車検・点検案内の対象抽出と文面づくりをAIに渡す境目

案内を出す機会は、こちらの都合では増やせません。継続検査の有効期間は道路運送車両法に定めがあり、自家用乗用車は新車の初回が3年、以降は2年です。工場の側から確実に声をかけられるのはこの周期の回数だけで、1回分を落とすと次の接点まで間が空きます。だからこの業務は、量ではなく取りこぼしの有無で見ます。

落としたときの損失も見ておきます。案内を出し損ねた車両は他店で車検を受け、その後の点検と部品交換まで一緒に離れます。宛先不明のまま送り続ければ印刷代と郵送費が消え、連絡の同意が無い相手に送れば苦情の側に回ります。

案内が翌月送りになるのはどこが重いからか？

対象は、月に一度の車検・法定点検の案内です。顧客管理担当またはフロントが対象を洗い出し、文面を作って送り、反応を予約に変えるまでを見ます。読むのは整備工場や車検専門店の経営者、工場長、顧客管理担当を想定しています。入庫予約の受付と買い替えの提案は別の業務として扱います。

同じ「案内」でも、起点と対象が違う3つが並んでいます。どれを分解するのかを先に決めないと、条件の設計がぶれます。

例外はこの表の外に出します。他店で車検を受けた車両、売却済みと廃車、転居で宛先不明、連絡の同意が無い顧客、法人の一括管理車両です。例外を同じ一覧に混ぜると、送ってはいけない相手が紛れます。

言葉の範囲をそろえます。車検・点検の案内とは、満了日から対象を洗い出し、送ってよい相手を選び、車両ごとの文面を作って送り、反応を予約と台帳に戻すまでの仕事です。要点は3つです。

• 対象の抽出、車両ごとの文面づくり、送付の記録づけはAIに渡せます
• 送ってよい相手かどうかと、案内の中身と時期は顧客管理担当とフロントが決めます
• 満了日と連絡の同意が台帳に入っていない店は、抽出より台帳の整備が先です

月初の抽出から満了日までを7工程で見る

ここからは車検の案内だけを、月初の抽出から未反応のフォローまでの時系列で7工程に割ります。担当と帳票を先に固定し、そのうえでAIが解決することと人が決めることを分けます。

「量か時間」が「—」なのは、工程ごとの所要時間を示す公的統計が無いためです。導入前に自社で1か月測り、この欄を自社の数字で埋めます。

色枠がAIの担う工程、灰色が顧客管理担当とフロントが確定する工程、右上の三角が失敗の起きやすい工程です。

• AIで消える工程：工程1のうち、台帳を1行ずつ目で追って条件に合う車両を拾う動きが消えます。
• 短くなる工程：工程2の突き合わせと工程4の文面づくり、工程7の残りの洗い出しが短くなります。
• 新しく増える確認工程：送信の前に同意と宛先を確かめる工程が入ります。案内と入庫を月末に突き合わせる工程も足します。

AIが作る文面と、担当が決める送り先

左の色枠がAIの下書きする仕事、右の灰色が顧客管理担当とフロントが確定する仕事です。矢印の位置が止めどころで、送信の前に人が一度通します。

送る相手の確定は人に残します。他店で車検を受けた車両や売却済みの車両は、台帳に情報が戻っていなければ条件では外せません。同意の無い顧客と、断りの意思を示した顧客にも送りません。氏名や連絡先、車両の情報を外部のAIサービスへ送ってよいかは、個人情報の保護に関する法律の扱いとして社内で範囲を文にします。

文面の中身にも線を引きます。次回の推奨整備は前回の整備履歴で示せる範囲にとどめ、将来の故障を予測した表現は使いません。金額に触れる場合は、点検の項目と費用の対応を担当が確かめてから出します。

本メディアでは、案内の送信までをAIに任せる設計は勧めません。理由は、送ってはいけない相手が台帳の更新の遅れから紛れるためです。前提は、他店入庫や売却の情報が手入力で台帳に戻る工場を想定していることです。整備と販売の記録が同じ台帳に自動で戻る工場なら、この判断は緩められます。

着手の順番は台帳に戻る情報の量で決まる

着手先は、判断を含むか、データがあるか、失敗の損失がどこに出るか、の3つで決めます。工程1の洗い出しは判断を含まず、材料は満了日と前回点検日にあり、失敗しても候補が増減するだけで外に出ません。工程5の送信は逆で、失敗が顧客に直接届きます。だから工程1が先です。

顧客台帳に車検満了日と連絡手段が入っている工場なら、工程1からそのまま着手できます。他店入庫や売却の情報が戻っていない工場なら、着手を工程2に変え、情報を台帳に戻す経路から決めます。整備を自社で受けている工場では、工程4の推奨整備が濃く書けます。

車検専門店で1回限りの来店が多い工場では、工程7のフォローの効きが大きくなります。台帳に同意の管理が無く、連絡手段も統一されていない工場なら、AIは入れない方がよい工場です。送ってよい相手が分からないまま候補だけが増えます。

判断の材料として、接点の重さも置いておきます。自動車検査登録情報協会の平均車齢は乗用車（軽を除く）で9.44年です。1台が長く使われるほど、同じ顧客に案内を出す回数は増えます。本メディアでは、案内は買い替えの相談が始まる場面でもあるため、文面を整備の告知だけに閉じないほうがよいと判断します。整備だけを受けて販売を行わない工場では、この判断は当てはまりません。

2週間の試行ははがきを外して回す

1. 対象を絞ります。メールとメッセージで送る顧客だけを対象にし、工程1・2・4を試します。はがきと電話は外します。
2. 導入前を測ります。同じ担当で1か月、案内を出した数と、予約に至った数、フォローできた数を控えます。
3. 元データを出します。顧客台帳、車検満了日、前回点検日、前回整備の内容、同意の有無を書き出します。
4. 条件を決めます。満了日の2か月前と3か月前の2本から始め、増やさずに回します。
5. 確認の型を決めます。担当は「同意」「宛先」「満了日」「推奨整備の根拠」の4点だけを見て送ります。
6. 合格の線を先に置きます。工場長が「案内を出せなかった対象が導入前を下回る」を開始前に決めます。
7. 2週間後に並べます。導入前と導入後を同じ表に置き、はがきまで広げるかを工場長が決めます。

同意の管理と送信の承認を本番の前に置く

承認は、送信を担当が押す形にします。同意の管理は台帳の側に持たせ、同意が未確認の顧客は抽出の時点で外します。外す条件を先に文にして、工場長が月に一度見直します。

記録は、抽出の条件、送った数、反応、予約に至った数、再連絡の数をひと続きで残します。予約になった分だけを残すと、条件と文面のどちらが効いたのかが分かりません。宛先不明の戻りは、戻った日に台帳へ反映する経路を決めておきます。

拡張は、同じ台帳を使う隣の業務へ広げます。次は買い替え提案の対象抽出、その次は休眠顧客への連絡です。指標が導入前を下回らない状態が2か月続いてから移します。

失敗は宛先の戻りと未反応の放置で起きる

工程2の失敗は、台帳に情報が戻っていないときに起きます。売却済みの車両や他店で車検を受けた車両に案内が届くと、作業の手間ではなく関係の側に損が出ます。宛先不明の戻りと他店入庫の情報を、誰がいつ台帳に書くのかを先に決めます。

工程7の失敗は、繁忙期に後回しになったときに出ます。案内を出したのに満了日を過ぎる車両が残り、次の接点は2年後になります。未反応の残りを満了日までの日数で並べ、毎週同じ曜日に見る型にします。

日本自動車工業会の2025年度乗用車市場動向調査では、買い替えのきっかけで最も多い回答は「一定の基準に達した」で27%、広告は6%でした。複数回答のため割合どうしは足せません。車検の案内が整備の入庫だけでなく、買い替えの相談の入り口にもなる構造は読み取れます。