荷主の受注データの項目を配車表へ変換する、3列の変換表と止める基準

荷主のCSVを開くと、届け先は「004512」のようなコードだけで並び、時間指定の書き方も数量の単位も自社の配車表と違います。それでも、欄がそろうのを待つ必要はありません。

荷主のCSVから注文台帳まで、止まる所は2か所

取り込みが止まるのは、届け先コードが納品先マスタに無いときと、件数や空欄率が普段と違うときです。それ以外の置き換えと換算は、荷主別の変換表があれば受注事務が手で打たずに済みます。

図の要点：荷主のCSVから注文台帳までの5段の図。荷主の見出し行と注文行、荷主別の変換表を入力にし、表計算が列の対応・コードの置き換え・入数での換算をし、1注文の複数の届け先を行に分け、件数と空欄率を前回と比べる。生成AIは初回の項目対応の下書きと、備考欄から附帯作業の候補に印を付けるだけ。受注事務が未登録コードを荷主に聞いてマスタへ足し、件数が普段と違えば取り込みを止める。配車担当が車格・附帯作業・午前必着の時刻を決め、届け先ごとに1行の注文台帳から翌日分の配車表へ送る。

2段目で毎回止まる荷主かどうかは、先方の届け先コードのうち、納品先マスタに無い番号の数で分かります。この数が0にならない荷主は、対応表を作り終えるまで、取り込みの順番を後ろに回します。

変換表は荷主ごとに1枚で、項目対応・値の置換・人が埋める欄の3列で持ちます。Excelの1ブックに荷主ごとのシートを作り、共有フォルダの決まった場所に置く形です。書き換えるのは受注事務の1人に決め、行を足したら右端に変更日と理由を書きます。

初回の対応案を作らせるときは、見出し行と先頭の数行、自社の配車表の列名を渡します。返ってきた案は、受注事務が変換表に転記しながら1行ずつ確かめ、意味の分からない列は荷主の担当に問い合わせてから埋めます。

荷受人の名前が載る行を外部の生成AIに渡す前に

法人の荷主の受注データでも、荷受人の氏名や電話番号、個人宅の住所が載ることがあります。そうした行は「〇〇」に置き換えてから渡すのが前提です。

置き換えずに渡すなら、社内の個人情報の担当者が規約を読み、契約でサービス側が中身を取り扱わない旨が定められ、アクセスの制御も適切かから確かめます。サービス側が中身を取り扱う場合は、その処理が利用目的の範囲内の委託に当たるかを見て、当たれば委託先の監督（第25条）が要ります。当たらなければ第三者提供となり、法令の例外を除き本人の同意（第27条）が要ります。

見分け方と読む項目は運送会社の生成AIツール選びで契約を読むところと同じです。荷主との秘密保持の取り決めに、受注データを外部のサービスへ入力してよいかが書かれていなければ、渡す前に荷主の担当へ確かめます。

項目名・値・粒度のどのずれかで準備の日数が違う

荷主の受注データと配車表のずれは、項目名・値・粒度のどれかに当たります。項目名のずれしか無い荷主なら、取り込みは変換表を作ったその週のうちに始められます。

項目名のずれは、同じ中身に別の名前が付いている状態です。荷主の列が「納入先」「着地」で、自社の配車表が「届け先」なら、変換表に対応を1行書けば済みます。

値のずれは、同じ欄でも書き方が違う状態です。荷主の届け先コードは、自社の納品先マスタの番号とまず一致しません。時間指定も「AM」「午前必着」「8-12」と、荷主ごとに書き方が割れます。

粒度のずれは、1行が表す単位が違う状態です。数量をケースで出す荷主もあれば、ピースや重量で出す荷主もあります。1注文に複数の届け先がぶら下がる形なら、届け先ごとに行を分けないと積み合わせを組めません。値と粒度のずれがある荷主ほど変換表の行が増え、準備に日数がかかります。

自社側の列名を物流情報標準ガイドラインに合わせるか

物流情報標準ガイドラインは、運送計画情報や出荷情報などの項目をそろえるための国の指針で、2025年2月にver3.00への改訂が公表されました。自社の列名を標準の項目名に合わせておけば、標準に沿ったデータを出す荷主が来たとき、項目対応の列がほぼ埋まった状態から始められます。

合わせるかどうかは、配車表の列名を自社で変えられるかで決めます。Excelの配車表なら、変換表を見直す日に列名も一緒に直せます。配車システムの列名が固定なら、システムの列名を正とし、標準との対応は変換表の横に1列足して持ちます。どちらでも、ガイドライン本体の項目一覧を原文で開き、自社の欄と1つずつ照らします。

全項目がそろうまで待たず、取り込みを始めてよい

積地・届け先・着日時・数量が取れ、届け先を納品先マスタと照合できれば、ほかの欄が空いていても取り込みを始められます。

配車表を組むのに要る欄は一部に限られます。車格や附帯作業の欄が空いていても、配車担当が埋めるのは空いた数欄です。FAXや電話の注文を全項目打ち直すより、手数は少なく済みます。

待つのは、誤配につながるずれがあるときです。届け先がコードだけで届き、対応する番号がマスタに無いまま取り込むと、似た名前の別の店に配車が組まれます。この場合は荷主から届け先コードと名称・住所の一覧をもらい、対応表を作り終えてから始めます。

注文のたびに列の並びや値の書き方が変わる荷主も、取り込みより先に様式の固定が要ります。変換表を直す手間が打ち直しを上回るからです。それまでは手入力のまま残し、様式が落ち着いている荷主から移します。紙のFAXで届く荷主は、変換の前に読み取りが要ります（FAX注文をAIで読み取るときの料金の数え方）。

締め前に要る欄を先に通し、ほかは請求までに埋まればよい

翌日分の締めまでに通すのは、積地・届け先・着日時、品名と数量、附帯作業の取り決めの3つです。注文番号や運賃の区分は、請求を出すまでに埋まれば足ります。

取り込まずに止めるのは積地・届け先・着日時か数量が欠けた注文で、2行目の単位違いは換算、3行目は配車担当の判断で埋め、下の2行は空欄のまま通します。

区分に迷ったときの物差しは、標準貨物自動車運送約款が第6条で定める運送申込書の事項です。品名と重量又は容積、希望日時、集貨先と配達先、運賃・料金等、荷受人などが並んでいます。荷主のCSVの見出し行と並べ、無い欄に印を付けてから表の行に振り分けます。

同じ条の第2項は、運送会社が電磁的方法による申込みの方法を定めていれば、運送申込書の事項を電磁的方法で提供できるとしています。標準約款を使う会社が受注データを申込みとして受けるなら、CSVに無い事項をどう補うかを荷主との取り決めに書いておきます。

国の調査では、2025年の通常期の運行で、1運行当たりの平均拘束時間が10時間13分、そのうち荷待ち・荷役等時間が2時間2分でした。業界全体の平均で個社の数字ではありませんが、1運行の枠は着時刻で決まります。そのため、着日時は他の項目より先に通します。

車格・附帯作業・着時刻は運賃に響くので配車担当が埋める

変換表で自動に埋めると、運賃と拘束時間、請求の額が荷主の書き方しだいで動くので、この3つは締め前に配車担当が決めます。

車格は、同じ数量でも納品先の進入路や荷受けの設備で変わります。受注データに車格の列が無い荷主なら、注文台帳の車格欄を空けたまま取り込み、配車担当が夕方の締め前にその欄だけ埋めます。

附帯作業は、備考欄に「棚入れあり」「検品立会い」と文で書かれることのある欄です。生成AIに備考欄を読ませ、候補に印を付けた一覧を作らせるところまでは任せられます。印の付いた注文を附帯業務料の対象にするかは、配車担当が荷主との取り決めを見て決めます。印の無い注文も、配車担当が備考欄を読んでから締めます。

「午前必着」を何時に着けるかは、荷主の現場の受け入れ時刻を知る配車担当の判断です。8時と読むか9時と読むかで、その日の後ろの積地の予定が1時間動きます。決めた扱いを変換表の「人が埋める欄」に書き足せば、次の注文から同じ問い合わせをせずに済みます。この欄がたまると荷主ごとの配車の決まりごとが紙に残り、配車表の作成の属人化を解く材料になります。

荷主の様式変更で誤取り込みを出さないには？

取り込むたびに件数と主な欄の空欄率を記録し、普段と違う日はその荷主の分だけ取り込みを止めます。

荷主は受注データの列を、予告なく足したり並べ替えたりします。エラーで止まれば気づけますが、損が大きいのは列がずれたまま黙って入る場合です。配車表の段階で見落とすと、誤りは翌朝の積み込みまで残ります。

取込記録のシートには、荷主名・ファイル名・件数・届け先と着時刻の空欄率を1行ずつ残します。普段の値は荷主ごとに違うため、始めのうちは止める線を決めず、記録を取るだけにします。記録がたまったら、配車責任者が荷主ごとに止める線を決め、シートの上部に書いておきます。

止めた日は、その荷主の注文を受信したファイルから手で注文台帳に入れます。並行して荷主の担当へ列の変更の有無を問い合わせ、変換表の項目対応を直してから再開します。止めたことは、受注事務がその日のうちに配車責任者へ伝えます。

届け先コードの対応表を1社分作り、直した行を数える

最初の1社の候補から外すのは、注文のたびに列の並びが変わる荷主です。受注事務が手で直した行が出ても、様式の揺れから出たのか、変換表の読み違いから出たのかを見分けられません。誤配につながるずれは届け先コードに集まるので、様式が落ち着いていて注文件数の多い荷主のコードから片づけます。

取り込み1回ごとに手で直した行数は、変換表の項目対応がどこまで合っているかを表します。受注事務が荷主ごとにこの数を残しておけば、配車責任者は手入力をやめる荷主を、記録を見て選べます。

直した行が同じ列に集まる週は、その列の項目対応を配車責任者と受注事務で見直します。見直しても揃わない荷主は、その荷主の分だけ手入力で受け、様式の固定を先方に相談します。