日報の記載内容が薄いときの改善は、AIの聞き返しで数字と理由を足す

先に結論

様式に欄は足さず、届いた日報への聞き返しで数字と理由を足してもらいます。AIには前日の写し・予定どおり・数字なし・理由なしの欄へ印を付けさせ、問いを下書きさせます。どの問いを返すかは工務が判断し、1日2問までを目安に止めます。数字と理由を書き足すのは現場監督です。

1問目は毎日、発注者や元請から口頭で頼まれたことがあったかを聞きます。答えをAIに推し量らせて空いた欄を埋めることはさせません。工事部長は工程会議で使った数字に1行の返事を返し、書き足した数字がどこで使われたかを監督に見せます。

日報の欄を増やせば記載内容は厚くなるか？

厚くなりません。欄を足しても、夕方に日報を書く時間は延びないからです。増えた欄は写しか「特になし」で埋まり、欄が多いほど、どこがその日に書かれた欄なのかを読む側が見分けにくくなります。

「進捗率」「遅延理由」「明日の課題」の欄を足す前に、今の欄のまま、足りない中身を後から聞き返すほうが監督の夕方は重くなりません。聞かれた1問は答える中身がはっきりしていますが、白紙の欄は、書くことが無い日にも手が止まります。

ただし、元請が決めた様式で日報を出す現場では、欄そのものを変えられません。聞き返しで得た答えは、元請に出す日報ではなく、社内に残す控えの側に書き足します。

日報の記載が薄い4つの型と困る人

薄さは4つの型で見分けられ、型ごとに抜けるものと、後で困る役職が違います。困るのは書いた監督ではなく、翌朝に日報をまとめる工務、週の工程会議で読む工事部長、月末に人工を突き合わせる経理です。

どの型から手を付けるかは、困る役職が次に日報を開く日で選びます。写しが出やすいのは監督が複数の現場を掛け持ちする時期で、移動で夕方が詰まると、片方の現場の日報は前日の分を写して出すしかありません。現場と監督の組み合わせを並べ、掛け持ちの監督の日報から読むと、写しの多い現場が早く見つかります。

始業と終業の時刻の欄を、監督本人の労働時間の記録にも使っている会社では、写しは別の問題も生みます。労働安全衛生法第66条の8の3は、面接指導のために、労働者の労働時間の状況の把握を事業者に義務づけた規定です。規則はその方法を、タイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法その他の適切な方法とし、記録の3年間の保存も定めています。

条文が対象から外すのは高度プロフェッショナル制度で働く人だけで、管理監督者として扱う監督も対象です。自己申告で時間を把握する場合について、厚生労働省のガイドラインは、申告の時間が実際と合っているかを必要に応じて調べ、補正する措置を挙げています。時刻まで前日と同じ日報が続く会社は、時刻を日報から読むのをやめ、入退場の記録や端末の使用時間と並べる形へ移します。

薄い欄への聞き返しをAIに下書きさせる

同じ1日の日報でも、数字と理由が戻るのは、印の付いた欄に問いを返したときに限られます。下の記入例は社内の様式で日報を受けている現場の1日で、文面は仮のものです。

図の要点：同じ1日の日報を、届いたままと聞き返した後で比べる図。届いたままの日報は、作業内容が「3階型枠、予定どおり」、人数の欄は前日の数を写したまま、「打設は明日へ延期」とだけあり理由が無い。聞き返した後は、AIが3つの欄に印を付けて問いを下書きし、工務が口頭の追加指示の1問と延期の理由の1問を返し、監督が口頭の指示の有無と延期の理由を書き足し、工事部長が工程会議で使った欄に1行返す。

聞き返した後の日報で返した問いは、毎日聞く口頭の追加指示と、延期の理由の2つです。進み具合の欄にも印は付きますが、この日は2問目に延期を選び、進み具合は翌日以降の候補に回しています。人数の欄には問いを付けていません。前日の写しが続く理由は、書く時間が無いのか現場が止まっているのかを答えから見分けにくいので、工務がその現場の現場代理人に電話で確かめる欄として残します。

問いは「型枠は何通りまで建て込みましたか」「延期は誰が決めましたか」のように、1問で1つの数字か1つの理由を聞く形にします。答えをAIに推し量らせて欄を埋めると、誰も確かめていない数字が日報に入り、薄い日報より始末が悪くなります。「予定どおり」から進み具合を工程表で逆算させる使い方も、同じ理由で外しておくべきです。

印はどこへ問いを返すかの目安で、印の付かなかった欄が正しいという保証にはなりません。工務は、印の無い欄も翌朝いつもどおり読みます。

外部のAIへ渡す日報は、作業員の氏名を職種ごとの人数に直してから渡します。薄さの判定に名前は要りません。出面を1人1行で渡す会社は、氏名の欄を消しても、自社の名簿と突き合わせれば誰の行かが特定できます。その表は個人データに当たる前提で預け先を選び、契約で何を確かめるかは作業員名簿を社外のAIへ預ける前に見る契約の条項が詳しく扱っています。

聞き返す問いは1日2問までを目安に、口頭の指示から

AIが下書きした問いのうち、工務が監督へ返す数は1日2問までを目安にし、1問目では、発注者や元請から口頭で追加の指示を受けたかを聞きます。問いが5問も返ってくると、監督は日報を短く書いて問いを避けるようになるからです。

口頭の指示を先に置くのは、後で響く重さが違うためです。請負契約の中身を変えるときの書面について、建設業法第19条第2項は、変更の内容を書面に記載し、署名か記名押印をして相互に交付することを定めています。変更の書面をまとめるときに、いつ誰から何を頼まれたかを示せる記録が、その日の日報しか残っていない場合もあります。

「今日、発注者か元請から口頭で頼まれたことはありますか」は、毎日同じ形で返してよい問いです。答えがあった日は、工務が変更契約の候補の一覧へ移します。口頭で頼まれた追加を工事の前に書面にする進め方は、電話の指示を5つの欄に分けて着工前に変更契約へつなぐ手順に続きます。

2問目は、遅れの理由、人数と数量、進み具合の順で選びます。同じ現場で同じ欄の問いに答えが戻らない週が続くなら、疑うのは監督の書き方より、その現場で数えにくい数字のほうです。その数字は問いから外し、工務が搬入伝票や出面の記録から確かめる側へ回します。

問いを返す場所は、日報が集まる所に合わせます。施工管理アプリならコメント欄、チャットで日報を送らせている会社ならその返信が置き場所です。夕方に書く時間そのものが足りない監督なら、見回りの後に話した声を日報の欄へ振る段取りと組み合わせると、問いへの答えも声で返せます。

読む側の1行の返事で日報の記載は続く

聞き返しで厚くなった日報も、読んだ人から何も返らなければ、数週間で元の薄さに戻ります。監督から見ると、書き足した数字がどこで使われたのかが分からないからです。

返事は1行で足ります。「延期の理由、工程会議で使いました」「人数、請求と合っていました」。数字が次の判断に使われたと分かった監督の日報には、問いが無い日にも数字が残るようになります。

日報を翌朝まで誰も読んでいない会社は、聞き返しより先に、読む人と1行の返事を残す場所を決めます。工務事務が本社で打ち直す手間から先に減らす順番は、工務事務の打ち直しと監督の書き起こしのどちらを先にするかで選べます。

工程会議で日報から引いた数字の件数が、聞き返しを始めた現場と始めていない現場とで、ひと月たっても変わらないことがあります。その場合は返している2問が会議で使う数字とずれているので、工事部長が会議で知りたい欄を工務に伝え、2問目の選び方を組み直します。

工務が日報を読み切れなくなったら、外部の顧問と問いを決め直す

印の付いた欄から2問を選んで返す仕事は、工務が翌朝に読み切れる現場の数までなら社内で続けられます。印と問いの下書きはAIが作り、返す場所も施工管理アプリのコメント欄かチャットの返信で済むからです。

現場が増えて工務が全部の日報を読み切れなくなった会社と、日報の集まる場所がアプリとチャットに分かれた会社は、問いの型と返す場所を外部のAI顧問と決め直します。その間も、口頭の追加指示を聞く1問目だけは毎日返し続けます。

工事部長が毎日すべての現場を回って進みを見ている会社は、聞き返しを組むより、現地で聞いた数字を工務へ伝える形のほうが手間は少なく済みます。聞き返しが要るのは、読む人が現場に行けない日の日報です。