運送会社の生成AIツールの選び方｜5アカウント1年の額と渡さない帳票

先に結論

生成AIのアカウントは、全員分を年払いで先に契約しません。FAX注文を扱う人の分だけ（たとえば配車担当2人なら2アカウント）月払いで契約し、朝のFAX注文から注文台帳の欄の下書きと、当日変更の連絡文を生成AIに作らせ、アカウントごとに使った日数を数えてから、年払いへ移すアカウントを経営者が決めます。

総務は帳票ごとに渡す欄と消す欄を決め、学習への利用・保存期間・解約後の削除などの定めを契約と管理画面で確かめます。下書きは、配車担当がFAXの原本と全行見比べてから台帳に登録します。

点呼記録簿は、どの生成AIサービスにも渡しません。注文がすでに配車システムに入っている会社は、アカウントを契約する前に提供元へAI機能の有無を聞きます。

アカウントの数は、規約の確認と試用の記録の後に決める

候補の製品は総務の規約確認で、アカウントは配車担当の照合と月払いの記録で減っていくので、いくつ契約するかは最後に決めます。先にアカウントの数を決めると、規約で外れる製品や使われないアカウントの分まで払うことになります。

図の要点：配車担当・総務・経営者の3者で進める7工程の図。配車担当が読ませたい帳票と月の枚数を書き出し、総務が帳票ごとに渡す欄と消す欄を決め、規約と契約で学習・保存・削除を確かめて定めが見つからない候補を外す。経営者が5アカウント1年の額と今の基盤で1〜2製品に絞る。配車担当が月払いの2アカウントでFAX注文の下書きを作らせ、原本と全行見比べて直した欄を数え、読み違いが続く荷主は手入力に戻す。最後に経営者が月払いの間の記録で年払いへ移すアカウントを決め、使われない週が続いたアカウントは外す。

ChatGPT Business の標準シートを先に5アカウント、年額課金で契約すると、1年で183,000円です。生成AIで朝のFAX注文を扱うのが配車担当の2人だけなら、残る3アカウントの109,800円は使われないまま払う額になります。

注文がEDIや荷主のWeb画面で届き、台帳への打ち直しが無い会社では、この図の5つ目と6つ目の工程が丸ごと抜けます。アカウントは当日変更の連絡文を作る人の分だけになり、いくつにするかは電話を受ける人の数から見積もります。

照合を配車担当に置くのは、手書きのかすれや「PL」「AM着」のような荷主独自の略号を、実物を見て読み直せる人だからです。生成AIの下書きは、正しく読めた行も読み違えた行も同じ体裁で注文台帳の欄に並ぶので、見た目で確かめる行を選ばず、配車担当が全行をFAXの原本と見比べます。

規約の確認を総務に置くのは、契約の条項と管理画面の設定を、アカウントを使う人とは別の目で見るためです。確かめる中身は、後の節の点呼記録簿と配達先一覧の扱いと同じ物差しです。

4製品を5アカウント1年の額で比べるとGoogleが最も低い

年払いの5アカウント1年でいちばん低いのは、メールと保存領域を含む Google Workspace です。ChatGPT Business と Copilot Business は、18万円台で並びます。表の額は、1アカウントの月額に5アカウントと12か月を掛けた試算です。

表から経営者が先に読むのは、今のメールと表計算の契約がどの行に当たるかです。ChatGPT Business の額には税込・税別の表記がありません。

Google Workspace は Business Standard の年間プランで、税別・メールと保存領域を含む額です。Microsoft 365 Copilot Business は税別で、本体の料金を含みません。

税の表示がそろっていないので、経営者が比べるときは税別か税込かを1つに直してから並べます。ドル建ての Claude Team は、請求の月の為替で円の額が動く点も見ておきます。

Google Workspace の欄は、メールや共有ドライブを含めた月額です。注文メールをすでに Business Standard の Gmail で受けている会社なら、新しい出費はありません。

月800円（税別）の Business Starter でも Gmail の中で Gemini を使えるので、Starter の会社は上げずに試せます。そこで足りない帳票が見えた部門にだけ単体のアカウントを足せば、全社を1製品にそろえるかは後から決められます。

配車表を Excel で組み、Microsoft 365 を使っている会社が見るのは Copilot Business の欄です。この額には、土台になる Microsoft 365 の料金が入っていません。割引期間の単価2,698円も並んでいて、その単価で試算すると、5アカウント1年で161,880円です。

対象の人数も、申込みの前に読む欄です。ChatGPT Business は「従業員数2～200名のチーム向け」、Claude Team は「2〜150名のチーム向け」と書いています。Google Workspace と Microsoft 365 の Business 向けプランは、最大300ユーザーです。

ドライバーを含めるとこの数に届く会社は、どの人数で数えるかを提供元に確かめます。月払いの上乗せは、アカウントが使われるかを確かめる間にかかる費用です。ChatGPT Business の5アカウントを月額課金で1年払うと、年額課金より48,000円高くなる試算です。

配車システムに注文があるなら提供元へ先に聞く

注文がすでに配車システムや動態管理に入っている会社は、アカウントを契約する前に、提供元へAI機能の有無と追加料金を聞きます。汎用の生成AIサービスで作った下書きは、誰かが配車システムへ貼り直す必要があるからです。

貼り直しの手間は、便の数が増えるほどアカウントの料金より重くなります。提供元の機能が配車システムの中で下書きを作るなら、この手間はかかりません。聞くときは、機能が今の保守料に含まれるかも確かめておくと、アカウントの料金と同じ表で並べられます。

配車表がExcelで、注文がFAXとメールで届く会社には、配車システムの提供元の機能を待つ必要がありません。下書きの貼り先が Excel の配車表と注文台帳なので、貼り直しも小さく済みます。汎用の生成AIサービスがそのまま合うのは、この形の会社です。

汎用の生成AIサービスは、車格・時間指定・休息を同時に満たす案を保証しません。案を出させるなら先に荷主ごとの条件を書き出し、採るかどうかは運行管理者が乗務割と照合して決めます。どの条件から書き出すかは、荷主ごとに条件を書き出す表の記入例で確かめられます。

FAX注文書は4欄、配車表は5列まで読ませる

FAX注文書の画像からは、荷主名・納品先・指定時間・数量を、注文台帳の欄に合わせた下書きにできます。手書きのかすれや荷主独自の略号は読み違えるため、登録の前に配車担当が原本と照合します。

荷主の様式が数種類なら、汎用の生成AIサービスで足りる範囲です。様式も枚数も多い会社は、読み取り専用のAI-OCRと料金を並べて比べます。月の枚数と1枚の欄の数でどの製品が安くなるかは、FAX注文を読み取るAI-OCRの料金の数え方で計算できます。

配車表から渡すのは、便番号・車番・積地・卸地・時刻の列です。ドライバーの氏名の列を外しても、連絡文の下書きは作れます。当日変更の電話1本から3本の文面を作る指示文は、当日変更と再配車の連絡文に例があります。

注文がEDIや荷主のWeb画面で届く会社では、この節の4欄に読ませる紙がありません。渡すのは配車表の5列だけで、アカウントは連絡文の下書きのために使います。

点呼記録簿と配達先一覧を渡す前に見る契約

点呼記録簿は、どの生成AIサービスにも渡しません。運転者の氏名と点呼の中身が並ぶだけで、生成AIに下書きさせる文がほとんど無いからです。

輸送安全規則第7条は、点呼の報告・確認・指示の内容と、点呼をした人と受けた運転者の氏名などを、運転者ごとに記録させ、1年間の保存を義務にしています。記録と保存の責任が運送会社に残る帳票なので、外部のサービスへ写しを置く理由がありません。

配達先一覧には、受取人の氏名と住所と電話番号が並びます。その列を消しても、伝票番号や届け先コードで自社の台帳から本人に結び付く一覧は個人データのままなので、渡す前に提供元が入力の中身を取り扱う契約かを見ます。入力された中身を提供元が取り扱わないと契約の条項で定まり、アクセスの制御も適切なら、サーバに保存されていても個人データの提供に当たらない扱いです。

取り扱う契約のときは、利用目的の範囲で取扱いを任せる委託（第27条第5項第1号）として扱えるかを見ます。委託なら、委託先を監督する務め（第25条）が運送会社に残ります。委託とも言えなければ第三者提供に当たり、受取人や運転者本人の同意（第27条）なしには渡せません。

国外の事業者との契約では、委託の形であっても、外国にある第三者への提供（第28条）として本人の同意が要る場合があります。例外は、同等の制度を持つとして定められた国と、基準に合う体制を整えた事業者です。国外の提供元を選ぶなら、総務はこの確認を候補の比較より先に済ませます。

ChatGPT Business と Claude Team の料金表には、入力を既定で学習に使わない旨の記載があります。ただ、これは提供元の説明なので、総務は契約書と管理画面で次の8つを確かめ、1つでも定めが見つからない候補は、料金が低くても比較から外します。

• 入力を学習に使うか
• 保存する場所と保存期間
• 解約した後の削除
• 再委託の有無
• 海外への移転
• 社内で誰が使えるか
• 操作の記録が残るか
• 漏えいのときの連絡の取り決め

契約の数は社内で決められ、外部に頼むのは規約とつなぎ込み

月払いの2アカウントで記録を取り、年払いへ移すアカウントを決めるところまでは、社内だけで進められます。年額の払い損は使われないアカウントの数で決まり、その数を残すのは配車担当の記録だからです。新しくアカウントを持つ会社が手始めに契約する月額課金の2アカウントは、ChatGPT Business の試算で月7,700円です。

【説明用の架空の記入例】アカウントAの記録は、第1週が使った日4日・直した欄6、第2週が5日・3、第3週が5日・2、第4週が4日・2です。アカウントBは、第1週が3日・5、第2週と第4週が0日、第3週が1日・4です。この記録なら、Aは年払いへ移す候補、Bは配る相手を替えるか契約から外す候補になります。値は説明用の架空のもので、目安ではありません。

外部に頼むのは、国外の提供元の規約で8つの定めと第28条の確認を総務だけで読み切れないときか、下書きを配車システムへ書き戻す仕組みまで作りたいときです。前者はアカウントと規約の選び方を一緒に詰めるAI顧問、後者は配車システムとのつなぎ込みを請け負うAIエージェント開発が候補になります。

読み違いが1つの荷主の様式から出続けるなら、配車担当はその荷主の注文を読ませる帳票から外し、様式が変わるまで手で打ちます。使われない週が続いたアカウント（たとえば4週のうち2週以上。線は経営者が決める）は契約から外し、残したアカウントを年払いへ移すかは、その荷主を外した後の記録で経営者が決めます。