生成AIの社内マニュアル作成｜3つのポイントとテンプレート
「生成AIのマニュアルを作ったのに、誰も使ってくれない」「せっかく整備したのに、気づいたら放置されている」——こんな悩みを抱えていませんか？
AI導入の準備が加速する中、多くの企業がマニュアル作成に取り組んでいます。しかし、作ること自体が目的化し、「使われないマニュアル」が量産されているのが現実です。
本記事では、生成AI顧問として中小企業のAI導入を支援してきた経験から、マニュアルが定着する3つのポイントと、すぐに使える9項目テンプレートを解説します。
目次
生成AIマニュアルとは？定義と必要性
【結論】生成AIマニュアルとは、ChatGPTやGeminiなどの生成AIを業務で活用するための手順書。属人化を防ぎ、全社員が同じ品質で使えるようにするために必須。
生成AIマニュアルとは、ChatGPT、Gemini、Claudeなどの生成AIツールを業務で活用するための手順書です。単なる操作説明ではなく、「どの業務で」「どのように指示を出し」「どんな出力を得るか」までを体系化したものを指します。
生成AIマニュアルが必要な理由は、主に3つあります。
生成AIは「使う人によって成果が大きく変わる」ツールです。同じChatGPTでも、プロンプト（指示文）の書き方次第で、出力の質は天と地ほど違います。マニュアルがなければ、この差は埋まりません。
使われないマニュアルの3つの原因
【結論】使われないマニュアルには共通点がある。「作って放置」「パッと見でわからない」「現場が理解できない」の3つが典型的な失敗パターン。
私が生成AI顧問として中小企業を支援する中で、何度も目にしてきた「使われないマニュアル」の特徴を整理します。
「マニュアルを作ること自体が目的になっていませんか？本当に大切なのは、現場の人が見た瞬間に『これなら自分でもできそう』と思える状態を作ることです。」
— 生成AI顧問の視点
マニュアルだけでなく、AIツール自体が使われなくなるケースも多く見られます。AIが使われない原因と継続利用のポイントも併せて確認しておくと、より効果的な対策が立てられます。
これらの失敗を避けるために、次のセクションで具体的な解決策を解説します。
生成AIマニュアル作成の3つのポイント
【結論】定着するマニュアルの条件は3つ。①シンプル設計、②業務別プロンプト例、③使われる体制づくり。この3つが揃って初めて「使われるマニュアル」になる。
ポイント①：シンプル設計——パッと見でわかる状態を作る
マニュアルは「読むもの」ではなく「見るもの」です。分厚いマニュアルは誰も読みません。目指すべきは、ワークフロー形式で「順番通りにやればできる」状態を作ることです。
効果的な方法として、動画との併用があります。テキストだけでは伝わりにくい操作手順も、画面録画なら一目瞭然。1業務1動画（2〜3分）で作成し、マニュアルからリンクを貼る形がおすすめです。
ポイント
シンプル設計の目安は「1ページに収まるか」。スクロールしないと全体像が見えないマニュアルは、それだけで使われなくなるリスクがあります。
ポイント②：業務別のプロンプト例を入れる
「生成AIを使ってください」だけでは、現場は動けません。具体的なプロンプト（指示文）の例を、業務ごとに用意することが必須です。
理想は、コピペしてそのまま使えるレベルの具体性です。以下に例を示します。
プロンプト例があれば、AIに不慣れな社員でも「とりあえず試してみよう」というハードルが下がります。
ポイント③：使われる体制をつくる
どれだけ良いマニュアルを作っても、存在を知られていなければ使われません。「作って終わり」が最大の失敗原因です。
使われる体制をつくるために、以下の3点を徹底してください。
格納場所を明確にする
「どこにあるかわからない」を防ぐ。社内ポータルのトップページにリンクを貼る、Slackのピン留めなど、迷わずアクセスできる導線を作る。
「マニュアルがある」ことを周知する
作成時の全社アナウンス、定例会議での紹介、新入社員研修への組み込みなど、繰り返し認知させる。
みんなが使える状態にする
アクセス権限の設定、モバイル対応、専門用語の排除など、「誰でも・いつでも・どこでも」使える環境を整備する。
マニュアル作成だけでなく、AI導入全体を体系的に進めたい方は、生成AI顧問サービスとはで支援内容をご確認ください。また、マニュアル整備後の運用フェーズではAI定着ガイドが参考になります。
すぐ使えるテンプレート（9項目）
【結論】生成AIマニュアルに必要な項目は9つ。目的・対象ツール・対象業務・ワークフロー・プロンプト例・出力例・禁止事項・トラブル対応・格納場所。この構成で作れば抜け漏れがない。
以下のテンプレートをベースに、自社の状況に合わせてカスタマイズしてください。
注意
ハルシネーションとは、生成AIが事実と異なる情報をもっともらしく出力する現象です。出力結果は必ず人間が確認するルールをマニュアルに明記してください。
自社だけでマニュアル整備を進めるのが難しい場合は、生成AIコンサルティングで専門家のサポートを受けることも選択肢です。
ワークフロー化の具体例
【結論】生成AI活用のワークフローは5ステップ。①目的確認→②ツール起動→③プロンプト入力→④出力確認→⑤修正指示。この流れを見える化すれば、誰でも再現できる。
「順番通りにやればできる」状態を作ることが、マニュアル定着の鍵です。以下は、議事録作成を例にしたワークフローです。
目的確認
今回のAI活用で何を達成したいか明確にする。例：「30分かかる議事録作成を5分に短縮したい」
ツール起動
使用する生成AIツール（ChatGPT等）を起動。業務用アカウントでログイン。
プロンプト入力
マニュアルに記載されたプロンプト例をコピペし、会議メモを添えて送信。
出力確認
生成された議事録を確認。事実と異なる記述（ハルシネーション）がないかチェック。
修正指示（必要に応じて）
不足や誤りがあれば、追加の指示を出して修正。「〇〇の部分をもっと具体的に」など。
「ワークフローを見せることで、現場は『これなら自分でもできそう』と思えます。マニュアルの本質は、読ませることではなく、行動させることです。」
— 生成AI顧問の視点
株式会社BoostXが選ばれる理由は、こうした現場目線のワークフロー設計にあります。
よくある質問（FAQ）
まとめ
生成AIマニュアルは、作ること自体が目的ではありません。現場が「見た瞬間にできそう」と思える状態を作ることがゴールです。せっかく作ったマニュアルが使われなくなる事態を防ぐためにも、本記事で紹介した3つのポイントを押さえてください。マニュアル作成や定着支援について相談したい方は、無料相談の流れをご確認ください。
この記事のまとめ
- 使われないマニュアルの原因は「作って放置」「パッと見でわからない」「現場が理解できない」の3つ
- 定着するマニュアルの条件は「シンプル設計」「プロンプト例付き」「使われる体制づくり」
- テンプレートは9項目（目的・対象ツール・対象業務・ワークフロー・プロンプト例・出力例・禁止事項・トラブル対応・格納場所）
- ワークフロー化で「順番通りにやればできる」状態を作る
- 格納場所の明確化と周知が、使われる体制の基本
執筆者
吉元大輝（よしもとひろき）
株式会社BoostX 代表取締役社長
中小企業の生成AI導入を支援する「生成AI伴走顧問」サービスを提供。業務可視化から定着支援まで、一気通貫で企業のAI活用を推進している。
※本記事の情報は2026年1月時点のものです。
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