中古車の買い替え提案にAIの候補表を使う前に、外す客の3条件を決める

先に結論

買い替えの候補は、車検の満了日と直近2回の整備明細の合計額からAIに並べさせ、理由を添えさせます。営業へ渡す前に、どの客を外し、どの順で声をかけるかを店長が条件として書き込みます。

外すのは、連絡の同意欄が空の客と断りを記録済みの客、直近の車検で高額の整備を承認した客、法人の社用車とリース車です。薦める在庫は営業が現車と在庫表で選び、電話の直前にもう一度在庫表を見ます。

入庫受付票や会員規約の裏面に、商品やサービスの案内が利用目的として書かれていない間は、整備の記録を候補表の根拠に使いません。表示を直した後に入庫した客の行から表に入れます。

条件の無い候補表は一斉配信と同じなので、外す客を先に決める

満了日だけで並べた表には、高額の整備を承認したばかりの客も、同意欄が空の客も同じ並びで載ります。そのまま営業の手に渡れば、声をかける先を選ばない一斉配信と変わりません。

図の要点：候補表を使う前と後の段取りを比べた図。使う前は、営業が印刷した顧客台帳から顔の浮かぶ客に電話し、断りの理由は営業の記憶にだけ残る。使った後は、AIが満了日と整備の明細から候補と理由を並べ、店長が外す客と声をかける順を条件で決め、営業が薦める在庫を選んで断りを理由別に台帳へ書く。

2025年度の乗用車市場動向調査で、直近2年以内に車を買った人のきっかけの上位は、車検の時期や走行距離などの基準に達したこと（27%）でした。満了日を台帳に持つ店は、声をかける時期を自分で選べます。外す客を先に決めておけば、声をかけなかった客にも理由が台帳に残ります。

客のほうから乗り換えを口にした場合は、この順を待ちません。店長の条件で外していた客でも、フロントや営業がその話を聞いた日に、薦める在庫を選ぶ作業へ進みます。

在庫の列に更新の日時が無いと、土曜に売れた車を月曜の電話で薦めることになります。営業は、電話の直前に在庫表でその車の有無を確かめます。

断りの欄は、車検案内や休眠客への連絡と同じものを使います。どれも顧客維持の業務で同じ台帳を開くので、欄が分かれていると、断った客に別の担当から連絡が届きます。

買い替え提案の候補は満了日と整備明細の金額で組む

候補の軸は、車検の満了日と、整備明細の金額の推移の2本です。同じ調査で、きっかけのもう一つの上位は「手放した車の状態変化（事故をした、故障した、エンジン性能の低下など）」の20%でした。この層は、満了日より先に整備明細の金額に表れます。

27%と20%は複数回答の割合なので、足して半分とは読めません。読み取れるのは、満了日だけでは候補に入らない客がいることです。前回の車検より今回の見積が大きく上がった客を、満了日の近い客と並べて候補に入れます。

一方で、2025年度の同じ調査では、保有者の57%が買い替える時期を決めていませんでした。今後5年以内に買い替える予定と答えたのは25%です。時期を決めていない客が多い分、店から次の満了日という区切りを示す余地があります。

車齢も手がかりになります。令和7年3月末の乗用車（軽を除く）の平均車齢は9.44年、平均使用年数は13.35年です。車齢が13年に近い客は、満了日が遠くても候補に残します。

他店で車検を受けた客の行は、台帳の満了日が前回のまま残ります。この行が目立つ店は、候補表をAIに任せる段階に向きません。満了日を車検証の写しで直す手間が先に要ります。

同意欄が空の客・高額整備の直後・法人の車は候補から外す

この3つは、店長が言葉にして表の条件に書き込みます。AIが外せるのは、書かれた条件に当たる行だけです。

候補表の列は、顧客番号、車検満了日、初度登録年月、走行距離、直近2回の整備明細の合計額、連絡の同意欄、断りの記録で足ります。氏名と電話番号は並べ替えに要らないので外しますが、顧客番号は店の台帳で本人にたどれるため、表は個人データのまま扱います。店長が書く条件は次のとおりです。

• 同意欄が空の客と、断りを記録済みの客は載せない
• 直近の車検で高額の整備を承認した客は、その期は外して次の満了日で見直す
• 法人の社用車とリース車は表から外し、担当の営業に任せる

【説明用の架空の記入例】AIが並べた候補表の1行と、店長の条件を当てはめた結果です。

• 顧客番号 C-0456／車検満了日: 4か月後／初度登録: 12年前／直近2回の整備明細の合計額: 前回より大きく増えた／AIの理由: 満了日が近く、整備の金額が上がっている／店長の条件による結果: 前回の車検で高額の整備を承認しているため今期は外し、次の満了日で見直す

声をかける時期を満了日の半年前に置くか、3か月前に置くかは、店によって答えが逆です。半年前なら、客が車検と乗り換えを比べる時間を持てます。3か月前なら、車検の見積と並べて示せます。自店の車検の予約が満了日の何か月前に埋まるかを数え、その少し前に置きます。

断りの記録は、店長が翌月の候補表を作る前に理由ごとに分けます。「まだ乗る」が多ければ時期が早すぎ、「予算が合わない」が多ければ薦める在庫の価格帯がずれています。薦める車が決まった客の支払条件は、来店後の提案資料の組み方と同じ欄の分け方で揃えます。

整備の記録を買い替えの案内に使えるかは利用目的で決まる

使えるかは、入庫受付票、注文書、会員規約の裏面に、商品やサービスの案内が利用目的として書かれているかで決まります。個人情報保護法第17条第1項は、利用の目的をできる限り特定するよう事業者に求めています。

第18条第1項は、本人の同意なしに、特定した目的の範囲を超えて扱うことを禁じています。案内が目的に無い店では、満了日も含め、本人の同意か目的の見直しが要るかを確かめます。

契約書など本人が書いた書面から直接受け取るときは、利用目的を前もって明示します（第21条第2項）。受付票に書かれていない店は、次の入庫から表示を直し、直した後に入庫した客の行だけを候補表に入れます。

利用目的を後から変えられる範囲には、第17条第2項の限りがあります。迷う部分は、店の個人情報の責任者が専門家に確かめて決めます。

候補表を外部のAIで作るなら、渡すのは上の列のうち顧客番号から断りの記録までで、氏名と電話番号は渡しません。規約で事業者が候補表の中身を取り扱わないと定めていて、表を開ける人も限られているなら、預けても個人データの提供には当たりません。

そうでない事業者なら、候補表を作る目的に限った委託として店が監督できる契約か（第25条）を読みます。そう読めなければ第三者提供（第27条）として、客の同意を取ります。国外の事業者なら、入れてよい欄から決めるツール選定の手順で第28条も確かめます。

メールで送るなら、特定電子メール法も関わります。第3条第1項は、広告や宣伝のメールを送れる相手として、事前に同意した人や取引関係にある人を挙げています。同意を得た場合の記録の保存は、第2項の定めです。

第3項により、送らないでほしいと伝えてきた人へは、その後の広告メールを送れません。候補表の断りの記録は、次の提案の材料であると同時に、送らない相手の名簿になります。車検の案内と同じ名簿で回す店なら、車検・点検の案内の送り方と停止の欄を共通にします。

車検の見積が高額になった日に修理と乗り換えを並べる

高額の見積を説明する日は、整備の必要性の説明が先で、乗り換えの話は客が求めたときだけにします。道路運送車両法施行規則第62条の2の2第1項第2号は、整備が要る理由と内容を説明し、概算見積りを書面で渡すことを事業場に求めています。見積の中身は、乗り換えの話と切り離して説明します。

仮に11年目の車で、ブレーキと足回りの交換が重なって前回の倍近い見積が出たとします。フロントが見積を説明するその場で、客は修理と乗り換えを比べ始めます。

比べる材料は、AIに揃えさせられます。今回の見積と過去2回の整備明細の合計額の推移、同じ予算で買える在庫を3台までです。下取りの額は並べず、査定担当が車を見てから出します。修理を選んだ客には、次の満了日で候補表に戻る印を付けます。

修理か乗り換えかを決めるのは客で、店が持つのは両方の数字を同じ日に同じ紙で見せる段取りです。その段取りの前提になるのが、受付票の利用目的と送信の同意です。

条件を店長が書き続けられるなら、外部に頼む部分は少ない

候補表に要る材料は、満了日・初度登録年月・走行距離・整備明細の金額と、同意と断りの欄です。どれも店の台帳にあるので、外す条件と声をかける時期を店長が毎月書き直せる限り、表づくりは店の中で回ります。

最初の1か月は、同意欄と断りの欄を足した表で始めます。書き直す手がかりは、月末に並べる候補表の件数と外した件数、商談に進んだ件数です。商談が伸びない月に店長が直すのは、薦める在庫より、外す条件と声をかける時期のほうです。

外す条件や時期の置き方を店長1人で詰めきれない店は、AI顧問のような外の相談相手と条件を作る形を取れます。同じ客の満了日と断りの記録が別々の台帳にあり、1つの表に並ばない店は、条件づくりの前に台帳のつなぎ方から考えます。