整備工場の入庫予約管理はAIに何から？電話を残す順とWeb予約の月額

先に結論

フロントが1人で整備士も電話を取る工場は、出られなかった着信を留守番電話の案内でWeb予約の受付ページへ誘導し、折り返しの一覧を作るところから始めます。Webとメッセージの予約が増えた工場は、文面を症状・発生の条件・希望日・車両の欄に分け、リフトと代車が両方空く日を3つまで挙げる作業をAIに任せます。

入庫日と代車の有無、空いた欄を客に聞くか入庫の当日に聞くかはフロントが決めます。AIには推定の故障箇所を書かせず、症状から原因を見るのは入庫後の整備士です。

車検の満了日が近い予約は、候補日のやり取りをせずにフロントが電話でその場で決めます。どこから電話に回すか（たとえば満了日まで10日を切ったら）は工場長が決めます。代車管理表が事務所の壁の紙なら、候補日を出させる前に、貸出と返却の予定を予約表と同じ表へ移します。

電話中心か文面中心かで、AIに任せて効果が出る作業が変わる

電話で受ける予約が中心の工場と、文面の予約が増えた工場とでは、AIに任せて効果が出る作業が違います。入庫予約は電話・Web予約フォーム・LINEの3つの入り口から届き、文面で届いた分は、フロントが予約表と代車管理表へ手で書き写しています。

図の要点：Web予約の文面が予約表の1行になるまでの4つの工程の図。入力はWeb予約フォームとLINEの文面、予約表と代車管理表の空き、車検の満了日。AIが文面を症状・発生の条件・希望日・車両の欄に分け、書かれていない欄は空けたまま示し、リフトと代車が両方空く日を3つまで挙げる。フロントが空いた欄を聞く時期を決め、満了日が近い車（たとえば10日を切る車）は電話で入庫日を決め、入庫日と代車の有無を決める。出力は予約表の1行と、客への確認の連絡と作業指示書への申し送り。

この流れをどこまで渡すかは、入り口ごとの件数を数えてから決めます。電話で受ける予約が中心の工場では、フロントか手の空いた整備士がその場で入庫日を決めて電話を切ります。この工場で効果が出るのは図の「入力」より手前の作業で、出られなかった着信を留守番電話の案内でWeb予約の受付ページへ誘導し、折り返しの一覧を作るところまでです。

Webとメッセージの予約が増えている工場では、届いた文面を予約表に書き写す手が毎日かかっています。こちらは、図の「AIの処理」から「出力」までを任せると、すぐに効果が出ます。

入り口ごとの件数は、予約表の直近の記入と電話機の着信履歴で見当が付きます。出られなかった着信は、着信履歴と折り返した件数の差です。

電話を閉じてWebへ寄せる判断は、最後に回します。常連の客が電話で予約してくる地域の工場では、入り口を閉じた分がそのまま入庫の減少になり、気づくのは翌月の入庫台数を見たときだからです。

AIの整理は欄分けまでで、故障箇所の見立ては書かせない

AIの処理では、推定の故障箇所を書かせません。症状から原因を見立てるのは整備士の診断で、問診票の整理とは別の仕事です。文面に「ブレーキから音」とあれば、AIが分けるのは音が出る場面と頻度の欄までで、パッドの摩耗かどうかは入庫した後に整備士が見ます。

空いた欄の扱いも、フロントが決めます。発生の条件が書かれていない予約に確認の連絡を返すか、入庫の当日に受付で聞くかは、症状の重さと入庫日までの日数で変わるからです。

【説明用の架空の記入例】症状: ブレーキを踏むと音がする／発生の条件: 朝の走り出しに多い（頻度の記載なし）／希望日: 来週の平日の午前。車両: 車種は記載あり、登録番号は空欄／候補日: リフトと代車が両方空く日を3つ、満了日までの日数つき。空いた欄の登録番号と頻度は、確認の連絡で聞くか入庫の当日に聞くかをフロントが決めます。故障箇所の欄は作りません。

AIへ回すのは、症状と希望日と車両の欄だけで足ります。氏名と電話番号は予約システムの中で動かし、文面の整理には渡しません。それでも登録番号や症状の文面は、顧客台帳と結べば誰の車か分かる情報です。

預けた文面を事業者が取り扱わない旨が契約で定められ、事業者の側から文面を見られない設定なら、個人データの提供には当たりません。この条件を満たさないサービスは、委託（個人情報保護法第25条の監督）と見るか、客の同意を取る第三者提供（第27条）と見るかを契約で確かめます。国外の事業者の扱いは、生成AIツールのアカウントと入れてよい欄の決め方に続きがあります。

候補日は代車管理表と満了日を見てから出す

候補日を工場の空きだけで出すと、代車の重複に気づくのが入庫の当日になります。代車管理表が事務所の壁の紙なら、候補日を出させる前に、貸出と返却の予定を予約表と同じ場所へ移します。予約表そのものが工場のボードと事務所の台帳の2か所にある工場も、先に表を一本にするのが順序です。AIの候補日は、片方の表の空きしか見ないからです。

車検の満了日が近い車は、候補日を送る対象から外します。道路運送車両法第58条第1項は、有効な自動車検査証の交付を受けていない自動車を運行の用に供してはならないと定めています。

満了日を越えた車は、臨時運行の許可（法第34条）を受けない限り、客が自分で運転して工場へ来られません。そのため、満了日が近い予約は、候補日のやり取りをせずにフロントが電話でその場で決めます。どこから電話に回すかは、工場長が日数で決めておきます（たとえば満了日まで10日を切ったら）。

予約が季節で固まるのは、車検の満了日と、道路運送車両法第48条第1項の定期点検の時期が重なって押し寄せるためです。自家用の乗用車などは1年ごと、事業用の車などは3か月ごとの点検が使用者に求められます。案内を出した翌週に予約が集まる工場は、満了日から逆算する車検・点検の案内の暦と予約枠の空きを合わせておきます。

Web入庫予約の受付ページはいくらかかるか？

Webで予約を受け付けるページは、整備工場向けのサービスなら月額の桁が小さく済みます。一例として公開されている料金は、表示がすべて税込み、初期費用0円、支払いはクレジットカードです。

どのプランを選ぶかは、車検の予約が1日に何台入るかで決めます。この金額で置けるのは、客がカレンダーから枠を選ぶ受付ページです。自由な文面を欄に分け、代車と合わせて候補日を出す部分は、別にAIの仕組みを足す費用になります。

受付ページで枠を選んでもらう形にすれば、文面を整理する手そのものが減ります。症状の相談を自由な文面で送ってくる客が多い工場ほど、整理の側に費用をかける意味が出てきます。

フロント1人の工場は着信から、受付専任の店は候補日から始める

フロントが1人の工場は出られなかった着信から、受付の専任がいる店は候補日を出す作業から入ります。令和7年度の実態調査では、整備に当たる人は1事業場あたり平均4.36人です。この人数で受付の専任を置ける工場は限られるので、件数を数える前の見当は、整備士も電話に出る工場かどうかで付けられます。

フロントが1人で整備士も電話を取る工場は、出られなかった着信を、留守番電話の案内でWeb予約の受付ページへ誘導するところから始めます。文面の整理と候補日は、受付ページに予約がたまってからで間に合います。

受付の専任がいる店は着信にはすでに出られているので、代車管理表と予約表をまとめ、候補日を出す作業から手を付けます。Webの予約が大半のディーラー併設の工場は、確認の連絡文の下書きまで一度に渡せます。

Web予約の月額だけで済む工場と、欄分けの仕組みまで要る工場

カレンダーから枠を選んでもらう受付ページだけで足りる工場は、月額のサービスを工場で設定すれば済み、外に頼む作り込みは要りません。自由な文面を欄に分け、代車管理表と合わせて候補日を出す作業までAIに任せる工場は、受付ページとは別の仕組みが要ります。この仕組みを外の手で組むなら、AIエージェント開発が比べる相手になります。

どちらで足りたかは、フロントが始める前の週から控える、出られなかった着信の件数と予約1件の記入の分数で見ます。たとえば3週目の終わりに、任せた後の週と並べれば、取りこぼしが減ったのか、その週の予約が少なかったのかを分けられます。

取りこぼしが前と同じ水準のまま続いたら（たとえば2週）、工場長が確かめるのはAIの処理ではありません。留守番電話の案内文がWeb予約の受付ページへ誘導しているかと、折り返しの担当と時刻です。受付ページへ届かない着信は、AIを足しても予約にできないからです。

常連の客が電話で予約してくる工場では、電話の窓口を残したまま、文面で届く分から受付ページと仕組みへ移していきます。