製造の需要変動とAI、内示と確定の差分一覧で組み直しを減らす

先に結論

需要変動による計画の組み直しのうち、AIで減らせるのは、メール・FAX・EDIで届く変更連絡を一覧に写す作業と、前回の内示との数量・納期の差を出す作業までです。最初に試すなら、需要予測のモデルではなく、内示と確定の差分一覧です。

差分一覧の読み取りが原本と食い違った行や、前回の版が特定できない連絡は、計画に入れずに生産管理担当が原本で確かめます。どの数量を計画に採り、材料を先に手配するかは生産管理課長と工場長が、客先と数量や納期を話し合うかは営業責任者が決めます。

内示・確定・納期変更が別々に届き、前回との差が消える

製造業で受注の増減や納期変更のたびに材料手配と人の割り振りが組み直しになるのは、内示・確定・納期変更が別々に届き、前回との差を毎回人が読み直すからです。下の図は、変更連絡を受けてから客先と話すまでの作業を、AIが受け持つものと人が決めるものに分けて並べています。

図の要点：変更連絡の受付から客先との協議までの流れを示した図。営業が受けた内示・注文書・納期変更をAIが一覧に写して前回版との差を出し、差のある行を生産管理担当が原本と照合したうえで、計画に採る数量を生産管理課長と工場長が、客先との協議を営業責任者が決める。

AIが受け持つのは2つ目と3つ目の作業だけで、4つ目の照合はAIを入れると新しく増える仕事です。この照合を省いて読み取りの誤りを計画に入れると、材料の発注量がそのままずれます。

説明のための仮の場面です。火曜の朝、営業担当の受信箱に客先から内示の第3回が届きます。同じ品番の確定注文は先週FAXで、納期の前倒しは金曜の電話で受けて、メモが営業の机に残っています。生産管理担当は計画のExcelのどの列が最新か分からず、購買は先週の内示の数量で材料を発注済みです。三人で数字を読み合わせているうちに、班の割り振りを決める朝礼の時間が過ぎてしまいます。

需要変動は、確定で数量が増減する、内示と確定がずれる、納期が前後する、の3つの形で届きます。どれも材料の発注量と班の割り振りに響きます。

計画のExcelに最新の数字を上書きしていくと、前回からの差がファイルから消え、何が変わったかを毎回人が思い出すことになります。受注前の引き合いの管理は、引き合いの未回答を数える台帳の記事が受け持ちます。

AIに渡すのは転記と前回版との差、手配の数量は渡さない

需要変動に追われる作業のなかでAIに任せられるのは、変更連絡を写す作業と、前回の内示と比べて数量・納期の差を出す作業です。どの数字で材料を手配するかの判断は、AIに渡しません。

需要予測のAIを入れても、客先の計画が動くこと自体は止まりません。新製品の立ち上げや客先の仕様変更のように過去の実績に無い変化は、実績から学ぶ予測では読めません。AIで減るのは、変化が届いたあとに人が数字を探して読み合わせる時間のほうです。

AIに渡すのは、届いた変更連絡（メール本文・添付の内示表・FAXの読み取り結果）と、前回までの差分一覧です。指示には次の3点を入れます。

• 客先・品番・納期・数量・届いた経路と日時を1行ずつ書き出す
• 同じ客先・品番・納期の前回の行と比べ、数量の差と納期の移動を書く
• 読み取れない文字や前回の行が見つからない品番は、推測せず「未確認」と書く

「未確認」の行は、生産管理担当が原本を見て埋めます。品番の1桁違いや、手書きのFAXの数字の読み違いは、ここで見つかります。

内示は客先の生産計画の見込みで、秘密保持契約の対象になっていることがあります。外部のAIサービスに内示表や注文書を渡してよいかは、営業責任者が客先との秘密保持の条項と、自社の生成AIの使用規程を読んでから決めます。渡せない客先の分は、AIを使わずに一覧へ手で写します。

需要予測AIより先に、内示と確定の差分一覧を作る

商品企画・需要予測でAIを試す最初の対象は、内示と確定の差分一覧です。毎週同じ形で届き、数量を採る判断を含まず、読み合わせの時間と差の件数を数えられるからです。需要予測モデルの導入や企画審査の資料づくりからは始めません。

商品企画・需要予測の業務は、市場や顧客の情報を集め、販売実績から需要を見込み、仕様と価格帯を整理して企画審査に諮る流れです。需要変動が直接ぶつかるのは「販売実績から需要を見込む」作業で、差分一覧はその元の数字をそろえる道具になります。企画審査は投資の判断を含むので、試すのは後に回します。

同じ業務のほかの記事は商品企画・需要予測の記事一覧に並んでいます。製造のほかの業務との関係は、製造業のAI活用の入口で確かめられます。

【説明用の架空の記入例】

前回版の数量の列には、比べた相手が内示の何回目か、確定注文かを括弧で書きます。版を書いておけば、後から差を見直したときに、どの連絡とどの連絡を比べたかが分かります。古い版を混ぜない考え方は、作業標準書の検索の前に旧版を外す記事と同じです。

毎週の回し方は次の順です。

試す前に、変更連絡の件数と読み合わせにかかった時間を4週分記録しておくと、AIと並べた月との差で効果を見られます。並べて試した4週のうち、原本と食い違う行が毎週出る経路は、AIの読み取りから外して手で写す側に戻します。

予測モデルの検討は、内示と出荷実績を数か月並べてから

需要予測のモデルに投資するかは、品目ごとに内示・確定・出荷実績を数か月並べ、ずれの傾向が見えてから決めます。差分一覧はその並べる元の記録にもなります。

並べてみると、いつも内示より確定が少なく来る客先や、決まった時期に納期が前に寄る品目が見えてきます。傾向が読めるなら、内示の数字をどの割合で計画に採るか、生産管理課長が判断でき、予測モデルを入れなくても済む品目が出てきます。傾向が品目ごとにばらばらで、人の目では追い切れない数になったときが、予測モデルを検討する時期です。

前提は、販売実績と受注残が同じ品目コードで集計できることです。客先の品番と社内の品目コードがつながっていない工場では、予測モデルより先にその対応をそろえます。

確定した数量を工程の負荷に積み、残業や作る順番を決める作業は、生産計画AIの記事に譲ります。差分一覧で確かめた数量が、その負荷表の入力になります。

先行手配と客先との協議に、差分の履歴を使う

材料を先に手配するか、内示のどの数字を計画に採るかは、生産管理課長と工場長が決めます。客先と数量や納期を話し合うかは、営業責任者が決めます。AIの差分一覧は、その判断の材料です。

先行手配は、材料の調達期間が客先の確定より長いときに起きます。内示の数字で手配して確定が減れば材料が余り、待てば納期に間に合いません。差分一覧に客先ごとの差の履歴があれば、どの客先の内示をどこまで信じて手配するかを、記憶ではなく記録で話し合えます。

取適法（旧・下請法）は、対象となる委託取引で委託事業者がしてはならない行為を定めています。中小受託事業者の責めに帰すべき理由がないのに給付の内容を変更させ、その利益を不当に害することは、その一つです。

費用が変動して受託側が代金の協議を求めたのに、協議に応じず一方的に代金を決めることも含まれます。公正取引委員会の運用基準には、受託側がすでに原材料を調達していた部品の一部を、要した費用を払わずに取り消した事例が違反行為事例として載っています。

個別の取引が違反に当たるかは取引ごとの事情で変わりますが、いつ・どの版で・何個ずれたかの履歴は、受託側が費用の負担を協議するときの材料になります。自社が仕入先へ内示を出す側に立つときも、同じ履歴が仕入先との話し合いに使えます。

差分一覧を生産管理だけで回せる工場、外の手が要る工場

外の手が要るのは、変更連絡の経路が客先ごとに違う工場です。手書きのFAX、客先独自の様式の添付ファイル、EDIの画面が混ざると、読み取りの設定を一人では保てません。差分一覧を受注登録や生産管理システムへ自動で渡したい場合や、客先の品番と社内の品目コードの対応から作り直す場合も同じです。こうした仕組みは社外の支援先に作ってもらうほうが、生産管理の手を止めずに済みます。

主な客先が数社で、連絡の多くがEDIか決まった様式のメールに限られ、照合する人が生産管理担当に決まっている工場なら、差分一覧は社内で回せます。この場合は表計算の照合の機能だけで足り、AIを使わずに済む客先もあります。

差分一覧がそもそも作れないのは、客先が内示を同じ画面で上書きして配信し、前の版が自社の手元に残らない取引です。受信した時点の内示を日付つきで保存していなければ、差を出す元がありません。この取引では、AIを使うかどうか以前に、営業担当が内示を受けた日にファイルごと保存しているかで、差分一覧の成り立ちが決まります。

直近4週に受けた内示のうち、前の版が手元に残っている件数を数えれば、どちらの取引が多いかが分かります。