業務 セキュリティ
扱う情報の分類と、AIに入れてよい範囲の線引き
守秘義務のある事務所では、どの業務をAI化するよりも先に、預かった情報のどれを入れてよいかを決める必要があります。業務ごとに扱う情報を並べ、入れてよい・伏せれば入れてよい・入れない、の3つに分けた表を作れば、所員が迷わず使える範囲がはっきりします。
士業AIジャーナル
士業事務所のAI活用診断
守秘義務のある事務所が、どこからAIを使い始めるか。預かった情報の扱い、有資格者の時間の使われ方、資料集め、期限の管理を6問で確かめ、最初の1工程を決めます。
士業のAI活用診断BY BOOSTX
質問 1 / 6
答えると、次のことが分かります。
- いまの段階5段階のどこにいるか
- 最初にAIに任せる1工程回答から選んだ工程と、その理由
- 人が確かめる所と止める条件任せきりにしない確認点
- 2週間で試す手順明日から動ける3つの手順
回答はこの画面の中で判定します。名前や連絡先の入力は要りません。
前回の回答が途中まで残っています。
士業の診断結果
いまの段階は Lv.1 スタート期
守秘義務が気になり、事務所ではまだ誰も使っていません。何を入れてはいけないかより先に、何なら入れてよいかを所長が決めると、安心して試せる範囲が見えてきます。
いまの段階は Lv.2 属人活用期
若手や補助者が、顧客名を伏せるなど各自の工夫で使っています。工夫に任せている間は、伏せ方の甘さが事務所の責任になります。入力の線引きを文書にするのが先です。
いまの段階は Lv.3 チーム活用期
使ってよい業務を所長が決め、一部の担当が使い始めています。ひな型や過去案件を探せる形にそろえると、所長に集まっていた質問が減り始めます。
いまの段階は Lv.4 仕組み化期
草案づくりや記録の作成に、AIの手順が組み込まれています。案件台帳とつなぎ、期限の抽出や不足資料の確認まで人が起動しなくても回る形にする段階です。
いまの段階は Lv.5 自走期
案件・文書・期限の記録がつながり、AIが事務所の段取りを支えています。顧客への説明資料や選択肢の比較など、有資格者の判断を伝える場面に使い道を広げられます。
最初にAIに任せる1工程
業務 問い合わせ・受任
問い合わせ内容の分類と要約・初回回答の下書き
問い合わせの一次対応は、受任しない相談も含めて有資格者の時間を細かく削ります。問い合わせ文や電話メモから相談の種類と要点を整理させ、日程の案内を含む初回回答の下書きまで用意すれば、有資格者は受任の見極めだけに時間を使えます。
業務 文書作成
受領資料からの申請書・届出書への転記
受け取った資料の内容を申請や届出の様式に写す作業は、補助者の時間の多くを占め、写し間違いは有資格者の確認の手間になって返ってきます。資料から項目を抜き出して様式に並べさせれば、補助者は照合に、有資格者は判断を含む欄の確認に集中できます。
業務 期限・手続き
案件台帳からの手続き期限の抽出と通知
期限の見落としは、事務所の信用と顧客の損失に直結します。案件台帳と顧客の決算期などから、手続きごとの期限を一覧にして近いものから知らせる形にすれば、担当の手帳に頼らずに事務所全体で期限が見えます。
業務 情報収集
面談の録音からのヒアリング記録
面談のあとに記録を書き起こす時間は、有資格者の夜や週末に回されがちです。顧客の了承を得た録音から記録の下書きを作らせれば、聞き漏らしも記録の段階で見つかり、次の資料依頼をその日のうちに出せます。
業務 調査
過去案件と所内ひな型の検索
似た案件を以前どう処理したか、どのひな型を使ったかは、所長や古参の記憶に頼りがちです。過去案件とひな型を論点から引ける形にすれば、若手も同じ出発点から書き始められ、所長への質問が減ります。
業務 情報収集
受領資料の仕分けと不足の確認
顧客から届く資料は、種類も形式もばらばらです。届いた資料の種類を判別して必要資料の一覧と照らし、足りないものを追加依頼の文面にまとめさせれば、不足に気づくのが遅れて期限前に慌てる場面が減ります。
この結果を、資料にして持ち帰る
いまの診断結果を、御社向けの資料にしてお送りします
レポート3種（PDF） メールでお届け 無料
見本です。届く資料は、あなたの段階と最初の1工程で作ります
届く資料（見本。本番と同じ作りで「〇〇〇〇株式会社（見本）」の例を作りました。押すと大きく開きます）
- 個別カルテ1ページ 6問の答えと、会社のメールアドレスから分かる御社の公式サイトをもとに、いまの現在地と今週やる3つを1枚に
- 御社向け診断レポート3ページ 「最初の1工程」を御社の業務に当てはめた最初の一手と、やらないほうがいいこと3つ
- いまの段階の詳細レポート4ページ この段階でAIに任せやすい業務、次の90日の進め方、よくある失敗と防ぎ方
御社向けの部分は、ご回答と公式サイトで確かめられた事実だけで書きます。
受け付けました。資料をお作りします
ご入力のメールアドレス 宛てに、受付のメールをお送りしました。
- いま受付のメール（数分以内）
- 受付後の平日 9〜11時資料のPDF（個別カルテ・御社向け診断レポート・いまの段階の詳細レポート）
資料を待たずに、この結果をもとに「最初の1工程」の進め方を一緒に決めることもできます。
無料相談の日程を選ぶ（オンライン最大45分）資料が届くまでに読む
受付のメールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認のうえ、お問い合わせフォームからお知らせください。
この工程の進め方
- 人が確かめる所
- 線引きそのものの決定と、使うサービスの設定（学習に使わせない設定など）の確認。各士業法の守秘義務に照らして所長が決めます。
- 2週間で試すこと
- 事務所の業務を書き出し、それぞれで扱う情報の種類をAIに一覧にさせる
- 所長が一覧を見て、入れてよい・伏せれば入れてよい・入れない、に分ける
- 線引きの表を所員に配り、1週間で出た質問を集めて表を直す
- 止める条件
- 2週間試しても「人が確かめる所」での直しが減らないとき、または誤りが確認をすり抜けて業務に出たときは、この工程でのAIの利用をいったん止め、入力の形と手順を見直します。
- 人が確かめる所
- 受任するかの判断と、回答に見解を含めないかの確認。利益相反の確認は必ず人が行います。
- 2週間で試すこと
- 先月の問い合わせ20件で、AIの分類と実際の対応を比べる
- 初回回答で書いてよいこと（日程・費用の目安の出し方）と書かないことを決める
- 問い合わせの多い分野から下書きで返し、回答までの時間を記録する
- 止める条件
- 2週間試しても「人が確かめる所」での直しが減らないとき、または誤りが確認をすり抜けて業務に出たときは、この工程でのAIの利用をいったん止め、入力の形と手順を見直します。
- 人が確かめる所
- 判断を含む欄の記載と、提出する内容の確定。読み取った数字や日付は受領資料の原本と照らします。
- 2週間で試すこと
- 件数の多い手続きを1つ選び、過去の案件で転記結果と提出した書類を比べる
- 転記を任せる欄と人が書く欄を有資格者が分ける
- 次の案件から任せる欄だけ転記させ、確認で直した件数を記録する
- 止める条件
- 2週間試しても「人が確かめる所」での直しが減らないとき、または誤りが確認をすり抜けて業務に出たときは、この工程でのAIの利用をいったん止め、入力の形と手順を見直します。
- 人が確かめる所
- 期限の最終確認と、制度改正があったときの期限ルールの更新。通知が来たことを提出の完了と取り違えない運用にします。
- 2週間で試すこと
- いま動いている案件の期限を台帳から抜き出させ、担当者の手元の管理と突き合わせる
- 食い違いの原因を確かめ、手続きごとの期限の決まりを一覧に直す
- 週に1回、期限が近い案件の一覧を全員に流し、抜けがないかを確かめる
- 止める条件
- 2週間試しても「人が確かめる所」での直しが減らないとき、または誤りが確認をすり抜けて業務に出たときは、この工程でのAIの利用をいったん止め、入力の形と手順を見直します。
- 人が確かめる所
- 記録の内容の確定と、事実と顧客の意見の区別。録音の保存と削除は、顧客に伝えた範囲で行います。
- 2週間で試すこと
- 録音について顧客に伝える文と、保存期間の決まりを作る
- 了承を得た面談3件で記録の下書きを作り、有資格者が書いた記録と比べる
- 記録を仕上げるまでの時間と、あとから顧客に聞き直した件数を控える
- 止める条件
- 2週間試しても「人が確かめる所」での直しが減らないとき、または誤りが確認をすり抜けて業務に出たときは、この工程でのAIの利用をいったん止め、入力の形と手順を見直します。
- 人が確かめる所
- 参考にする案件の選択と、法令や通達が改正されていないかの確認。根拠は必ず原文で確かめます。
- 2週間で試すこと
- 件数の多い業務の過去案件とひな型を1つのフォルダに集め、名前をそろえる
- 若手から先月受けた質問10件で、検索結果が役立ったかを所長が採点する
- 外れた質問をもとに、足りない過去案件やひな型を補う
- 止める条件
- 2週間試しても「人が確かめる所」での直しが減らないとき、または誤りが確認をすり抜けて業務に出たときは、この工程でのAIの利用をいったん止め、入力の形と手順を見直します。
- 人が確かめる所
- 資料が要件を満たしているかの判断と、追加依頼の送付。資料の読み違いは原本で確かめます。
- 2週間で試すこと
- 件数の多い手続きで、必要資料の一覧を事務所の標準として1枚にまとめる
- 届いた資料の仕分けと不足の指摘を、補助者の確認結果と比べる
- 追加依頼は下書きから送り、資料が全部そろった日を案件ごとに書き留める
- 止める条件
- 2週間試しても「人が確かめる所」での直しが減らないとき、または誤りが確認をすり抜けて業務に出たときは、この工程でのAIの利用をいったん止め、入力の形と手順を見直します。
この結果になった理由（あなたの回答から）
- Q1 所内の使い方守秘義務が気になり、誰も使っていない→ 段階
- Q1 所内の使い方若手や補助者が、顧客名を伏せて文案づくりに使うことがある→ 段階
- Q1 所内の使い方所長が使ってよい業務を決め、一部の担当が使っている→ 段階
- Q1 所内の使い方ひな型からの草案や記録づくりなど、決まった手順にAIが入っている→ 段階
- Q1 所内の使い方案件台帳や文書管理とつながり、事務所の仕組みの一部として動いている→ 段階
- Q2 預かった情報の扱い線引きが無い→ この工程に加点
- Q2 預かった情報の扱い禁止だけ→ この工程に加点
- Q2 預かった情報の扱い線引き済み→ この工程に加点
- Q3 有資格者の時間問い合わせ対応→ この工程に加点
- Q3 有資格者の時間過去案件探し→ この工程に加点
- Q3 有資格者の時間面談記録→ この工程に加点
- Q3 有資格者の時間書類の手直し→ この工程に加点
- Q4 資料集め資料案内を毎回作成→ この工程に加点
- Q4 資料集め不足の発見が遅い→ この工程に加点
- Q4 資料集め様式への打ち直し→ この工程に加点
- Q4 資料集め資料はそろう→ この工程に加点
- Q5 期限の管理期限が担当任せ→ この工程に加点
- Q5 期限の管理改正の反映遅れ→ この工程に加点
- Q5 期限の管理期限は管理済み→ この工程に加点
- Q6 若手の育ち方判断基準が所長頼み→ この工程に加点
- Q6 若手の育ち方段取りが不明→ この工程に加点
- Q6 若手の育ち方聞き取り項目→ この工程に加点
- Q6 若手の育ち方少人数→ この工程に加点
Q1で段階を決め、Q2〜Q6の答えごとに工程へ点を足して、いちばん点の高い工程を選んでいます。
判定のしかた
Q1で段階（5段階）を決めます。Q2〜Q6の答えごとに工程へ点数を足し、いちばん点の高い工程を「最初にAIに任せる1工程」にします。同点のときは、効果が出るまでが短く、人の確認が決めやすい工程を先にします。
回答の扱い
選んだ答えはこの画面の中で判定し、途中まで答えた内容はこのブラウザのタブを閉じるまでだけ保存します（続きから答えるため）。結果の段階と工程名は、診断の使われ方を知るためにアクセス解析へ記録します。名前や連絡先は、結果を資料で受け取る場合にだけ入力していただきます。詳しくはプライバシーポリシーをご覧ください。