「OCRで読み取るだけでなく、納品書と請求書の突合まで自動化したい」——複数のベンダーに相談しても『そこまでは難しい』と言われ、諦めかけていませんか。
在宅医療を手がける医療法人社団青葉様（複数の事業所を運営）は、取引先23社以上から届く様式バラバラな納品書・請求書の照合・転記に、毎月多くの時間を費やしていました。「OCRによる読取」と「納品書・請求書の突合作業の自動化」を同時に実現できるサービスがなかなか見つからない中でBoostXと出会い、導入決定から約2か月で仕組みを実装。法人全体で年間約300時間の業務削減効果が見込まれる事例です。
| 項目 | 導入前 | 導入後 | 効果 |
|---|---|---|---|
| 請求書・納品書の突合 | 会社別に手作業で照合・転記 | AI-OCR×GASで自動突合・記録 | 年間約300時間削減（見込み） |
| 導入スピード | 複数ベンダーで実現できず | 導入決定から約2か月で実装 | スピード導入 |
| 職員の業務 | 定型の照合作業に時間 | 付加価値の高い業務へ集中 | 質の向上 |
導入前の課題：会社ごとに違う様式を、人が覚えて突合していた
青葉様には、取引先23社以上から納品書・請求書が届きます。やっかいなのは、会社ごとに「合計金額をどこで読むか」「税区分（標準税率・税込・軽減税率）の扱い」「事業所別の納品先の書き方」「金額が無く数量だけの伝票」など、読み方がすべて違うことでした。担当者はその会社ごとのクセを記憶し、手作業で照合・転記していたため、時間がかかるうえに転記ミスのリスクも残っていました。
OCRで読み取るだけのツールはあっても、「読み取った値を会社ごとの正しいルールで突合・記録する」ところまで自動化できるサービスは、複数社に相談してもなかなか見つかりませんでした。
- 取引先23社の様式の違いを担当者が記憶して照合
- 手作業の転記でミスが起きやすい
- OCRと突合を同時に自動化できるサービスが見つからない
- 会社別ロジックでAI-OCRが項目を自動抽出
- 税換算・事業所別の振り分けまで自動で突合・記録
- 会社別ルールが仕組みに残り、担当が変わっても回る
BoostXの支援内容：AI-OCR×GASで「会社別ロジック×事業所別突合」を構築
BoostXは、青葉様の要望を丁寧にヒアリングしたうえで、取引先一社ごとに「どこを・どう読むか」を読取ロジックとして整理し、会社別のマスタ（単一の正となる定義）にまとめました。届いた納品書・請求書をAI-OCR（Gemini）が会社別ロジックで読み取り、合計金額・明細・事業所別の納品先を抽出。GASが税抜から税込への換算や、金額なし伝票の数量照合・照合スキップといった会社ごとの正しいルールで突合し、結果をスプレッドシートへ自動記録します。仕入先名の表記ゆれも正式名へ自動で統一しています。
一度きりの自動化で終わらせず、会社別ルールを資産として残す設計にしたことで、新しい取引先が増えても読み方を追加すれば対応でき、担当者が変わっても運用が続きます。導入決定から約2か月という短期間で実装し、運用開始後も細かな改善要望や追加要件に柔軟に対応しています。
導入効果：年間約300時間の削減見込みと、職員がより付加価値の高い業務へ
会社別ロジックのマスタ化とAI-OCR×GASによる自動突合により、これまで人手で行っていた照合・転記の負担が大きく軽減されました。青葉様では、法人全体で年間約300時間の業務削減効果が見込まれています。単なる業務効率化に留まらず、職員がより付加価値の高い業務へ集中できる環境づくりにもつながっています。
複数のベンダーへ相談しましたが、「OCRによる読取」と「納品書・請求書の突合作業の自動化」を同時に実現できるサービスはなかなか見つからず、半ば諦めかけていました。そのような中でBoostX様と出会い、こちらの要望を丁寧にヒアリングいただきながら、導入決定から約2か月というスピードで実装まで進めていただきました。運用開始後も細かな改善要望や追加要件に柔軟に対応いただいており、大変助かっています。現在では法人全体で年間約300時間の業務削減効果が見込まれており、単なる業務効率化に留まらず、職員がより付加価値の高い業務へ集中できる環境づくりにもつながっています。今後も継続的な改善パートナーとして期待しています。
医療法人社団青葉 ご担当者様
同じ課題をお持ちの方へ
「OCRで読み取るだけでなく、納品書と請求書の突合まで自動化したい」「会社ごとに様式が違って自社だけでは仕組みにできない」——そうしたバックオフィスの課題は、会社別の読み方をマスタ化し、AI-OCRとGASで突合・記録までつなぐことで、人の記憶に頼らない仕組みへ変えられます。まずは現状の伝票と業務の棚卸しから、一緒に整理するところを始めてみませんか。
