点検整備記録簿はAIで下書きし、確定は誰が行うか

記録簿は書く内容が自由ではありません。道路運送車両法第49条第1項は、点検または整備をしたときの記載を定めています。「点検の年月日」「点検の結果」「整備の概要」「整備を完了した年月日」などを遅滞なく書きます。省令にあたる自動車点検基準第4条第1項は、記載事項を加えています。登録番号または車台番号、総走行距離、実施した者の氏名または名称および住所です。同条第2項は保存期間を1年間と2年間に分けています。

記録簿づくりはどこで二度手間になるのか？

対象は、認証工場・指定工場で作業が終わったあとに作る点検整備記録簿と、指定工場の完成検査の記録です。読むのは工場の経営者、工場長、整備主任者、サービスフロントの責任者を想定しています。車検でも法定点検でも一般整備でも、作業が終われば同じ書類の流れが動きます。

書く人の側の余裕は限られています。日本自動車整備振興会連合会の実態調査によると、1事業場あたりの整備要員は4.36人です。書類を専任で担う人を置けない規模で、法定の記載が毎台発生します。転記に取られる時間は毎日積み上がり、記載漏れは監査や次の入庫で表に出ます。控えが見つからない日には、実施した整備を証明する手立てが残りません。同じ「記録」でも、起点と確定者が違う3つが工場の中に並んでいます。

例外はこの表の外に出します。分解後に追加した整備、保証やリコールで別様式を使う作業、他社で受けた整備の履歴です。例外を同じ流れに混ぜると、記載事項の確認が止まります。

言葉の範囲をそろえます。点検整備記録簿づくりとは、作業が終わった車両について点検の結果と整備の概要、交換部品、実施者を法定の記載事項に沿って書き、確認を受けて顧客へ渡し、控えを保存期間まで残すまでの仕事です。要点は3つです。

• 整備の概要の下書き、部品伝票からの品番拾い、記載漏れの指摘はAIに渡せます
• 良否の判定と検査の合否、記載内容の確定は整備士・検査員・整備主任者が持ちます
• 作業指示書の記入が現場で完結していない工場は、記録簿より先に指示書の運用を直します

作業の完了から控えの保管までを順に並べる

ここからは点検整備記録簿だけを、作業の完了から控えの保管までの時系列で7工程に割ります。担当と帳票を先に固定し、そのうえでAIが解決することと人が決めることを分けます。

「量か時間」が「—」なのは、工程ごとの所要時間を示す公的統計が無いためです。導入前に自社で2週間測り、この欄を自社の数字で埋めます。

色枠がAIの担う工程、灰色が整備士・検査員・整備主任者が確定する工程、右上の三角が失敗の起きやすい工程です。

• AIで消える工程：工程5のうち、工程1から4で一度書いた内容をもう一度組み立て直す動きが消えます。
• 短くなる工程：工程3の伝票探しと工程6の差し戻しの往復、次の入庫で過去の記録を探す時間が短くなります。
• 新しく増える確認工程：下書きと原資料を突き合わせる確認が工程5に入ります。保存期間の区分を綴る前に確かめる工程も足します。

AIが埋める法定項目と、検査員が確定する合否

左の色枠がAIの下書きする仕事、右の灰色が整備士・検査員・整備主任者が確定する仕事です。矢印の位置が止めどころで、控えを渡す前に人が原資料と照らします。

良否の判定は動かしません。パッドの残量やタイヤの溝を実測して良否を決めるのは整備士で、AIは実測値を項目に並べるだけです。検査の合否も検査員が決めます。記録の書き方の問題ではなく、車両を見た人の判断だからです。

記載内容の確定も人に残ります。工場は使用者に代わって記載を行い、控えを渡し、自社でも控えを残します。下書きが正しく見えるほど確認が形式になりやすいので、確定の前に原資料と照らす工程を型に組み込みます。所有者の氏名や住所、車台番号を外部のAIサービスへ送ってよいかも決めます。個人情報の保護に関する法律の扱いとして、社内で範囲を文にします。

本メディアでは、記載漏れの指摘だけをAIに任せて整備主任者の確認を省く設計は勧めません。理由は、漏れていない誤りを見つけるのは人の目だからです。前提は、整備主任者が全台の記録簿に目を通している工場を想定していることです。指定工場で検査員と整備主任者が分かれ、二重に見る体制がある工場なら、この判断は緩められます。

手を付ける順番は失敗の出る場所で決まる

着手先は、判断を含むか、データがあるか、失敗の損失がどこに出るか、の3つで決めます。工程3の部品拾いは判断を含まず、材料は伝票と納品書にあり、失敗しても工程6で止まります。工程5の法定項目は、材料が揃っていれば作業ですが、失敗が控えとして外に残ります。だから工程3が先で、工程5はその後です。

作業指示書と部品伝票が整備システムに電子で残っている工場なら、工程3からそのまま着手できます。点検票が紙のままの工場なら、工程3と並行して点検票の様式を1枚に寄せるところから始めます。指定工場で完成検査の記録も同じ様式に乗っている工場では、工程4まで一度に整えられます。

一般整備が中心で法定点検の台数が少ない工場では、工程5の効果は小さくなります。作業指示書が口頭で回って文字になっていない工場なら、AIは入れない方がよい工場です。読み取る材料が無く、整備士が口で説明した内容を誰かが打ち直す工程が増えるだけになります。

本メディアでは、記録簿の電子化とAIの下書きは同時に進めるべきだと判断します。理由は、紙に書き写す工程が残ったままでは二度手間が消えないためです。保管の様式を運輸支局との関係で紙に固定している工場では、この順番は当てはまりません。

2週間の試行は車検の入庫だけで回す

1. 対象を絞ります。車検の入庫だけを対象にし、工程3と工程5を試します。一般整備と保証の作業は外します。
2. 導入前を測ります。同じ整備士で2週間、記録簿1件あたりの作成時間と差し戻しの数を控えます。
3. 元データを出します。整備システムから作業指示書と部品伝票、点検票の様式、車検証の項目を書き出します。
4. 下書きを回します。作業指示書と伝票から整備の概要と交換部品を起こし、法定の記載事項に振り分けます。
5. 確認の型を決めます。整備士は「総走行距離」「登録番号」「整備の概要」「交換部品」の4点を原資料と照らします。
6. 合格の線を先に置きます。工場長が「整備主任者の差し戻しが導入前を下回る」を開始前に決めます。
7. 2週間後に並べます。導入前と導入後を同じ表に置き、完成検査の記録まで広げるかを工場長が決めます。

確認者と保存期間と例外を先に文にする

確認者は、整備主任者が記録簿を見る形を残します。誰が確定したかを記録に残すと、後日の指摘に答えられます。保存期間は1年と2年で分かれるため、車両ごとに綴り先が決まる型にします。同じ綴りに一緒に入れると、どこまで残す必要があるかを工場側で説明できなくなります。

例外の経路も文にします。分解後に追加した整備、保証やリコールで別様式を使う作業、他社で受けた整備の履歴は、下書きの対象から外して人が回します。外す条件を先に決めておくと、記載事項の確認が止まりません。

拡張は、同じ記録を使う隣の業務へ広げます。次は完成検査の記録、その次は次回入庫時の過去記録の引き当てです。指標が導入前を下回る状態が2か月続いてから移します。

失敗は部品伝票と確認の形骸化で起きる

工程3の失敗は、部品伝票が現場に散らばったまま工程5に入ったときに起きます。整備の概要から交換部品が落ち、次の入庫で前回の処置が読めなくなります。防ぎ方は、伝票を車両単位でまとめる置き場を決め、拾えなかった伝票を一覧に出すことです。

工程6の失敗は、繁忙期に確認が形式になったときに残ります。下書きが整っているほど、読まずに押してしまいます。確認の4点を画面と紙の両方で目立たせ、確認者の名前を記録に残す型にします。

国土交通省の人材確保ワーキンググループの資料では、自動車整備士の有効求人倍率は令和5年度で4.99倍、全職種は1.17倍とされています。同じ資料で、約6割の事業者が整備士の不足を感じているとされています。書類の専任を置く道が取りにくいなら、二度書きの工程から先に減らす形が現実的です。