AIの仕訳候補に使う過去仕訳はどこまで遡るか、前任者の誤りを外す条件

先に結論

候補の元（AIや会計ソフトが候補を作るときに見る過去の仕訳とルール）にするのは、顧問先の科目ルール表が確定し、監査担当の確認が回り始めた月（起点の月）以降の、監査が済んだ仕訳です。起点より前の仕訳は期間ごとまとめて捨てずに、取引先ごとに残すか外すかを決めます。保険料の更新のような年1回の取引は、起点より前にしか記録が無いことがあるからです。

同じ取引先に科目が2つ以上並び、科目ルール表で扱いが決まっていない取引先と、監査が済んでいない月の仕訳は、候補の元に入れません。取引先別の科目一覧を作る作業まではAIに任せられます。前任者の誤りか正当な使い分けかの判定は監査担当、科目と消費税区分の確定は税理士の仕事です。

直した科目は、科目ルール表に書くだけでなく会計ソフトの自動仕訳ルールにも反映します。そうしないと、翌月の候補は変わりません。

前任者の過去仕訳と自動仕訳ルールが、誤った候補を出す

仕訳候補は、過去に登録された科目から作られます。前任者が付けた仕訳と、そのときにできた自動仕訳ルールが会計ソフトに残っている限り、監査担当が1か月分を直しても、翌月の候補は前任者の科目で並びます。

図の要点：顧問先1社の過去仕訳を時間の順に5つの時期に分けた図。承継前の期間は前の事務所の科目で付いているので対応表を作るまで外し、前任者の期間は取引先ごとに残すか外すかを判定する。科目ルール表が確定して監査が始まった起点の月より後の、監査が済んだ仕訳を候補の元にし、監査が済んでいない当月はまだ入れない。

この図で顧問先ごとに決めるのは、起点の月と、起点より前で残す取引先です。承継前の期間は、他の事務所から引き継いだ顧問先にだけあります。

ここからは仮の場面です。商品の発送に使う宅配便の運送会社への支払いに、前任の入力担当は通信費を付けていました。監査担当が10月の月次で荷造運賃に直しても、11月の候補にはまた通信費が出てきます。取り込みの元にある過去仕訳が、直した10月の1件を除いて通信費のままだからです。

会計ソフトの仕様もこの動きを裏づけています。弥生会計のスマート取引取込は、修正された勘定科目や摘要を学習し、次の取り込みから修正後の状態を使います。一方、マネーフォワード クラウド会計の自動仕訳ルールは一覧で確かめ、編集や削除ができる作りです。

監査担当が登録後の仕訳帳の上でだけ科目を直した場合、前任者の時期にできたルールは一覧に残ったままかもしれません。生成AIに過去仕訳を参考として渡す場合も同じで、渡した仕訳の科目がそのまま候補として返ってきやすくなります。

過去仕訳を遡る期間は、短いと候補が出ず長いと誤りが混ざる

遡る範囲は年数で決めず、起点の月で区切ります。ここでいう候補の元データとは、AIや会計ソフトが仕訳候補を作るときに参照する、過去の確定仕訳と自動仕訳ルールのことです。

どの長さを選んでも、誤りが混ざるかどうかは、その範囲に起点より前の月が入るかで決まります。範囲を短くすると誤りは減りますが、保険料の更新や固定資産税の納付のように年1回しか出ない取引は、当期の仕訳だけでは候補になりません。

そこで起点より前の仕訳は、期間でまとめて捨てず、取引先ごとに残すかを決めます。前任者の時期に1つの科目しか使われず、その科目が科目ルール表と一致する取引先は残せます。年1回の取引がこの形なら、残しておくことで翌年も候補が出ます。

起点を決めるには、どの月まで監査が済んでいるかの記録が要ります。仕訳帳の上では、監査担当が確定した仕訳と、入力担当が付けたままの仕訳を見分けられないからです。監査担当の責任者が、顧問先ごとに起点の月と監査が済んだ月を顧問先台帳に書いておきます。

科目ルール表がまだ無い顧問先には、起点の月がありません。担当者ごとに科目が違う顧問先は、候補の元を選ぶ前に、ルール表を書く作業から始めます。

候補の元から外す仕訳の5条件

外すのは、科目が正しいと確かめられていない仕訳と、月次の取引とは性質の違う仕訳です。次の5つは候補の元に入れません。4行目だけは仕訳を残し、付いている消費税区分を写さないという扱いです。

1行目の取引先は、ルール表で扱いが決まった時点で外す理由がなくなります。前任者の誤りと決まれば起点より前の仕訳だけを外し、正当な使い分けなら、どの条件でどちらの科目にするかをルール表に書いてから残します。監査担当が直した科目と前任者の科目が並ぶ取引先も、この行に入ります。

4行目の区分は、免税事業者等からの仕入れの控除割合が2026年10月1日以降の取引で80%から70%に変わったため、税理士が取引日で決め直します（考え方は引き継いだ仕訳の消費税区分を写さない理由を書いた記事）。

5行目の承継元の期間は、取引先ごとの判定の前に、前の事務所の科目と自所の科目を並べた対応表が要ります。対応表の作り方と行ごとの扱いは、承継した顧問先の過去仕訳と自所の科目ルールの違いを洗い出す記事にまとめています。

監査担当の修正を、科目ルール表と自動仕訳ルールまで戻す

監査担当が直した科目は、科目ルール表と会計ソフトの自動仕訳ルールの両方に反映して、はじめて翌月の候補が変わります。月次で直すたびに、次の順で戻します。

AIに渡す前に、仕訳日記帳を所外の生成AIサービスへ渡してよいかを、所内の区分表で確かめます。摘要に個人の取引先や従業員の名前が入る場合があり、税理士法は税理士と事務所の職員に、業務で知った秘密を守る義務を課しているからです。区分表がまだ無ければ、生成AIに入れてよい資料を4つに分ける区分表の記事が先です。

渡す列は、日付、借方と貸方の勘定科目、補助科目、摘要、金額です。これに顧問先台帳の起点の月を添えます。指示には、たとえば次の4点を書きます。取引先ごとに使われた勘定科目・件数・最初と最後の月を並べ、科目が2つ以上ある取引先だけを返すこと。各行に、起点の月より前か後かを付けること。摘要から取引の中身を読み取れない行は「未確認」とすること。どちらの科目が正しいかは書かないことです。

【説明用の架空の記入例】AIが返す一覧の2行です。

• 例えば、宅配便の運送会社への支払い／通信費: 起点前に仮に22件／荷造運賃: 起点後に1件／判定: 空欄（監査担当が記入）
• 例えば、家電量販店への支払い／消耗品費: 起点前に仮に9件／工具器具備品: 起点前に1件／判定: 空欄（監査担当が記入）

1行目は前任者の誤りと判定されそうな形です。2行目は、買った物の金額や使い方で科目を分けた、正当な使い分けかもしれない形です。どちらかを決めるのは、顧問先の事業と決算書の作り方を知る監査担当で、AIの一覧には判定を書かせません。使い分けと決まれば、金額などの条件をルール表に書きます。

4番目の手順を飛ばすと、ルール表を直しても会計ソフトの候補は変わりません。マネーフォワード クラウド会計の自動仕訳ルールは、優先度の数字が小さいほど優先され、選んだルールを一括で削除できます。同じ取引先に前任者の時期のルールと新しいルールが並び、古い方の数字が小さければ、候補には古い科目が出ます。直すときは古いルールの方を消します。

翌月も同じ取引先で候補を直したら、まず自動仕訳ルールの一覧に、その取引先のルールが2本以上残っていないかを確かめます。ルールが1本なのに直す件数が減らない取引先は、ルール表の条件の書き方が実際の取引と合っていないので、2番目の手順へ戻します。

取引先別の科目一覧づくりを外に頼む事務所、所内で回す事務所

外に頼めるのは、過去仕訳の書き出し、取引先別の科目一覧を毎月出す仕組みの構築、会計ソフトに残った自動仕訳ルールの棚卸しです。どこまでを外に出すかは、起点より前に残っている前任者の期間がどれだけ長いかで見当がつきます。

前任者の期間が数か月で、どの月まで監査が済んだかも顧問先台帳に残っていれば、科目が2つ並ぶ取引先は少なく、監査担当が月次の確認の中で一覧を読み切りやすくなります。入力担当が何人か入れ替わって前任者の期間が何年にもわたり、監査が済んだ月の記録も無い場合は、起点の月を決める材料を作り直すところから始まります。

こうした顧問先を多く抱える事務所ほど、一覧づくりと取引先ごとの件数の集計を、外部の手で仕組みにする意味が出てきます。頼んだ場合の費用の内訳は、記帳のAI化の見積で外に出す作業と所内に残る時間を分けた記事で比べられます。

外部に過去仕訳を渡すなら、所内の区分表に加えて、委託先を監督できる取り決めが契約にあるかを先に確かめます。起点の月の決め方、外す取引先の判定、科目と消費税区分の確定は、外部に頼む作業の一覧に入れません。証憑の紐付けなど記帳に続く作業は記帳の業務ページに、照合や申告の記事は会計・税理士の業務別の一覧にまとまっています。

外部に頼んでも進まないのは、科目ルール表がまだ無い顧問先の場合です。一覧が何件の取引先を返しても、誤りか使い分けかを決める基準が無ければ、監査担当の判定は担当者の記憶に戻ります。こうした顧問先は一覧づくりの対象から外し、ルール表を書き終えた月を起点の月として、そこから候補の元を積み上げます。