追客の対象として抜き出せないからです。その先の追客は集客・反響の業務一覧の流れに続きます。

水漏れのような急ぎの修理は、受付の締めを待てないので、事務が電話で訪問日を決めます。メールを書き慣れていない様子の施主や、予約ページを嫌がる施主にも、URLは送りません。事務が電話で同じ空き枠を読み上げて決め、予定表に手で入れます。

電話を事務が受け持つには、日中に反響を見る人が要ります。その分担は繁忙期の反響対応を受付当番と営業で分ける方法で決められます。ポータルや紹介サイト経由の反響に予約ページのURLを送ってよいかは、サイトとの契約を確かめてから決めます。

屋根と外壁には雨の日の予備日を添えるなど、候補日の出し方は工事種別でも変わります。種別ごとの違いと一次返信の文面は、工事種別ごとの問い合わせ返信テンプレートにまとめてあります。

問い合わせが月に数件で、担当が受けた日のうちに候補日を書けている会社は、手で書く方式のままで足ります。枠の条件を決めて毎朝確かめる手間に見合うほど、出し直しが起きていないからです。

現地調査の当日の契約は訪問販売の書面を前提にする

見積りだけを目的に訪問を頼まれた先でその場で契約した場合、訪問販売の適用除外には当たらないと考えられると、消費者庁の通達は示しています。現地調査の予約は見積りのための訪問の約束なので、当日に契約まで進めるなら、この扱いを前提に段取りします。

特定商取引法は、営業所等以外の場所で契約の申込みを受けたり契約を結んだりする取引を訪問販売と定めています。ただし、自宅での契約の申込みや締結を請求した人との取引には、書面の交付やクーリング・オフなどの規定が適用されません。通達は、問合せに対して事業者から訪問を申し出て承諾された場合も、この請求には当たらないとしています。

規定が適用される取引では、事業者は契約の申込みを受けたときや契約を結んだときに、決められた事項を記載した書面を渡さなければなりません。施主は、その書面を受け取った日から数えて8日以内であれば、クーリング・オフができます。

予約ページの案内文には、当日は採寸と写真の撮影を行い、見積は後日出すと書いておきます。当日に施主から契約を求められたら、担当の営業は書面を用意できる日にあらためるか、書面を渡したうえで結ぶかを選びます。個別の契約にこの規定が適用されるかは経緯で変わるので、迷う契約は持ち帰り、営業責任者が専門家に確かめます。

予約ページで住所と電話番号を入力してもらうときは、現地調査の訪問と連絡に使うと入力欄のそばに書きます。個人情報保護法は、本人から直接書面で個人情報を取得する事業者に、あらかじめ利用目的を明示するよう義務づけています。画面への入力のような電磁的記録も、この書面に含まれます。

入力された氏名と住所は、日程調整の仕組みの運営会社のサーバにも入ります。運営会社が中身を取り扱わない旨が契約で定められ、アクセスも適切に制限されているかを、申し込む前に経営者が読みます。その定めが無ければ委託と言える契約かを確かめ、言えなければ施主の同意が要る第三者提供として扱います。

契約で読む項目はリフォーム会社のAIツールの選び方に並べてあります。見積や契約など現地調査より後の業務は、住宅・リフォームの業務別のAI活用から探せます。

日程調整の担当割り振りまで自動にするなら外部と組む

外部と組むかを決めるのは、予約が入った後の作業まで自動にしたくなったときです。問い合わせの地域や工事種別で担当の営業を割り振る作業や、確定日を反響一覧の行へ自動で書く作業がこれに当たります。

こうした作業には、製品の画面の設定に加えて、反響一覧の列を決め直す設計が要ります。外部の顧問（AI顧問）と、列の決め直しから組む方法があります。

その手前の、担当1人の予定表に予約ページを1枚作って枠の条件を入れる作業は、営業責任者と事務で設定できます。Googleカレンダーの予約スケジュールは、スマートフォンのアプリでは作成できないので、事務所のパソコンで作ります。

続けるかどうかは、反響一覧に確定日の列を足して判断します。営業責任者が月末に、受信から現地調査の日が確定するまでの日数と、候補日を出し直した件数を、入れる前の月と並べます。日数が縮まらない月は、予約ページを案内しなかった件と朝に取り直した件を数え、前者が多ければ分岐の表へ、後者が多ければ枠の条件へ戻ります。

判断が分かれるのは、営業がそれぞれ手帳で予定を管理している会社です。予定表に入っていない立ち会いがある限り、製品を替えても外部が何を組んでも、空いていない枠が施主の画面に出ます。全員の予定が予定表に入るまでは、候補日を手で書く方式を続けます。最初に手を付けるのは製品選びではなく、営業責任者が全員の予定表を開いて、抜けている予定を確かめる作業です。