人材紹介の推薦スピードが競合に遅れる原因と当日中の求人票確認

対象は、RAが商談で聞いた要件を求人票にし、企業の確認を経て推薦に入る流れです。商談と候補者面談を同じ担当が持つ両面型の会社にも当てはまります。

他社の推薦が早いのは確認待ちが短いから

推薦の開始を左右するのは、求人票を書く速さより、企業の確認が返るまでに日をいくつまたぐかです。翌日に全文を送って待つ形では返答が翌々日にずれ、商談中に明示事項を埋めて当日中に未確定の欄だけを聞く形なら、待つのは1往復分で済みます。

図の要点：商談から推薦開始までの5つの時点。商談中にRAが業務と就業場所の変更の範囲、更新上限、固定残業代の内訳を企業から聞き切る。商談の直後に生成AIが商談メモから下書きと未確定の欄の一覧を作る。当日の終業前にRAが未確定の欄と返答期限だけの確認依頼を人事担当へ送る。翌日に返答を求人票へ入れて確定し、確定の日に求人管理システムへ登録して推薦を始める。

直近の自社の求人を図の時点に当てはめ、商談の日と確認依頼を送った日が別の日付なら、縮める区間は商談の直後から終業前までです。送った日は同じでも返答に2日以上かかっていれば、詰まっているのは企業側の確認者です。

仮の場面で言えば、夕方に商談を終えたRAの翌日の午前が候補者面談で埋まっていると、下書きは昼過ぎ、全文の送付は夕方、人事担当の返答は翌々日になります。この2日のあいだに、取引先は他社から届いた推薦書類を読み始めています。

確認が日をまたぐのは要件シートの空欄から

2024年4月1日から、職業紹介事業者への求人の申込みで明示する労働条件に、業務と就業の場所の変更の範囲と、更新上限を含む更新の基準が加わりました。この3つは、商談中に企業から聞く欄として要件シートに入れておく必要があります。それより前に作った要件シートの様式には、この3つを書き込む欄が用意されていない場合があります。

欄が無いまま商談を終えると、下書きの段になって空欄に気づき、企業への質問が1往復増えます。厚生労働省の職業紹介事業者向けのリーフレットも、これらの情報が求人企業から適切に伝えられているかの確認を紹介会社に求めています。推測で埋めてよい欄ではないので、聞き漏らせばそのまま待ち日数になります。

日をまたぐ原因は、次の3つに分けて探します。

• 明示事項の欄が空のまま商談から持ち帰る
• 確認依頼に求人票の全文を付け、人事担当が全部を読み直す
• 賃金や配置の変更の範囲を決める部門長が商談にいない

どの原因から手を付けるかは、会社の分け方で変わります。

商談中に埋める欄と持ち帰ってよい欄

業務内容と就業場所、その2つが将来どこまで変わり得るか、契約期間と更新上限、賃金と固定残業代の内訳、就業時間、休日は商談中に企業の口から確定させます。訴求の書き方と媒体ごとの整形は、RAが持ち帰っても企業の確認を待たずに済む欄です。

自社の要件シートの様式に、商談中の5行のうち欄の無いものがあれば、次の商談の前に足しておきます。商談中に決まらない欄を当日中の行へ移すのは構いませんが、持ち帰りの行には移しません。

固定残業代は、基本給と手当を分け、何時間分の時間外手当として幾らを払うか、超えた分を追加で払うことまで書く決まりです。商談メモに「固定残業代あり」とだけ残ると、賃金の欄は確定できません。

商談で聞く順番は、確定に時間のかかる欄を前に置きます。

当日中の確認依頼は未確定の欄だけを聞く

当日中に送る確認依頼は、求人票の全文ではなく、未確定の欄と「この内容で確定として扱う欄」の2つと返答期限だけにします。手順は次の3段で、生成AIが受け持つのは1段目だけです。

生成AIへの指示には、商談メモにある語だけで欄を埋めること、メモに無い欄は空欄で返し未確定の一覧に入れることを書きます。空欄で返すよう書いておかないと、変更の範囲に「業務内容に準ずる」のような、誰も言っていない語が入って戻ることがあります。そうした下書きは使わず、指示を直してから作り直します。

確定扱いの欄を企業が直してきたら、その欄は次の商談から「商談中」の行で聞き方を変えます。全文の求人票は、返答が来て確定した後に求人票として確認してもらえば足ります。

求人票の作成そのものが担当の人数で追いつかない場合は、求人原稿を生成AIで内製するか外注するかの比べ方から見直します。

要件の聞き取りから掲載の停止までの他の工程は求人獲得・整理の業務一覧から、人材・派遣のほかの業務は人材・派遣のAI活用の入口から辿れます。商談メモには公開前の採用計画が入るので、渡す生成AIのサービスが入力を学習に使うかどうかは、契約と設定の両方で事前に確かめておきます。

企業の確認前に推薦の準備はどこまで進めるか？

企業の確認が返る前でも、確定した条件の範囲で社内の候補者データベースから洗い出し、優先順位を付けるところまでは進めて構いません。ただし、未確定の欄の条件は候補者に伝えません。

候補者に連絡するのは、求人票が確定してからにします。厚生労働省の求人企業向けリーフレットは、労働条件の一部を後から明示する場合も、原則として面接など求職者と最初に接触する時点までに全てを明示するとしています。未確定の条件のまま打診すると、後から変わった条件を候補者ごとに伝え直すことになります。

企業の返答で条件が変わったら、洗い出した候補者のリストも同じ日に見直します。職業紹介事業者向けのリーフレットも、載せた求人の情報を、掲載時点を示すなどして最新で誤りの無い状態に保つよう求めています。媒体や自社サイトに載せた後の表示の点検と掲載の止め方は、求人情報の表示チェックと停止の記事で扱っています。

求人管理システムに登録するまで候補者の検索を始めない運用の会社なら、確定前は「仮登録」の印を付けて検索だけを許す形にすると、洗い出しを前に倒せます。

商談から推薦開始までの3つの時間を測る

効いたかどうかは、商談終了から確認依頼まで、確認依頼から返答まで、商談から最初の推薦までの3つの時間で確かめます。求人管理システムかExcelに、商談終了の時刻、確認依頼を送った時刻、企業が返答した時刻、最初の推薦日の4つを求人ごとに残します。

並べるのは、変える前の2週間と変えた後の2週間です。求人ごとの差が大きいときは企業別に分けて見ます。

確認依頼から返答までが縮まらない企業が出たら、RA責任者がその企業の担当RAと相談し、次の商談に部門長の同席を頼むかを決めます。同じ企業の確定扱いの欄が繰り返し直されるなら、聞き方を変えるのは「商談中」の行です。

最初に着手するのは、RA責任者による要件シートの様式の見直しで、商談中の5行がそろっているかを確かめるところです。そのうえで、ここから2週間は求人ごとの4つの時刻を記録し、商談終了から確認依頼までを時間の単位で毎週見比べます。