日報の転記にかかる人件費は？読み取り後も残る確認の年額を引いて判断

転記の時間は4つの分数に分けて1週間測る

転記の時間は、読み解き・入力・照合・問い合わせの4つに分け、事務員に1週間、班ごとに書いてもらいます。まとめて「転記に何時間」と聞くと、内線がつながらずに現場まで歩いた往復が抜けます。

図の要点：事務員が1週間つける転記時間の記録票。日付と班、日報の枚数の欄に続き、癖字を読む読み解きの分と、実績入力画面へ打つ入力の分はAIへ移る欄、数量を指示数や現品票と確かめる照合の分、書いた本人に聞いた問い合わせの分と件数、翌朝へ回した空欄の数は人に残る欄として分かれている。

記録票の欄のうち、測る週を待たずに埋まるのは日報の枚数です。前の月の日報の束を班ごとに数えれば出るので、工場長はその枚数を見て、班の行の分け方と測る週を選びます。欄を分けておけば、読み取りを入れた後も同じ記録票のまま測り直せます。1週間の合計を稼働日数で割ると、1日あたりの分数が欄ごとに出ます。

2直・3直で回す工場では、夜勤の班が残した空欄を翌朝に聞き直す時間が出るので、前日の日付の行に書きます。測る週は、段取り替えの多い日と月末の締めを含む週を選びます。品目が切り替わる日は、日報の枚数も問い合わせも増えるためです。

転記の年額は、時給に何を含めるかで変わる

年額は「1日の転記時間×年間稼働日数×時給」で、入れる値はすべて自社の記録票と経理の数字です。記録票の合計は全部の班の行を足した分数なので、事務員が2人で分けて打っていても2人分の時間がもう入っています。人数は掛けません。

空欄の7行が埋まれば、経営会議に出す比べ方の骨組みができます。時給は、月給を所定労働時間で割った額から始め、続けるか読み取らせるかを比べる間は同じ時給のままで構いません。読み取りの利用料と並べる段では、会社が負担する社会保険料と賞与を足した時給で出し直します。月給だけで割ると、浮く額が小さく出るからです。

差し引きからは、さらに読み取りの利用料と、様式をそろえる準備の手間を引きます。転記を担う事務員が受注入力や出荷の手配を兼ねているなら、浮いた時間がどの仕事へ回るかも書き出します。回り先の無い時間は、人件費としては浮きません。

事務員を増やして転記を回す手も、選びにくくなっています。中小企業の製造業では、従業員数過不足DIが2025年にマイナス17.9と不足の側にあります。製造業の就業者数も、2024年の1,046万人から2025年は1,033万人へ減りました。人を足す案が取りにくいほど、差し引きで残る照合と問い合わせの分をどう縮めるかが、案を選ぶ中心になります。

読み取らせても、照合と問い合わせの分は残る

読み取り後に残るのは、照合の分と問い合わせの分です。読み解きと入力の手は減る一方、照合には、読み取った値を原本と見比べる時間が新しく加わります。

読み取りへ渡すのは、班長が回収した日報を複合機でPDFにしたものです。返ってくるのは、指示番号・品番・数量・不良数・ロット番号・停止時間の欄ごとの値と、読みに自信の無い欄の印です。印の付いた欄は、事務員が原本と並べて直します。

数量・不良数・ロット番号は、印の付かなかった欄も事務員が原本と見比べます。数量を1桁読み違えればその値が原価に載り、ロット番号が違えば不具合の範囲を後で追えなくなるからです。確認時間を印の欄の分だけで見積もると、差し引きは大きく出すぎます。

停止理由の書き方も、確認時間を左右します。「チョコ停」と書く班と「センサー異常」と書く班が混ざっていれば、区分を決める手間が読み取りの後にも残ります。班長会で、書く言葉を決めた区分の一覧を先にそろえておけば、この分は縮むでしょう。

氏名の入った日報を外のサービスへ渡すとき

作業日報には、作業者の氏名が載ります。PDFを読み取りサービスへ送る前に、管理部長がそのサービスの規約と管理画面を開き、扱いがどれに当たるかを見ます。

日報を事業者が取り扱わないと契約で決まっていて、アクセスの制限も適切なら、提供そのものに当たりません。サーバに日報が置かれていることは、この判断を妨げません。取り扱う定めがあるときに管理部長が読むのは、読み取りという目的の範囲で扱いを任せる委託と言えるかどうかです。

委託と言えれば、会社に第25条の監督の務めが残ります。言えないときは第三者への提供に当たるので、第27条により作業者本人の同意が先に要ります。事業者が国外にあるなら、委託と言える場合でも第28条の同意の要否を確かめてください。規約で読む条項は、生成AIツールを帳票の出どころで選ぶ記事に並べています。

差し引きが小さい工場は、入力を現場へ移す

確認時間が転記時間に近い工場は、読み取りより、書いた本人が終業前に端末で入れる形のほうが、手が空きます。書く人と入力する人が別のままでは、問い合わせの往復が消えないからです。

表の最後の行にあたる工場では、読み取りを入れても人件費は動きません。事務員が兼務で、転記が夕方の短い時間に収まっているなら、差し引きは利用料と準備の手間を越えにくいからです。

入力を現場へ移すには、現場に端末と、終業前に入力する時間が要ります。どちらも無い職場には、この案はまだ向きません。キーボードの入力が負担になる職場なら、音声の下書きで日報の欄を埋めるときの確定者の置き方も比べる候補です。入力が現場へ移れば日報の工数は当日のうちにそろい、負荷表の前提になる標準工数の見直し方の材料にもなります。

読み取りは2週間、手入力と並べて試す

1週目は読み取りの結果をシステムに載せず、従来の手入力と並べます。2週目から読み取りの結果を載せ、手入力はやめます。

1週目に事務員が数えるのは、読み取りと手入力が食い違った欄の数を、数量・ロット番号・停止理由の欄の種類別に分けたものと、見比べにかかった分です。この分が、式の「読み取り後に残る1日の確認時間」に入る実測の値になります。

読み取りが崩れた日の戻し方も、試す前に決めておくべきことです。かすれた日報や様式の違う班の分は、その日だけ従来どおり手で打つ決まりにします。紙の原本は月次の締めまで保管し、載せた後に誤りが見つかったときの直し先は原本です。日報のほかの論点は製造現場の記事で、紙の帳票をまとめて見直す話は製造業の業務全体の入口から探せます。

経営会議には転記と確認の年額を並べて出す

転記を続けるか、読み取らせるか、入力を現場へ移すかは、転記の年額と確認の年額、利用料と準備の手間を並べれば選べます。差し引きが利用料と準備を上回らない限り、読み取りは人件費を減らしません。

会議で案を分けるのは、班ごとの問い合わせの分です。問い合わせの多い班は、読み取りを入れても書いた本人への往復が残るため、現場入力の候補になります。

浮いた時間の回り先が決まらない分は、年額に入れても人件費としては浮かないので、会議の資料から外しておきます。2週目に入っても数量の食い違いが1週目と同じ数だけ出る班では、様式か書き方を直す間、工場長の判断で手入力を続けます。