整備工場の見積作成でAIに渡せる工程と残る判断

見積が出ない間、車両はリフトを占有したままです。日本自動車整備振興会連合会の実態調査によると、1事業場あたりの整備要員は4.36人です。見積を作る人と車両を触る人が同じ工場は珍しくありません。フロントがカタログを引く時間は、そのまま工場の稼働が止まる時間になります。この資料は見積の所要時間を測ったものではないので、時間は自社で測る前提で読みます。

出ていくのは時間だけではありません。提示した金額が後から動けば、追加整備の説明は電話と口頭に戻り、記録の残らないやり取りが金額の行き違いになります。品番を取り違えれば部品代は戻らず、作業のやり直しがリフトをもう一度塞ぎます。

見積が止まるのはフロントのどこなのか？

対象は、診断が終わったあとにフロント（サービスアドバイザー）と整備士が1台分の見積書を作り、顧客に説明して合意を取るまでです。認証工場・指定工場のどちらも同じ流れです。読むのは工場の経営者、工場長、フロント責任者を想定しています。入庫予約の受付と部品の発注は前後の別業務として扱います。

同じ「見積」でも、起点と決裁者が違う3つが工場の中に並んでいます。どれを分解するのかを先に決めないと、着手先がぶれます。

例外はこの表の外に出ます。部品の製造廃止、年式の途中で仕様が変わった車両、修理か交換かで金額が大きく動く作業、保証とリコールの対象作業です。例外を一覧に混ぜると、確認の手が止まります。

言葉の範囲をそろえます。見積作成とは、車検証の内容を写し、診断結果から作業を決め、標準作業点数と部品価格を当てて1台分の見積書を組み、顧客に説明して合意を記録するまでの仕事です。要点は3つです。

• 過去の見積の検索、車検証の転記、作業点数と部品価格の当て込み、説明文の下書きはAIに渡せます
• 故障箇所の判定と部品番号の確定、提示する金額はフロントと整備士が決めます
• 過去の見積が紙の控えしかない工場は、作業マスタの統合が先に要ります

車検証の転記から合意の記録まで7工程に割る

ここからは一般整備の見積だけを、診断の終了から合意の記録までの時系列で7工程に割ります。担当と帳票を先に固定し、そのうえでAIが解決することと人が決めることを分けます。

「量か時間」が「—」なのは、工程ごとの所要時間を示す公的統計が無いためです。導入前に自社で2週間測り、この欄を自社の数字で埋めます。

色枠がAIの担う工程、灰色がフロントと整備士が確定する工程、右上の三角が失敗の起きやすい工程です。

• AIで消える工程：工程5の探し物が消えます。過去の見積は工程3と工程4の中で引き当てられます。
• 短くなる工程：工程1の転記と工程6の組み立てが短くなります。数字を二度扱う場面が減ります。
• 新しく増える確認工程：工程1で車台番号と類別区分番号を原本と照らす確認が入ります。工程3で部品番号をカタログと突き合わせる確認も足します。

AIが下書きする線と、整備士が確定する線

左の色枠がAIの下書きする仕事、右の灰色がフロントと整備士が確定する仕事です。矢印の位置が止めどころで、顧客に金額を出す前に人が一度通します。

故障箇所の判定は動かしません。分解整備は認証を受けた工場でしか行えず、道路運送車両法は点検整備記録簿の作成と保存も定めています。AIが担うのは所見から記録を起こすところまでで、整備の要否は整備士が決めます。問診の整理を診断の結論として扱うと、見落としが再入庫に変わります。

部品番号の確定も人に残します。適合の誤りは金額ではなく工程に跳ね返り、部品が届いてから発覚します。候補の提示と確定は別の作業に分け、確定はカタログで突き合わせた人の名前で残します。金額の側も同じで、レバレート、重複作業の減点、値引き、端数の扱いは経営の判断です。

外部のAIサービスへ送る情報の範囲も先に決めます。車台番号、所有者の氏名と住所、連絡先は個人情報の保護に関する法律の対象になる情報を含みます。送る項目を絞るか、送る前に伏せるかを社内で決め、学習利用の有無は契約と設定で確かめます。

本メディアでは、AIが出した部品番号をそのまま発注に流す設計は勧めません。理由は、誤りが見積の中ではなく工場の稼働に出るためです。前提は、整備システムに部品マスタと過去の使用実績が残っている工場を想定していることです。ディーラー系で品番の照会先が別にあり、そこが適合まで回答する体制なら、この判断は外れます。

着手を過去見積の検索から始める理由

着手先は、判断を含むか、データがあるか、失敗の損失がどこに出るか、の3つで決めます。工程5は判断をほとんど含まず、材料は整備システムの履歴にあり、失敗しても見積の目安が外れるだけで車両には出ません。工程3は逆で、判断を含み、失敗が工場の稼働に出ます。だから工程5が先で、工程3は候補提示までです。

整備システムに過去2年分の見積が電子で残っている工場なら、工程5からそのまま着手できます。作業名が「ブレーキパッド交換」「Fパッド交換」「パッド前」と分かれて登録されている工場なら、先に作業マスタの統合が要ります。車検の比率が高く車種が数メーカーに偏っている工場では、履歴の当てが早く効きます。

輸入車と低年式の一般整備が中心なら、工程3は候補の提示に留め、確定の工数は減らさずに見ます。過去の見積が紙の控えしかなく、整備システムに履歴が無い工場なら、AIは入れない方がよい工場です。検索する相手が無いので、一般的な部品名が返るだけで確認の手間が増えます。

本メディアでは、作業マスタの重複を1年分たどって統合するところまでを、AIの前に置くべきだと判断します。理由は、この統合だけで工程5の探し物が短くなる場合があるためです。整備システムを入れ替える予定がある工場では、この順番は当てはまりません。

2週間の試行はフロント1人で回す

1. 対象を絞ります。一般整備の見積だけを対象にし、工程5と工程1を試します。追加整備と保証・リコールの作業は外します。
2. 導入前を測ります。同じフロントで2週間、見積1件あたりの作成時間と修正回数を紙で控えます。
3. 元データを出します。整備システムから直近2年の見積と整備履歴、部品マスタ、標準作業点数の対応表を書き出します。
4. 作業名を寄せます。重複した作業名を統合し、統合した対応表を1枚にまとめて受付に置きます。
5. 確認の型を決めます。フロントは「車台番号」「類別区分番号」「部品番号」「合計金額」の4点だけを見て、採ったか外したかを控えます。
6. 合格の線を先に置きます。工場長が「見積の修正回数が導入前を下回る」を開始前に決め、途中で動かしません。
7. 2週間後に並べます。導入前と導入後を同じ表に置き、続けるか、工賃の積算まで広げるかを工場長が決めます。

本番にする前に承認と記録と例外を文にする

承認は、見積の確定をフロントが押す形にします。金額の確定者を記録に残すと、後から根拠をたどれます。追加整備は顧客の合意を記録してから作業指示書に反映し、断った作業も一緒に残します。記録は、候補・確定値・確認者・確認日時を同じ車両に紐づけます。確定値だけを残すと、誤りの原因まで戻れません。

例外の経路も文にします。部品が製造廃止の場合と、保証やリコールの対象作業は、AIの候補を採らずメーカーの窓口に当てます。年式の途中で仕様が変わった疑いがある車両も、部品商に確かめます。AIが止まった日に見積が出せなくならないよう、整備システムへ直接入力する手順を1枚にして受付に置きます。

拡張は、同じ履歴を使う隣の業務へ広げます。次は工賃の積算、その次は追加整備の説明文と合意記録です。指標が導入前を下回る状態が2か月続いてから移します。

失敗は適合部品と転記で起きる

工程3の失敗は、候補をそのまま採ったときに起きます。同じ型式でも年式の途中で仕様が分かれる車種では、候補が複数出るのが正常な動作です。候補が1件しか出ないときほど、カタログで確かめます。防ぎ方は、候補の提示と確定を別の作業として分け、確定した人の名前を残すことです。

工程6の失敗は、部品の単価や数量を写し間違えたまま提示したときに出ます。AIが合計を検算しても、仕入値と諸費用の設定が古ければ結果も古くなります。設定値の見直しを月次の締めに合わせて入れると、ずれたまま回り続けるのを止められます。

工程7は記録の薄さが失敗になります。追加整備の説明が電話と口頭で終わると、合意した範囲と金額が残りません。説明文の下書きと同時に、作業範囲・金額・納期・断った作業の4点を雛形で残す形にします。

国土交通省の人材確保ワーキンググループの資料では、自動車整備士の有効求人倍率は令和5年度で4.99倍、全職種は1.17倍とされています。同じ資料で、約6割の事業者が整備士の不足を感じているとされています。フロントを増やして見積の時間を吸収する道が取りにくいなら、判断を含まない工程から順に移します。