建設の日報を音声入力とAIで作る：話す順番と原本で締める3つの欄

声の下書きでそのまま埋まるのは後に響かない欄

声とAIの下書きでそのまま埋まるのは、作業の内容と場所、明日の予定、天候のように、言い回しが多少違っても後に響かない欄です。試すだけならスマートフォンの音声入力と対話型AIで1現場の2週間は回り、日報アプリなら自社の欄と録音の保存先を先に確かめます。

図の要点：声の日報を作る4つの段の図。見回りの後に、場所・工種・数量・人数・明日の5語の順で話し、写真は撮った時刻が残る形で撮る。AIが声を文字にして日報の欄へ分け、一覧に無い語と単位に印を付ける。監督が数量は納品書と打設記録、人数は出面、社名は協力会社の一覧で確かめ、印の付いた語は言い直すか手で直す。締めた日報を工務へ送り、録音は決めた日に消す。

協力会社の一覧にある2社どうしの聞き違いには、AIは印を付けません。数量の単位、人数の合計、社名をAIの印とは別に毎回原本と並べる理由はここにあり、3段目を省いた日の日報は送りません。

監督の声より先に、本社で日報を打ち直す工務事務の手間から減らす入れ方もあり、本社の打ち直しから日報AIを入れる順番で比べられます。

見回りの後に話す順番を5語で決める

話す順番は「場所、工種、数量、人数、明日」の5語に決めます。順番が監督ごとに違うと、AIが今日の作業と明日の予定を取り違えるからです。5語を紙に書いて車のダッシュボードに貼っておけば、話しながら言い忘れに気づけます。

「2階スラブ、コンクリート打設、42立米、ポンプ車1台、鉄筋工4名、明日から3階の型枠」と話した日を例にとります（数量と人数は仮の値）。AIに返させるのは、場所・作業・数量・人数・明日の5つの欄に分けた下書きです。写真は、撮った時刻と話した時刻を並べてAIに寄せさせるとどの作業に付けるかの候補が出ますが、載せる写真を選ぶのは監督です。

順番を決めても、「予定どおり」「特になし」で終わる日報は、声にしても薄いままです。読む側が何を足してほしいのかは、薄い日報に工務が返す2問の選び方に型ごとの例があります。

重機の音や圏外では話す場所を変える

話す場所は、現場の音で変えます。重機が止まった後の現場なら、見たものをその場で言うのが、言い漏れの少ない形です。ポンプ車や解体の音が続く現場では、車に戻ってから話すほうが聞き違いは少なくなります。

手袋を外せない作業の直後は、画面を何度も触る操作が続きません。録音を始める操作が1回で済むように端末を設定し、長い話は車内に回します。

地下の躯体の中や山間の現場のように電波の届かない場所では、端末に録音を残し、電波の届く所で送る段取りにします。この段取りが無いと、圏外で送れなかった録音が監督の端末に残ったままになります。

元請が現場内でのスマートフォンの使用を制限している現場では、見回りの直後に話す形は取れません。その場合は見回りのメモを紙に5語でそろえ、事務所に戻ってから声で読み上げると、決まりを破らずに打ち込みの手間だけを減らせます。

立米と平米の聞き違いは原本と突き合わせる

聞き違いが怖いのは、読んで不自然でない形で起きるからです。「42平米」の日報を受け取った工務は、そのまま出来高の集計表に写します。気づくのは月末の査定で現場代理人が打設記録と見比べたときで、その間に協力会社への支払いの照合にも使われています。

毎回原本と並べるのは数量・人数・協力会社名の3行で、作業場所と明日の予定は、読んで引っかかったときに工程表を開く欄として分けます。数量の誤りは出来高へ、人数の誤りは協力会社の請求の照合へ流れるので、3行を並べてから送る順番を崩さなければ、聞き違いを日報の段で止められます。

協力会社名と工種名の一覧をAIに先に渡す

協力会社は、現場での呼び名と正式な社名が違うことがあり、似た響きの会社も並びます。現場で「〇〇さんとこ」と呼んでいる会社を、AIは別の会社名に置き換えかねません。正式名と現場での呼び名、工種名、よく使う単位を一覧にして下書きの前に渡し、一覧に無い語が出たら印を付けさせます。

一覧は工務が協力会社の台帳から作り、監督が直した語を週に一度足していきます。直した語は、その会社特有の言い方か、新しく入った協力会社かのどちらかで、足すほど印は減っていきます。作業員の氏名は一覧に入れません。名前まで載せると、一覧そのものが個人情報の束になるからです。

日報の録音を外部のAIに渡す前に決めること

録音をそのまま外部の音声認識やAIに渡すと、作業員の名前や、けが・体調の話も一緒に渡ります。個人情報の保護に関する法律は、音声で表された事項で特定の個人を識別できるものも個人情報に含める定めです。声の主が誰か分かる録音は、名前を口にしていなくても個人情報の側に置いて扱います。

録音の預け方は、契約の中身で3通りに読み分けます。事業者が録音を取り扱わない旨を契約に書き、録音を聞ける人を運営会社の中で絞っているなら、録音を置くこと自体は個人データの提供に当たりません。

事業者が録音を扱う契約のときは、日報を書き起こす目的に限って扱わせる取り決めかを契約書の条文で読みます。委託と読めれば第25条による監督の義務が会社に生じ、委託とも読めない預け方は第三者への提供となるので、作業員本人の同意を取るまで録音を出しません。

国外の事業者なら、どの読み方になっても第28条の本人の同意が要るかを別に確かめます。契約と設定で見るのは、録音を学習に使わないか、どこに何日残るか、解約したときに消えるか、再委託の有無の4つです。条文どうしの関係は、名簿や資格証を社外のAIで読ませるときの条文の関係が詳しく扱っています。

録音は、日報を締めるまでの材料として扱います。置き場所は監督個人の端末ではなく会社の共有の場所にし、聞ける人を監督と工務に絞り、日報を締めてから何日で消すかを工事部長が決めて現場に伝えます。

けがや体調の話は、日報には必要な事実だけを書き、録音の側に詳しい話を残したままにしません。教材のように日報と別の使い道に録音を回すなら、会社が定めた利用目的に含まれるかを先に見直し、含まれなければ作業員の同意を得てから使います。

声の日報を試す2週間は3つの時間を分けて測る

工作物の建設の事業には、令和6年4月から時間外労働の上限規制が適用されています。原則は月45時間、年360時間です。監督の残業を時間外労働として数える会社では、現場を閉めた後に事務所で日報を打ち込む時間もこの枠に入るので、枠に近い監督ほど声に替える順番を前に置けます。

比べる相手は、切り替える前の1週間に監督が日報1件ずつ控えた打ち込みの分です。切り替えた後の分を、声の下書きを直した分と原本と並べた分に分けて書けば、どちらに手間が残っているかが見えます。直す分が大きい監督は話す順番か一覧の語が足りず、並べる分が大きい監督は数量の多い日に手間が寄っています。

合計が打ち込んでいた頃の分を超える監督もいます。手書きの様式に短く書いて数分で終えていた監督で、工事部長はその人を手書きに戻し、工務の側で紙の日報の読み取りをAIに任せる形へ切り替えます。