運送会社のFAX注文をAIで読む費用は？3製品の料金と訂正FAXの扱い

先に結論

製品の差が出るのは、荷主ごとの様式の見分けと、注文書の欄の読み取りです。3製品の一番下のプランは月3万〜4万円台で、文字のある欄が10個の注文書を月600枚なら3製品とも収まり、欄が30個になると SmartRead のスモールの枠を超えます。

AI-OCRに任せるのはこの2つの作業までで、訂正FAXの重複は台帳の式で印を付け、事務が原本と全欄を照合します。重量と附帯作業は、配車担当がもう一度原本を見ます。

製品で差が出るのは、様式の見分けと欄の読み取り

受信から配車表までの7工程のうち、製品によって差が出るのは、月の枚数と1枚に読む欄の数で料金が動く様式の見分けと欄の読み取りの2つです。訂正FAXを新しい注文にしないための重複の照合は、製品ではなく台帳の式に持たせます。

図の要点：受信から配車表までの7工程の流れ。事務が受信を注文・訂正・取消に仕分け、AI-OCRが荷主と様式を見分けて一覧に無い様式を事務へ回し、日時・積地・卸地・品名・数量・重量・附帯作業の欄を読み取る。事務が台帳の式が付けた重複の疑いを確かめ、原本との照合は事務が全欄、配車担当が重量と附帯作業を見る。空欄と「前回と同じ」は締めの前に荷主へ問い合わせ、締め後の注文をどの便に足すかは配車担当が決めて配車表に載せる。

決まった様式を持たない荷主の注文は、図の2つ目の工程で一覧に無い様式として毎回事務へ回り、読み取りの工程へそのまま進めません。注文台帳がExcelでも配車システムでも、製品に渡さない5工程を社内に置く分け方は変わりません。

原本との照合を全欄にするのは、AI-OCRの読み違いが、台帳の上では正しい値と見分けが付かないからです。「重複の疑い」が付かなかった行も、照合は省きません。重量は車格を、附帯作業は請求を動かす欄なので、配車担当がもう一度原本を見ます。

「前回と同じ」のように前の注文を指す書き込みは、読み取りの側で埋めさせず、空欄のまま印を付けさせます。止まりやすいのは様式の見分けで、荷主が予告なく様式を変えると、欄の位置が1つずれただけで別の欄の値を読み取ります。

読み取りの工程では、荷受人の名前や電話番号が載った注文書の画像が製品のサーバへ渡ります。提供元が画像を取り扱わない契約で、見られる人の制御も適切なら、そもそも提供に当たりません。

製品側が画像を取り扱う契約なら、読み取りという利用目的の範囲で処理を任せる委託と言えるかを確かめます。委託なら委託先を監督し（第25条）、言えなければ第三者提供として荷受人の同意（第27条）が要ります。

処理が国外の事業者に及ぶなら、委託であっても第28条の同意が問題になり得ます。規約で読む項目は帳票を渡す前に生成AIの契約で見る点と同じで、読み取った画像をどこに何日置くかは特に確かめます。

3製品の一番下のプランは月3万〜4万円台

月30,000円前後で並ぶのは、PaperOn のライト（年額契約）と SmartRead のスモール（年36万円）です。DX Suite の Lite は月40,000円からです。

表から読むのは、自社の月の枚数がどの製品の一番下のプランに収まるかです。料金の数え方は、PaperOn が読み取り回数（ファイルかページ単位）です。DX Suite は月額の無料枠を超えた分を枚・範囲で数える従量で、SmartRead は年額の枠を項目・ページで使う形です。

PaperOn の額は年額契約で、ライトを月額契約にすると月36,000円です。DX Suite の Lite は初期費用0円で、無料枠は月18,000円分、項目抽出は1枚30円〜です。Standard は初期費用200,000円です。SmartRead のスモールは月額3万円相当・初期費用0円で、文字のある項目が1つ2円です。

試し方は、PaperOn が30日間の無償トライアル（200回）、SmartRead が無償トライアル（500枚まで）です。DX Suite には1ヶ月トライアルプラン（基本料金40,000円〜）があります。

3製品とも表示は税抜なので、そのまま並べて比べられます。差が出るのは料金の数え方で、どれが安いかは下の試算のとおり、枚数と欄の数で入れ替わります。

PaperOn は月額契約も選べ、年額契約との差を試算すると月6,000円です。SmartRead は契約期間が1年で、年額の枠を超えたときは、残りの月数と見込みの量から追加料金を調整します。DX Suite の1枚30円〜は、読み取りを設定した項目の数で単価が動きます。

荷主ごとの様式が違うFAXを、様式の設定なしで読ませるなら、PaperOn はスタンダード以上が前提です。公式のQ&Aは、自由形式の注文書など非定型の帳票をAIおまかせモデルで読めるのは、スタンダードプラン以上としています。様式の違う荷主を何社も抱える会社は、ライトの額で見積もると足りません。

月の枚数と1枚の欄の数で安い製品が入れ替わる

公式の単価で試算すると、文字のある欄が1枚に10個の注文書を月600枚なら、3製品とも一番下のプランに収まります。PaperOn は800回の内側です。SmartRead は1枚20円の試算で月12,000円分です。DX Suite は1枚30円なら、月18,000円分の無料枠をちょうど使い切ります。

入れ替わるのは、欄の数が増えたときです。欄が30個の配車依頼書なら、SmartRead は1枚60円の試算になります。月600枚なら年432,000円分の試算で、スモールの36万円を超えます。PaperOn は欄がいくつあっても1枚1回なので、ライトの800回に収まったままです。

月の枚数が増えると、今度は回数の上限が先に来ます。月1,500枚なら、PaperOn はスタンダードの2,000回に上がり、試算では月50,000円（年額契約）です。欄が10個なら SmartRead は年36万円分にほぼ収まり、こちらが軽くなります。

ただし荷主が1〜2社で、荷主の側がExcelで注文を出せるなら、読み取りを入れるより、ファイルで送ってもらう相談のほうが早道です。そのファイルを配車表の欄に合わせる手順は、荷主のCSVを注文台帳に取り込む変換表にあります。

汎用の生成AIにFAXの画像を読ませる形なら、料金は利用するアカウントの数で決まり、4製品を5アカウント・1年分で比べた額で比べられます。読み取った注文を翌日分の配車表で使うときの割り当ての条件は、配車の属人化を解く条件表で書き出せます。

読む欄は運送申込書の事項を基準に選ぶ

荷主のFAXは、欄の名前も順番も荷主ごとに違います。どの欄を読ませるかは、標準貨物自動車運送約款の第6条が運送申込書に並べる事項を基準にすると決めやすくなります。

読む順番は、読み違えたときの影響が重い欄から決めます。真荷主などが申込者のときは第6条の一部の事項を書かなくてよい定めがあり、この表は法令上の必須の欄の一覧ではありません。そのため、荷主が書いてこない事項は空欄のまま印を付け、事務が締めの前に問い合わせます。

荷受人の電話は、遅れたときの連絡にしか使いません。配車表に載せない会社なら、読む欄から外しておくと、製品のサーバに残る個人データも減らせます。

ペーパーレスFAXで受けた注文データはデータのまま保存

複合機のペーパーレスFAXで受けた注文書は、印刷して綴じるのではなく、受け取ったデータのまま残します。ペーパーレス化したFAX機能を持つ複合機で注文書を受け取る取引は、電子帳簿保存法の電子取引に当たります。国税庁の一問一答は、その取引情報をデータのまま保存するよう求め、データを出力した書面は保存書類として扱わないとしています。

一問一答は、受け取ったデータにタイムスタンプが付いていなければ、受け取った側で付けるか、事務処理規程に基づいて適切に管理することが必要だとしています。事務処理規程は、社内規程の1つとして定めておく形です。

保存は、各税法に定められた保存期間が満了するまでです。読み取りの製品の画面にも保管の期間があり、PaperOn の料金表では、データ保管期間は最大2年間です。製品の画面だけに頼らず、受信したファイルを日付と荷主名で探せる社内の置き場所を、製品を入れる前に決めておきます。

訂正FAXは注文番号・積地・日付の3項目で台帳と照合する

訂正FAXを新しい注文として入れないために、読み取った行を注文台帳の既存の行と、注文番号・積地・日付の3項目で照合します。3項目が一致したら、新しい注文として入れず、台帳側の式で「重複の疑い」を付けます。注文番号を書かない荷主なら、照合する項目は積地・日付・荷主名の3つです。

荷主は、元の注文と同じ様式に時刻だけ書き直して訂正を送ってくることがあります。訂正の印が小さければ、読み取りの結果は台帳の新しい1行扱いです。台帳どおりに組めば同じ積地に2台が着き、1台は空で戻るので、印が付いた行は事務が原本の訂正印を確かめ、元の行を書き換えてから、受けた訂正を荷主へ復唱して返します。

【説明用の架空の記入例】訂正FAXが「重複の疑い」で止まった行

料金の見積を左右するのは枚数と欄の数でも、配車表を誤らせるのは訂正の取り込み違いです。試用の最初に訂正と取消の混ざる荷主の分を入れるのは、照合する3項目が荷主の書き方に合うかを、料金の比較より先に確かめるためです。

読む欄の設定を誰が直すかで、製品の契約と外部の支援が決まる

様式の数が少なく、読む欄の設定を直す人を事務に1人置けるなら、試用から契約までは社内で進められます。荷主が予告なく様式を変えたとき、欄の位置を直すのはその人の仕事になるからです。

様式が多く、読み取った行を注文台帳から配車システムへ送るところまで一続きにしたい会社では、設定の保守とつなぎ込みが事務の手に余ります。その場合はまず、製品の料金とは別にAIエージェント開発でつなぎ込みの範囲を見積もり、製品の契約と合わせて判断します。

試用を止める合図は、最初の1週間に入れた訂正FAXが重複の疑いで止まらず、新しい注文の行として台帳に入った週です。事務はその週のうちに、式で照合する項目が荷主の書き方に合っているかを確かめ、合うまでは次の荷主を足しません。

事務が荷主ごとに週で数える2つの数のうち、原本と違った欄の数は読む欄の設定の合い方を、重複の疑いが付いた行の件数は訂正の止まり方を表します。違う欄の数が試用の終わりまで下がりきらない荷主は、事務が原本と見比べる欄を増やすか、配車責任者が様式を変えられないか荷主に相談します。