生成AIツール選定で所長が決める線｜比較表はAI、標準と入力可否は事務所

ツール選定は事務所のどこで止まっているか？

生成AIツールの選定は、受任から請求までの業務の外側にある、年に一度あるかないかの業務です。起点は導入検討の開始で、担当は所長と、事務局長か情報システムを兼務する所員になります。入力は候補ツールの一覧、利用部門の業務一覧、事務所のセキュリティ要件で、出力は選定比較表と利用ルール案です。

止まる場所は決まっています。業務一覧が「調査」「文書作成」という大きな名前のまま1行で置かれています。案件管理システムの案件番号や共有フォルダのひな型集と結びつかないまま、ツールの比較だけが進みます。比較表は埋まるのに、どの業務がどれだけ楽になるかは最後まで出てきません。

「比較サイトを見比べても、うちの申請書作成が楽になるのかが分からない」——士業事務所ではこの構造の悩みが定番です。選定を判断の単位まで割らないかぎり、候補はどれも「できそう」に見えます。

選定を8工程に分けるとAIはどこに入るか？

この記事では、次の規模を前提として置きます。候補ツールは3〜5本、利用部門は1〜3、業務一覧は30〜60行、対象は所員10名前後の事務所です。自社の規模が違えば、工程ごとの量と時間は当てはまりません。

AIで消える工程は、工程3で各社のページから条件を拾って表の欄を手で埋める作業と、工程8の集計です。短くなる工程は、工程1の仕分け、工程4の一次評価、工程7のルールの下書きで、所長が読む前の形が先に出てきます。新しく増える確認工程は二つです。工程3で抜き出した条件を原文で確かめる工程と、工程4の評価を有資格者が見る工程が加わります。

図の見方は、色枠がAIの担う工程、灰色が人が確定する工程、二重枠が両方、右上の三角が詰まりやすい工程です。

AIに任せる範囲と所長に戻す範囲の境界

境界の引き方は、動詞で決まります。写す、抜き出す、突き合わせる、集計する、下書きするはAIに渡せます。決める、線を引く、承認する、止めるは所長と有資格者に残ります。

残る理由は三つあります。第一に、守秘義務です。弁護士法、税理士法、社会保険労務士法は、それぞれ職務上知り得た秘密を守る義務を定めています。どの資料を外部サービスへ送ってよいかは、事務所として決める以外に方法がありません。

第二に、独占業務です。AIが候補や草案を出しても、業務の主体と責任は有資格者にあります。工程4で「案の提示まで」に落とす判断は、機能の有無ではなく責任の所在で決まります。

第三に、費用の範囲です。有料にする人数と部門は、試用で置き換えられた業務の数と突き合わせて所長が決めます。比較表の点数が高い候補が、自事務所の業務に合うとはかぎりません。

事実として言えるのはここまでです。候補ツールごとの出力の優劣は、事務所のひな型集と過去案件の形で変わるため、一般論では答えられません。

最初に着手する1工程はなぜ比較表からなのか？

着手先は3問で決めます。判断か作業か、データはあるか、失敗したときの損失はどこで出るか、の3問です。

工程3は作業で、利用規約と料金ページという公開された資料があります。誤っても原文で確かめれば、標準を決める前に戻せます。だからAIを入れる最初の1工程は工程3で、工程2の入力可否表は人の手で先に終わらせます。

本メディアでは、扱う情報の分類が終わっていない事務所に試用から入ることは勧めません。理由は、便利さが先に広がると利用を後から止められないためです。前提は、顧客の秘密と個人情報を扱う業務が対象に含まれることです。この前提が外れる条件は、対象が所内の総務業務だけで顧客の情報を一切含まない場合です。

分岐はこう考えます。案件がフォルダとメールに分かれ、案件番号の運用が無い事務所なら、選定より先に案件番号の登録ルールを決めます。候補がすでに1本に絞られているなら、工程3を省いて入力可否表と試用に時間を使います。利用部門が3つ以上あるなら、標準を1本に絞らず、業務ごとに使う範囲を分けて決めます。独占業務に関わる工程が対象なら、AIの出力は案の提示までにとどめます。帳票が紙のままの業務なら、選定より先に帳票のデジタル化と命名規則です。

AIを入れない方がよい条件もあります。所員が数名で、業務一覧が頭の中にあり、候補も1本に決まっている事務所では、比較表の自動化は効きません。この規模では、入力可否表を1枚作り、対象を1業務に決めて試す方が早く終わります。

2週間の試用で測る3つの指標

進め方は次の順です。

1. 対象を1業務に決め、所長が外部へ出さない資料を指定します。対象は工程4で「写す・比べるまで」と評価された業務から選びます。
2. 導入前のひと月分の値を試用記録に書き写します。件数、1件あたりの時間、差し戻しの回数の三つです。
3. 合否の線を開始前に決めます。差し戻しが導入前を下回る、といった形で1行にします。
4. 2週間、担当者が同じ帳票と同じ順序で回し、修正した箇所を記録に残します。
5. 週の終わりに修正の多い項目を並べ、対象から外す項目を決めます。
6. 所長が継続、中止、対象の変更を決め、理由を1行で残します。
7. 結果を選定比較表に戻し、候補の順位を見直します。

測る指標は三つです。1件あたりの作成と確認の時間、差し戻しと修正の回数、誤りが見つかる時期です。三つ目は、提出前に見つかるか提出後に見つかるかの違いで、法定期限のある手続きでは損失の大きさが変わります。月額の費用と置き換えられた業務の数は、月次レビュー表の側で見ます。

本番にするときに決めること

本番化で決めるのは四つです。承認は、AIの出力を案として扱い、誰が内容を確定し、誰が外部へ出す可否を承認するかを業務ごとに書き分けます。形式の点検、根拠の照合、内容の承認は別の欄に分け、承認は所長かパートナーが行います。

記録は、入力した資料の種類、出力、修正の差分、確認した人を残します。顧客と関係者の個人情報を扱うため、個人情報の保護に関する法律の対象であることを前提に、保存先と保存期間を決めます。証憑の保存先を変えるときは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律の要件も合わせて確認します。

例外は、利益相反の疑いがある案件、守秘の範囲が判断できない資料、法令の該当が分かれる論点の三つを、その場で人へ戻す経路にします。利用ルールには、外部へ送ってよい項目の範囲、学習利用の設定、承認者の氏名を書きます。

よくある失敗はどこで起きるか？

入力可否を決めずに顧客の秘密を外部サービスへ入力する失敗は、工程2を飛ばした事務所で起きます。症状は、相談メモや証憑が個人のアカウントで入力され、どの秘密がどこへ送られたかを事務所として把握できない状態です。防ぎ方は、扱う情報を分類し、所内環境で扱う情報と外部サービスで扱う情報を分けた入力可否表を作ってから利用を認めることです。

AIが挙げた条文や判例を原文で確認せずに使う失敗は、工程3と工程4で候補の提示と根拠の確認を同じ工程にしたときに起きます。症状は、改正前の条文や存在しない判例が意見書や顧客説明に混ざり、レビューで見つからないまま提出されることです。防ぎ方は、調査に関わるAIの出力を候補の提示に限定し、法令名と条文番号は有資格者が原文で確かめてから使うと運用に書くことです。原文の該当箇所が示されない出力は使いません。

形式の点検の通過を内容の承認と混同する失敗は、本番化の後に増えます。症状は、誤字と様式の点検を通った草案がそのまま提出され、根拠の不備が後から見つかることです。防ぎ方は、点検、照合、承認を別の記録に分け、承認者の氏名を残すことです。

本メディアでは、比較表の採点をAIの出力のまま順位付けに使うことは勧めません。理由は、各社の規約の言い回しを同じ言葉に置き換える段階で、事務所にとって重い条件が軽く見えるためです。前提は、学習利用と保存場所が候補ごとに違うことです。候補がすべて同じ契約形態で、法人向けの同じ条件に揃っている場合は、この心配は外れます。

次の業務へ広げる条件

広げる条件は、指標が導入前を下回らない状態が続き、承認と記録が残っていることです。次の候補は、同じ帳票を使う隣の業務から選びます。申請書への転記を試したなら、次は受領資料の不足の確認で、どちらも必要資料一覧と案件フォルダを使います。

広げない方がよい場合もあります。止める合図は三つです。月次レビュー表に作業時間の記録が無い、担当外の案件の資料が検索で出る、入力可否表の更新が止まっている。どれかに当てはまるなら、範囲を広げずに整備へ戻します。