GASでシフト表を自動作成する方法｜条件に基づく最適配置

シフト表を毎月手作業で作っているなら、その時間は確実に削れます。スタッフの希望収集からシフト配置まで、GASで自動化すると月に数時間かかっていた作業が数分で完結します。この記事では、GASを使ったシフト表自動作成の仕組みと実際のコード例を、飲食・小売・医療・サービス業の担当者でも理解できるよう丁寧に解説します。

GASでシフト表を自動作成する仕組みの全体像

GASによるシフト表自動作成は、大きく4つのステップで構成されます。まず、スタッフがGoogleフォームまたはスプレッドシートに希望シフトを入力します。次に、GASが収集したデータを読み込み、設定した条件（最低人数・時間帯・スキル要件など）に従って自動でシフトを割り当てます。その後、完成したシフト表をスプレッドシートに書き出し、スタッフへ自動でメール通知を送ります。

手動でシフトを組む場合、希望の収集・調整・表の作成・周知まで含めると、月に3〜5時間かかることは珍しくありません。GASで自動化すると、担当者がやることは「ボタンを1回押すだけ」か「トリガーで全自動」の2択になります。

事前準備——スプレッドシートの設計

GASでシフトを自動作成するには、まず「希望入力シート」と「シフト出力シート」の2枚をスプレッドシートに用意します。

この領域でつまずきやすいのは、ツール選定よりも「業務の中のどこに組み込むか」の設計です。BoostXの業務自動化サービスは、業務ヒアリングから設計・定着支援までをサービス対応範囲としてカバーできる領域です。

希望入力シートの構成

希望入力シートには、スタッフ名・日付・希望区分（出勤可・不可・午前のみ・午後のみ等）を記録する列を作ります。Googleフォームと連携させると、スタッフがスマートフォンから希望を入力した内容がリアルタイムでスプレッドシートに書き込まれます。

列の構成例は以下のとおりです。A列にスタッフ名、B列以降に日付（例: 2026/5/1, 2026/5/2…）を並べ、各セルに「○（出勤可）」「×（不可）」「午前」「午後」のいずれかを入力するシンプルな形式が管理しやすいです。

シフト出力シートの構成

シフト出力シートは、縦軸に日付・横軸に時間帯（早番・中番・遅番など）を並べ、GASが配置したスタッフ名を書き込む形式を取ります。視認しやすいよう、担当者ごとに背景色を変えると現場での確認が楽になります。

GASコードの実装——希望収集から配置まで

以下は、希望入力シートのデータを読み込んでシフト出力シートに割り当てを書き込む基本的なコードの例です。実際の業務に使う際は、スタッフ数・シフト区分・必要人数に合わせてカスタマイズしてください。

基本コード例

function createShift() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const inputSheet = ss.getSheetByName('希望入力');
  const outputSheet = ss.getSheetByName('シフト出力');

  // 希望データを取得（2行目以降）
  const data = inputSheet.getDataRange().getValues();
  const headers = data[0]; // 1行目はヘッダー（日付）
  const staffList = data.slice(1); // 2行目以降はスタッフデータ

  outputSheet.clearContents();
  outputSheet.appendRow(['日付', '早番', '中番', '遅番']);

  // 日付ごとにシフトを配置
  for (let col = 1; col < headers.length; col++) {
    const date = headers[col];
    const assignedStaff = { '早番': [], '中番': [], '遅番': [] };

    staffList.forEach(row => {
      const name = row[0];
      const wish = row[col];
      if (wish === '○') {
        // 簡易配置: 早番→中番→遅番の順で均等に割り当て
        if (assignedStaff['早番'].length <= assignedStaff['中番'].length &&
            assignedStaff['早番'].length <= assignedStaff['遅番'].length) {
          assignedStaff['早番'].push(name);
        } else if (assignedStaff['中番'].length <= assignedStaff['遅番'].length) {
          assignedStaff['中番'].push(name);
        } else {
          assignedStaff['遅番'].push(name);
        }
      }
    });

    outputSheet.appendRow([
      date,
      assignedStaff['早番'].join(', '),
      assignedStaff['中番'].join(', '),
      assignedStaff['遅番'].join(', ')
    ]);
  }

  SpreadsheetApp.getUi().alert('シフト表を作成しました。');
}

コードの動作説明

このコードは「希望入力シート」からスタッフと日付ごとの希望区分（○/×）を読み込み、「○（出勤可）」のスタッフを早番・中番・遅番に均等に振り分けて「シフト出力シート」に書き込みます。実際の業務では、「1シフトに最低2名必要」「特定スタッフは早番のみ」といった条件を追加することになります。

条件に基づく自動配置のロジック

最低人数チェックの実装

実際のシフト管理では「各時間帯に最低2名は必要」「土日は3名以上」といった条件があります。GASでこれを実現するには、配置後に条件チェックを実行し、不足している場合はアラートを出す処理を追加します。

function checkMinimumStaff(assigned, minRequired) {
  const alerts = [];
  Object.keys(assigned).forEach(shift => {
    if (assigned[shift].length < minRequired) {
      alerts.push(`${shift}が${minRequired}名を下回っています（現在${assigned[shift].length}名）`);
    }
  });
  if (alerts.length > 0) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('警告:\n' + alerts.join('\n'));
  }
}

スキル・資格条件の考慮

医療・介護施設のように「夜勤には看護師資格保有者が必ず1名必要」といった資格条件がある場合は、スタッフデータにスキルフラグを持つ列を追加します。GASでそのフラグを参照しながら配置することで、資格条件を満たしたシフト表を自動で生成できます。

function notifyStaff(staffName, email, shiftDetails) {
  const subject = '来月のシフト表をお送りします';
  const body = `${staffName} 様\n\n来月のシフト表が確定しました。\n\n${shiftDetails}\n\n変更が必要な場合はご連絡ください。\n\n株式会社〇〇 シフト管理担当`;
  GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
}