見積・受注
FAX・メール注文の受注入力はAIでどう変わるか｜現状との比較
卸売の営業事務が朝いちばんに行うFAX・メール注文の基幹システム入力は、注文書の読み取りと商品マスター照合をAIに渡すと「AIが受注データの下書きを作る」「営業事務は一致しなかった行だけを見る」流れに変わります。
商社・卸売の業務
見積・受注
見積・受注とは、引き合いに在庫・原価・得意先別価格を確認して見積を出し、届いた注文を基幹システムに取り込む業務です。
この業務の全体像
営業と営業事務が、得意先からの引き合いに在庫・原価・得意先別価格を確認して見積を出し、FAX・メール・EDI・Webで届く注文を基幹システムに取り込む業務です。成果物は見積書、受注データ、注文の確認連絡です。
仕事の順番
- 引き合いを受ける
- 在庫・納期・得意先別価格を確認する
- 見積書を作る
- 注文を受ける
- 基幹システムへ登録する
- 注文内容を確認・連絡する
AIに任せられる工程
- 引き合い文からの品番・数量・納期の抽出
- 得意先別価格と在庫を引いた見積下書きと粗利提示
- 注文書の読み取りと受注登録
- 納期回答と代替提案の下書き
人が判断を残す工程
- 価格・値引と納期の約束
- 不一致項目の確認と登録確定
- 出荷の保留
よくある質問
- 手書きのFAX注文も読み取れますか。
- 手書きや独自の品番表記は読み取り精度が落ちます。注文書の形式が定まっている得意先から始め、手書きの注文は人の確認を残したまま範囲を広げる進め方が現実的です。
- 見積の粗利が下限を割らないようにできますか。
- 得意先別価格と在庫を引いた見積の下書きと粗利の提示までが役割です。価格と値引の決定、納期の約束は営業が行い、下限割れの件数を月次で記録して基準を見直します。
- 正常な大口注文まで異常として止まりませんか。
- 過去実績と大きく異なる数量・単価・納品先を指摘する段階で誤検知は起こります。確認の要否と出荷の保留は営業責任者が決め、誤検知の多い得意先は基準を調整します。
この媒体を出している BoostX は、見積・受注のAI化を支援しています
記事に書いた業務の分け方と工程ごとの線引きは、株式会社BoostXがAI導入支援で用いる、業務整理と実装設計の考え方です。読んで終わりにせず自社で動かしたい場合は、次の3つの進め方があります。商社・卸売を含め、業種を問わずお受けしています。
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毎月ひとつずつAI化する
AI顧問
今の業務を工程に分けて、任せられるところから毎月ひとつずつAIに置き換えていく進め方です。設計と実装、運用の見直しまでを月額で続けます。
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部署をまたいで一気に動かす
FDE型AI伴走支援
BoostXも当事者として社内に入り、複数の部署にまたがる業務を一緒に組み替えます。月2日の訪問を含む伴走型です。
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仕組みとして作り切る
AIエージェント開発
試して効果が出た工程を、人が起動しなくても動き続ける仕組みにします。小さく試す段階から本番運用まで。
見積・受注の課題を解決したい会社の方へ
オンライン30分・無料の相談です。ツールの紹介はしません。いまの工程を伺い、AIに任せる工程と人が決める工程を分けて、最初に着手する1工程まで決めて終わります。その場で契約をお願いすることはありません。
対象 自社の業務でAIを使いたい会社の方（経営者・部門責任者・情報システム／DX担当） ／ 営業・提携のご提案、個人の学習相談はお受けしていません。