予約
旅館の予約メールの転記をAIで減らす流れと比較
予約担当がメールと電話で受けた予約をPMSへ登録し、確認の返信を出す業務は、文書生成AIを挟むと「AIが日程・人数・プラン・要望を項目に分解する」「予約担当が抽出結果を確認して登録を確定する」「返信の下書きを直して送る」の流れに置き換わります。
ホテル・宿泊の業務
予約
予約とは、電話・メール・OTA・自社サイトからの予約を受けてPMSに登録し、変更と重複を管理し、要望を各部門へ伝える業務です。
この業務の全体像
予約担当が、電話・メール・OTA・自社サイトからの予約を受け、変更・キャンセルを処理し、重複を防ぎ、宿泊客の要望と事前連絡をPMSに登録して各部門へ伝える業務です。成果物は予約データ、要望の記録、事前連絡、到着予定の一覧です。
仕事の順番
- 予約を受ける
- PMSへ登録する
- 変更・キャンセルを処理する
- 要望を記録し部門へ伝える
- 到着前に連絡する
AIに任せられる工程
- メールからの予約情報抽出とPMS登録
- OTA予約とPMSの突合
- キャンセル料の計算と案内文
- 要望の分類と部門別の申し送り
人が判断を残す工程
- 登録の確定と満室時の代替提案
- 重複の扱い
- 規定の例外と特別対応
よくある質問
- OTAの予約とPMSの重複はAIで防げますか。
- OTA通知とPMSの予約を照合し、同一客の重複や在庫の食い違いを指摘できます。連携できないOTAは手作業の確認が残るため、対象を連携できるチャネルから始めます。
- 予約メールからの登録は正確ですか。
- 日程・人数・プランの抽出誤りが当日のトラブルになるため、登録の確定は予約担当が行います。満室時の代替提案も人が判断します。
- アレルギーや記念日の要望が部門に伝わらない問題は減りますか。
- 要望の分類と部門別の申し送り生成は任せられます。アレルギー情報の伝達漏れは健康被害に直結するため、料飲部門が受け取ったかを人が再確認する手順を残します。
この媒体を出している BoostX は、予約のAI化を支援しています
記事に書いた業務の分け方と工程ごとの線引きは、株式会社BoostXがAI導入支援で用いる、業務整理と実装設計の考え方です。読んで終わりにせず自社で動かしたい場合は、次の3つの進め方があります。ホテル・宿泊を含め、業種を問わずお受けしています。
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毎月ひとつずつAI化する
AI顧問
今の業務を工程に分けて、任せられるところから毎月ひとつずつAIに置き換えていく進め方です。設計と実装、運用の見直しまでを月額で続けます。
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部署をまたいで一気に動かす
FDE型AI伴走支援
BoostXも当事者として社内に入り、複数の部署にまたがる業務を一緒に組み替えます。月2日の訪問を含む伴走型です。
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仕組みとして作り切る
AIエージェント開発
試して効果が出た工程を、人が起動しなくても動き続ける仕組みにします。小さく試す段階から本番運用まで。
予約の課題を解決したい会社の方へ
オンライン30分・無料の相談です。ツールの紹介はしません。いまの工程を伺い、AIに任せる工程と人が決める工程を分けて、最初に着手する1工程まで決めて終わります。その場で契約をお願いすることはありません。
対象 自社の業務でAIを使いたい会社の方（経営者・部門責任者・情報システム／DX担当） ／ 営業・提携のご提案、個人の学習相談はお受けしていません。