生成AIの成果物を確認する7項目、見積と価格改定案内を送る前に誰が見るか

書式の整った見積が先にできあがると確認が甘くなり、「12入×10c/s」を10個と読んだ数量や改定前の単価が、そのまま得意先へ出やすくなります。

見積・案内・カタログ文は、照合する元資料を持つ人が確かめる

金額・日付・表示は、その元資料を更新する人が見たほうが食い違いに気づけるため、作った担当者の確認は品番と宛先までにとどめます。

図の要点：作った担当者・AI・営業事務・品質担当の4つの担当で、見積・価格改定の案内・カタログ文を送るまでの9段。AIは下書きの横に入数と価格表の行を並べ、案内の別紙とカタログ文を下書きする。単価・数量・条件と別紙の品番・適用日は営業事務が元資料と照らし、原材料と特定原材料の表記は品質担当が規格書の版で照らす。承認の記録が無い値引は作った担当者へ、決裁に無い品番は営業責任者へ、規格書の空欄は仕入先へ戻す。

自社の記録で数えるのは、先月の送付控えで営業事務の照合を通らずに出た文書の件数で、多い種類から図の営業事務の段に乗せます。

作った本人の確認だけで送ると、自分の頼んだ内容を前提に読んでしまいます。価格表の改定を知らなかった担当者は、改定前の単価を見ても手が止まりません。AIが元資料と一致すると並べた行も、営業事務は元資料の側から1行ずつ見ます。価格表が古ければ、古い単価どうしでも一致と出るからです。

営業所に営業担当がひとりしかいない日は、送る前に別の人が見る段を置けません。その場合は、翌朝に営業責任者が、前日に送ったPDFを送付控えで見る事後の確認に切り替えます。得意先の発注が確定する前に訂正を入れられれば、誤りは出荷と請求まで進みません。

休業日や配送の締め時刻の変更のように、金額も数量も入らない定型の案内なら、作った担当者が7項目で確かめて送るだけで足ります。食品や化学品を扱わない専門商社では、品質担当の段を、型式・寸法・材質を仕様書と照合する商品担当に置き換えます。

7項目とも元資料を正とし、単価と数量は照合を省かない

7項目のどれも、下書きの数字ではなく元資料の値を正とします。見積書では7項目のほぼすべて、価格改定の案内は単価・適用日と有効期限・取引条件・宛先、カタログ文は品番・数量と単位・表示が中心です。

表のうち、誤りが得意先の請求まで進みやすいのは単価と数量です。この2項目だけは、作った担当者が問題ないと言っても営業事務の照合を省きません。

単価は価格表を先に開き、見積の行へ目を移す

下書きを上から読むと、もっともらしい数字は正しく見えてしまいます。順番を逆にして、得意先別価格表の該当行を先に開き、そこから見積の行を見ます。

掛率で出す品目は、定価と掛率の両方が今の価格表と同じかを確かめます。定価だけを改定して掛率を据え置いた後は、下書きがどちらの定価で計算したかで単価が変わるからです。依頼メールに税込の参考価格が書いてあると、その数字が税抜の欄に入ることもあります。

値引の行で照合する相手は、値引承認の記録です。前回の見積をAIに渡して「同じ形で」と頼むと、前回だけの特別値引まで今回の見積に写ります。承認の記録が無い値引は、営業事務が作った担当者へ戻します。下書きから消して営業責任者に聞き直すのは、作った担当者の仕事です。

得意先別価格表が営業担当ごとのExcelに分かれ、どれが最新か誰も言い切れない会社には、単価の欄をAIに埋めさせる形が向きません。単価を空欄にした下書きを作らせて、営業担当が書き入れます。

入数の読み違いは出荷と請求まで同じ数で進む

冒頭の「12入×10c/s」なら、得意先が求めているのは120個です。これを10個と読んだ見積の下書きは合計金額が小さく出るので、高すぎると指摘する人がいません。見積が通ると、注文書も受注入力もピッキングリストも請求書も、その数のまま進みます。

防ぐには、商品マスターの入数と販売単位を見積の各行の横に置き、数量の欄に単位を必ず書かせます。「10」とだけある行は、単位が決まるまで送りません。受注の側でも同じ取り違えは起きるので、FAXで届いた注文をAIで下書きするときに保留にする行で使う品番対応表と、見積の照合に使う表は一つにしておきます。

価格改定の案内は受注済み分の扱いを決めてから送る

価格改定の案内文は、適用日・対象品番・受注済み分の扱いを改定の決裁と照合してから送ります。「10月1日出荷分より」と「10月1日受注分より」を、AIはどちらも同じくらい自然な文として書きます。どちらを取るかで変わるのが、9月末に受けた注文の請求単価です。

対象品番は、営業事務が決裁の一覧と案内の別紙を品番で照らし合わせ、件数が合うかを先に見ます。本文に「一部商品」とだけ書く案内なら、別紙の一覧が決裁と同じかどうかが正否の分かれ目です。

有効期限内の見積を出している得意先からは、その見積の単価で注文が来ることがあります。どちらの単価で受けるかは、案内を出す前に営業責任者の判断で固めておきます。決めないまま一律の案内を送ると、電話を受けた営業担当が答えられません。

値上げの幅と時期は自社で決めます。独占禁止法が禁じる不当な取引制限には、事業者が他の事業者と共同して対価を決め、引き上げるなどして、一定の取引分野の競争を実質的に制限することが含まれます。そのため、AIに作らせた価格改定の案や案内文を、同業他社と幅や時期をそろえる話の材料にはしません。

値上げ案内1件でAIに渡す情報の範囲は、値上げ案内1件の分担と10席1年の料金を並べた記事で扱っています。

カタログ文は規格書から写し、他社の文面と比べる

食品のカタログ文に載せる原材料とアレルゲンは、AIに補わせず、仕入先の規格書の表記をそのまま写させます。商品名と特徴だけを渡して説明文を頼むと、ありがちな原材料や「保存料不使用」の一文が足されることがあります。規格書に無い一文には根拠がありません。

食品表示法第5条は、表示の基準どおりに表示していない食品を売ることを、食品関連事業者等に禁じています。カタログやWebの説明文がどこまで表示の基準の対象になるかは、一般消費者向けか業務用か、どの媒体に載せるかで変わります。その判断は品質担当の持ち分です。迷うものは専門家に確かめます。

原稿の横には、写した規格書の版と改訂日を書いておきます。仕入先から規格書の改訂が届いたら、その品番のカタログ文を見直す合図です。規格書の表示項目を商品マスターに持たせておけば、商品マスターへ規格書の表示項目を持たせる登録の欄が、そのままカタログ文の元になります。

他社のカタログに似た文面は使う前に比べる

著作権の侵害になるかどうかは、AIを使った場合も、人が書いた場合と同じく、既存の著作物との類似性と依拠性で判断されます。生成した時点で侵害にならなくても、利用する時点で別に検討が要ります。カタログ文を作った担当者にとって、比べる相手は競合のカタログです。

社内で防げるのは手前の部分です。他社のカタログ文を貼り付けて「書き直して」とAIに頼むことはしません。元の文を見て作ったことが、指示文そのものに残るからです。生成に使った指示文と下書きは、送った版と一緒に残します。

似ていると気づいた文面をそのまま使うかどうかは、社内で決めずに弁護士に聞きます。仕入先の商品写真をAIで加工して載せてよいかも同じです。聞くときは、下書き・AIへ渡した指示文・似ていると思った元の資料をそろえて渡します。

依頼メールや価格表を生成AIに渡してよいか？

渡すのは、その得意先の依頼と価格表の該当行までにします。他の得意先の価格表を丸ごと渡せば、他社の単価が下書きに混ざるでしょう。別の得意先宛ての見積を雛形にすると、その社名が本文に残ります。

法人どうしの取引の資料でも、個人情報が入っていないとは言い切れません。依頼メールの署名欄や得意先マスターには、購買担当者の氏名・部署・メールアドレスが載っています。

外部の生成AIサービスに入れたときの扱いは3通りです。入力された依頼文を事業者が取り扱わないと契約に書かれ、見られる人も絞られていれば、先方のサーバに残っていても個人データの提供には数えません。

事業者が依頼文を取り扱う契約なら、委託と言えるかを契約で確かめます。言えれば委託先の監督（第25条）を負い、言えなければ第三者提供として第27条で前もって本人の同意をもらうのが原則です。どれに当たるかを確かめるまで、渡す資料から担当者名を外します。

運営が海外の事業者なら、委託の形であっても、第28条で本人の同意が要るかを見ます。契約で読む項目は得意先の担当者名を生成AIに渡す前の契約の確かめ方にまとめてあり、確認が済むまで営業担当は担当者名と連絡先を消した依頼文を渡します。得意先から受け取った図面や仕様書に秘密保持の取り決めがあれば、その範囲も同じときに確かめてください。

メールで送った見積はデータのまま保存する

見積書をメールで送る取引は電子取引にあたるため、確かめ終えて送った版をデータのまま保存します。電子帳簿保存法の定義では、見積書にふつう書かれる内容が取引情報で、それをメールなどで受け渡す取引が電子取引です。そのうえで同法第7条は、所得税・法人税の保存義務者に、その取引情報のデータの保存を義務づけています。

残すのは、実際に送ったPDFで、AIの下書きや途中の版ではありません。取引の日付・得意先名・金額で後から探せる名前にし、確認した人の名前と日付は控えの側に書きます。保存の方法が検索などの要件を満たすかは、経理が顧問の税理士に確かめて決めます。

送付控えのフォルダは得意先ごとに一つ決め、送った担当者がその日のうちに入れます。送った版と下書きが別の場所に散らばると、「先月の見積と違う」と言われたときに、どの版を送ったかを示せません。

誤りの記録で、別の人の確認を外せる文書を決める

別の人の確認を外してよい文書は、誤りの記録簿を見て決めます。営業事務が確認で見つけた誤りを、日付・文書の種類・7項目のどれか・原因が元資料の側か指示の側か、の4つに分けて一行ずつ書いた記録簿です。

原因が価格表の側なら、改定の決裁から得意先別価格表の更新までに何日空いたかを見ます。同じ品番で入数の誤りが続くなら、商品マスターの入数が空欄か古いままです。指示の側なら、営業事務の責任者が「数量には必ず単位を付ける」「価格表に無い値引は書かない」のような一行を指示文に足します。

本人の確認へ移した後でも、単価の誤りが一度でも得意先に届いた文書の種類は、営業責任者が営業事務の照合に置き直します。7項目に分けた列があれば、止まっていた誤りがどの項目で再び出たかまで記録簿で追えます。

手を付ける順番は、営業事務による見積の単価と数量の照合が先です。見積は依頼のたびに作る文書なので、直した行が週ごとに記録簿へたまり、案内やカタログ文より早く判断の材料がそろいます。