商社の取引条件の属人化を防ぐ引継ぎ書、掛率の理由と「不明」で残す欄

先に結論

引継ぎ書の理由の欄は、訪問報告・メール・見積履歴に出所がある記述だけで埋めます。AIに任せるのは、掛率やリベートが動いた月の前後の記述を、記録の種類と日付を付けて並べるところまでです。

記録に無い理由をAIに補わせると、別の得意先の事情が紛れ込みます。出所の無い欄は「不明」のまま残し、前任者・経理・倉庫のどこへ聞くか、価格表と食い違う掛率をどう直すかは営業責任者が決めて記載を確定します。

確かめる順番は次の価格改定が近い得意先からで、同じ月なら取引額の大きいほうを先にします。理由を知らないまま価格改定の交渉に臨むのが、後任にとって最も不利だからです。

取引条件で属人化するのは、数字でなく決めた理由

記録に残るのは数字で、残らないのは理由と例外の約束です。後任が受け取れるのは得意先別価格表にある掛率の数字までで、取引条件を決めた理由は訪問報告の片隅か前任者の記憶にしかありません。

数字は後任も画面で見られます。表の右の列が、引継ぎ書で「不明」になりやすい欄です。理由を知らないまま次の価格改定の交渉に臨むと、得意先から「前の担当さんとはこの条件で話がついていた」と言われたときに返す材料がありません。出荷の優先のように、前任者が口頭で受けたクレームの手当てとして生まれ、倉庫の出荷担当だけが覚えている約束もあります。

担当1人が抱える得意先が多く、交代が毎年のように起きる商社ほど、理由を書き残す様式を決める値打ちは大きくなります。反対に、得意先が一桁で担当が長く替わらない会社には、様式づくりは向きません。年に一度、営業責任者が担当と一緒に得意先を回るほうが確実です。

取引条件の引継ぎ書は、出所のある欄だけAIで下書きする

引継ぎ書は得意先1社につき1枚で作り、理由を書く欄には記録の出所を必ず添えます。

図の要点：取引条件の引継ぎ書1社分の帳票。掛率、掛率を下げた理由、元に戻す条件、リベート、支払サイト、返品の受け入れの欄はAIが訪問報告や経理の記録から出所付きで埋め、記録の無い欄は「不明」と書いて前任者・経理・倉庫への質問にする。出荷の優先は前任者と後任が確かめ、価格表と食い違う掛率の修正と読める人の範囲は営業責任者が確定し、後任が同行して得意先の購買担当と読み合わせる。

図の記入内容は説明用の架空の例で、掛率や支払条件の目安ではありません。「不明」の欄を誰に聞くかは、1枚目を作り始める前に営業責任者が決めておきます。元に戻す条件は前任者、支払サイトの延長は経理、出荷の優先は倉庫の出荷担当が聞き先です。「不明」の欄は、後任が誰に何を聞くかを示す一覧として使います。

AIに入れるのは、その得意先の訪問報告・メール・見積履歴・クレーム記録です。掛率やリベートが動いた月と前後の記述を、記録の種類と日付を付けて並べさせます。価格表の数字と記述が食い違う欄は、AIの並べ方にかかわらず営業責任者が価格表の側から確かめます。

前任者が答えるのは、質問の一覧だけで足ります。前任者が同じ部屋にいて交代まで毎日話せるなら、一覧を作るより、得意先別価格表を挟んで直接聞くほうが早道です。

記録に無い理由をAIに書かせない

空欄を嫌って「理由も書いて」とAIに頼むと、別の得意先の訪問報告にあった一文が、この得意先の掛率の理由として入ることがあります。前任者が退職した後なら、確かめる人がいません。後任はその理由を前提に次の価格改定の交渉で話し始め、得意先の購買担当から、そんな話は無かったと返されます。

理由の欄に載せるのは、記録の出所が付いたものだけです。出所の無い理由は「不明」と書いて残します。体裁を整えるために不明を消すと、同じ空欄が次の担当にもそのまま引き継がれてしまいます。

リベートの支払基準は文書にして得意先に示す

支払基準を担当ごとに持つと、同じ売上の得意先に違う額のリベートを払っている理由を、営業責任者も経理も説明できなくなります。卸は、メーカーからリベートを受け取る側と、二次卸や小売にリベートを出す側の両方に立つ立場です。

出す側の基準が担当ごとに違えば、得意先どうしが条件を比べたときに説明が食い違い、営業事務は問い合わせのたびに担当を探し回ることになります。受け取る側の条件が引き継がれなければ、達成の条件を知らないまま期末を迎えます。

公正取引委員会の流通・取引慣行ガイドラインは、供与の基準の不明確なリベートを裁量的に出すと、取引先の事業活動を制限することとなりやすいと述べています。不透明なリベートが取引先のマージンの大きな割合を占める場合は、なおさらです。そのうえで同ガイドラインは、リベートの供与の基準を明確にし、取引の相手方に示すことが望ましいとしています。

このため、卸がリベートを出す側に回るなら、基準を文書にして得意先に示し、経理の支払記録と同じ区分で持っておきます。担当が替わっても、同じ文書で同じ説明を続けられるからです。引継ぎ書のリベートの欄は、その文書のどの区分に当たるかを書けば足ります。

訪問報告を生成AIに渡す前に、利用目的と契約を確かめる

訪問報告は、購買担当への評価を削り、氏名の利用目的と生成AIサービスの契約を確かめてから渡します。報告には商談の中身だけでなく、購買担当の氏名や、その人への評価まで入っていることがあるからです。「話が長い」「前の部署で揉めた」といった評価は引継ぎ書に要らないため、AIに渡す記録から先に削ります。

訪問報告を入力するなら、最初の確認は利用目的です。個人情報保護法第18条第1項は、本人の同意を得ないで、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことを禁じています。購買担当の氏名を集めたときの利用目的に担当交代の引継ぎが含まれるかは、総務の担当と一緒に見ます。

次に読むのは、使う生成AIサービスの契約です。提供者がサーバ上の個人データを取り扱わないと契約で決まり、アクセスの制限も適切であれば、入力は個人データの提供に数えられません。中身を扱う契約であれば、委託と言えるときは第25条の監督、言えないときは第27条の本人の同意が前もって要ります。提供者が国外なら、第28条の同意の要否も確かめます。

3つの扱いの見分け方と規約で読む項目は、生成AIツールに仕入先の資料や担当者名を入れてよいかの判断で確かめられます。氏名を得意先コードに置き換えた報告も、自社の取引先マスタを引けば購買担当に行き着くため、個人データとして扱います。利用目的と契約の確認が済むまで、訪問報告は生成AIに入れません。

「不明」の欄は社内の聞き先から埋め、残る数を週ごとに見る

「不明」の欄は、得意先に聞き返す前に社内で聞ける相手から埋めていきます。出荷の優先や納期の余裕の約束は倉庫の出荷担当が、支払サイトを延ばした経緯は経理が覚えている場合があります。前任者と組んでいた営業事務なら、見積の宛先や得意先ごとの送り方の決まりまで把握していることがあります。前任者が退職した後は、この3人が最初の聞き先になります。

続けるかどうかは、営業責任者が、得意先別に残る「不明」の欄の数を週をまたいで比べて決めます。減らない得意先ほど、交代の日に後任が答えを持たずに価格改定の交渉に臨むことになるからです。数が減らない得意先は同行訪問の予定を前倒しし、リベートの基準が口頭でしか伝わっていなかった得意先には、この機会に基準を文書にして示します。

新しく口座を開く得意先も、新規開拓リストの照合キーで名寄せした後にこの様式で条件を残せば、最初の担当交代で同じ「不明」の欄が残りません。

外部に頼むのは、記録が散らばり交代が重なる会社

社内だけで回せるかは、訪問報告がどこに置かれているかと、同じ時期に何人の担当が替わるかで決まります。交代するのが1人で、その得意先の訪問報告とメールを営業責任者がすぐ開けるなら、様式づくりから得意先との読み合わせまで社内で足ります。

訪問報告が個人のメールボックスと紙の手帳に分かれている会社では、記録を集める作業が先に立ちます。どの期間の誰の記録までをAIに入れるかを決める作業が、交代の日までの数週間に重なります。生成AIサービスの契約に、個人データを取り扱わない定めとアクセスの制限があるかを読む作業も同じ時期です。

異動の時期に何人もの担当が一度に替わる場合も、欄の書き方と「不明」の聞き先の決め方が担当ごとにばらつきます。どちらか迷うなら、まず次の価格改定が最も近い得意先1社の引継ぎ書を社内で作ってみると、記録がどこにどれだけ散っているかが見えます。

外部に頼むなら、任せるのは様式の欄の設計、AIに入れる記録の範囲の決め方、契約の読み方の整理までにします。記載の確定、聞き先の割り振り、得意先との読み合わせは、得意先との関係を持つ営業責任者と後任から離せません。訪問報告の下書きや休眠先のフォローと並べて順番を決めるときは、商社・卸売の営業でAIに任せる業務の一覧と商社・卸売のAI活用の全体像から選べます。