製造のデータ分断、AIで減らせるのは突き合わせまで｜原価の月次で試す順番

先に結論

原価差異表と品目別の採算が締まらないのは、同じ製品を受注は客先の品名、日報は品目コード、購買は材料コード、会計は部門と科目で呼び、1行につなぐ番号がそろっていないためです。AIで減らせるのは、4つの一覧の転記と、つながらない行の洗い出しまでです。

試すのは月次の原価差異表の突き合わせからで、その前に品目の呼び名を1行に並べた対応表を作ります。新しい品名をどの品目コードに結び付けるかと配賦の基準は経理責任者が、赤字品目の値上げや受注を続けるかは経営者が決めます。実績が品目コードで入っておらず、対応表を直す担当も決まらない工場は、AIより実績入力が先です。

データ分断は、帳票ごとに違う品目の番号で起きる

製造業で原価差異表や品目別の採算が月末にそろわないのは、同じ製品を1行につなぐ番号が帳票ごとに違うからです。下の図は説明のために置いた仮の場面で、月末の3営業日目に経理担当が差異表を作る流れを、品目コード対応表の有無で並べたものです。

図の要点：月末に経理担当が受注・日報・購買・会計の4つの一覧を手で並べ、品名と品目コードの対応を工場の係長に電話で確かめて差異表が遅れる今と、品目コード対応表をもとにAIが4つの一覧を1行にし、対応表に無い・数量が合わない・計上月がずれる行だけを経理が確かめて対応表に足す後を並べた図。

受注一覧は客先の品名、日報は社内の品目コード、購買の発注一覧は材料コード、会計ソフトは部門と科目で集計しています。どの一覧も単独では正しいので、誤りを探しても見つからず、つなぐ作業だけが経理の手に残ります。

図で変わるのは、電話の相手と回数です。いまは品名が出てくるたびに係長へ確かめますが、対応表があれば、表に無い品名と数字の合わない行だけを確かめれば足ります。

IPAが国内企業に行った2025年度の調査では、「アナログ・物理データのデジタル化」は成果が出ている割合の高い取組でした。一方で「組織横断／全体の業務・製造プロセスのデジタル化」は、それに比べて相対的に低い結果です。一覧ごとの電子化に比べて、部門をまたいでつなぐ取組では成果を挙げる企業が少ない点は、原価の月次で起きていることと重なります。

つなぐ番号の候補は、生産の形で変わります。個別受注生産で製番管理をしている工場なら製番、繰返し生産なら品目コードが候補です。どちらで締めるかを経理責任者と工場長が先に決めないと、AIも突き合わせの基準を持てません。

データ分断のうちAIで減るのは、転記と不一致の洗い出し

製造のデータ分断のうちAIで減らせるのは、別々の一覧の転記と、対応表に無い品目・数量の不一致・計上月のずれの洗い出しまでです。どの品名をどの品目コードに結び付けるかは、人が決めます。

AIは「ブラケットA」「BRKT-A」「ﾌﾞﾗｹｯﾄA」のような書き方の揺れから、同じ品らしい候補を挙げられます。ただし候補をそのまま確定にすると、形の似た別の品が同じ行にまとまり、材料費や工数が別の品目に付いてしまいます。候補は経理責任者が工場の係長に確かめてから、対応表に載せます。

AIに渡すのは、受注一覧・日報の実績一覧・購買の発注一覧・会計の部門別費用の4つの書き出しと、品目コード対応表です。

返してもらう一覧は、対応表で1行にできた行と、できなかった行に分けさせます。できなかった行には「対応表に無い」「数量が合わない」「計上月がずれる」の印を付けさせます。表に無い対応は推測で埋めさせず「未確認」と書かせると、経理が確かめる行がそのまま並びます。

品名の書き方が客先や担当ごとにそろっていて、対応表もできあがっている工場なら、表計算の照合の機能で済み、AIを使う必要はありません。AIが役に立つのは、受注書の品名や日報の備考の書き方が揺れていて、照合の機能では拾えない行です。

受注一覧には客先ごとの単価が載ります。外部のAIサービスに一覧を渡してよいかは、客先との秘密保持契約と社内の生成AIの利用ルールを経理責任者が確認したうえで決めます。

基幹システムを1つにまとめ直す方法もあります。それでも、客先の品名と社内の品目コードをどう結び付けるかを決める作業は、移行の前に残ります。対応表を先に作っておけば、まとめ直すかどうかをこれから決める工場でも、作った表は無駄になりません。

品目の対応は、見積・生産計画・品質の記録をつなぐときにも同じ形で出てきます。対応表をどこまで広げるかは、製造業の業務ごとのAI活用にある各業務の記録の残り方を見てから決めます。

最初に試すのは、月次の原価差異表の突き合わせ

原価・経営の業務でAIを最初に試すなら、毎月繰り返し、判断を含まず、手で突き合わせた時間を測れる原価差異表の突き合わせから始めます。価格改定や経営会議の判断からは始めません。

上の2行は、差異を出す前に4つの一覧を1行にそろえる作業で、ここが突き合わせに当たります。ここが崩れたまま赤字品目の一覧を出すと、つなぎ違いで赤字に見える品目が混ざり、経営会議で値上げを議論する相手を取り違えます。下の工程ほど、上の工程の数字が合っていることが前提です。

試す前に、経理担当が突き合わせにかけた時間と、工場へ確かめた品名の件数を、1回の月次締めの分だけ記録しておきます。効果は、この記録と、AIを並べて試した月の差で見ます。

日報に品目コードが入っていない工場や、実績が締めの後にまとめて上がってくる工場では、突き合わせより先に入力の側を直します。実績入力の抜けを欄ごとに減らす方法は実績入力の未入力を早見表で減らす記事が参考になります。原価・経営のほかの業務は原価・経営の記事一覧にまとめています。

対応表を毎月直す担当が経理の中で決まらないうちも、AIの突き合わせは始めません。担当が決まらないまま始めると、「対応表に無い」行が翌月も同じ顔ぶれで並びます。

品目コード対応表を作ってから、AIに不一致を挙げさせる

AIに突き合わせを渡す前にそろえるのは、受注・日報・購買・会計で同じ品を呼ぶ名前を1行に並べた品目コード対応表です。

【説明用の架空の記入例】

客先の品名の列には、受注書に出てきた書き方をすべて書きます。確定した人と日付の列は、翌月に同じ品名が出たとき、誰に聞けば経緯が分かるかを残すために置きます。

対応表ができたら、毎月の突き合わせは次の順で回します。

3種に分けるのは、確かめる相手が種類で決まるからです。対応表に無い品名は工場の係長に、数量が合わない行は購買担当か係長に聞きます。計上月のずれは、材料の検収日と会計の計上日を経理の中で照合すれば片づきます。たとえば月末に入荷した材料は、購買の一覧では当月、会計では翌月に載ることがあります。

AIが1行にできた行も、差異表に載せる金額は経理担当が会計ソフトの残高と合わせてから確定します。AIの一覧は、経理が見る行の順番を決める材料で、確定の代わりにはなりません。

配賦と赤字品目の扱いは、経理責任者と経営者が決める

間接費をどの基準で品目へ配るか（配賦）と、赤字に出た品目の値上げや受注をどうするかは、AIの集計を材料に人が決めます。

配賦の基準は経理責任者が決めます。作業時間で配るか機械の稼働時間で配るかで、段取りの多い品目と機械に長く載る品目の採算が入れ替わることがあるからです。AIに基準の案を出させても、どちらが工場の実態に近いかは、工場長の説明を聞かないと判断できません。

標準原価との差異が大きい品目は、差異の原因で直す側が分かれます。標準工数や標準の材料単価が古いままなら経理責任者が標準を直し、現場で材料のロスや手直しが増えているなら工場長が手を打ちます。日報の実績から標準工数を更新する進め方は生産計画の前に標準工数を直す記事にあります。

赤字品目の値上げを客先に申し入れるか、受注を続けるかは経営者が決めます。AIの役割は、品目別の集計と赤字品目の一覧、経営会議の資料と議事録の下書きまでです。決定事項は経営者が承認してから議事録に残します。見積と実際原価を案件ごとに比べる作業は、見積にAIを使う範囲の記事で扱っています。

対応表の更新が経理の手に余るとき、突き合わせを外に頼む

外の手が要るのは、4つの一覧の書き出しの形が毎月変わる工場と、新しい品名が毎月出て経理と係長では対応表を保てない工場です。突き合わせを毎月の仕組みとしてつなぐ人が社内にいない場合も、これに当たります。書き出しの形をそろえる作業と、一覧の受け渡しを自動にする作業は、外部の支援先と組むと早く進みます。

品目が少なく、新しい品名が出た月に経理担当と係長が月内に対応表を直せる工場なら、社内で回せます。AIを並べて試した月に突き合わせの時間が記録の月から減らず、つながらない行に「対応表に無い」が並び続けるなら、AIの使い方より対応表の作り込みが先です。

対応表がいちばん崩れやすいのは、設計変更で品目コードが改番された月です。設計変更通知が経理に回らない工場では、旧コードの実績と新コードの受注が別の行に分かれ、差異表で片方が赤字、片方が黒字に見えます。設計変更通知の回覧先に経理を加えておけば、改番を締めの前に知ることができます。