追加工事の説明と変更契約の書面化でAIに任せられる工程

地中障害が出た、既存部が図面と違った、発注者が仕様を変えたいと言った。工事中の変更は、現場代理人のメモから始まります。建設業法は、請負契約の当事者に契約の内容を書面にして相互に交付することを求めています。変更のときも同じ扱いが要るため、説明と書面化は金額そのものに直結します。

変更の話は誰の手を通って書面になるか

変更の発生から書面の締結までは、現場と営業と経理をまたぎます。担当が分かれているぶん、どこかで止まると全体が止まります。

後工程は、協力会社への指示と追加発注、実行予算の更新、出来高請求です。書面が遅れると、この3つがすべて仮の状態で動きます。

変更の発生から書面化までを7工程に割ると、どこで止まるか？

色枠がAIに渡せる工程、灰色が人が確定する工程、二重枠が両方で持つ工程です。右上の印は、遅れが金額に直結する工程を示します。

AIで消える工程はありません。判断と交渉が中心にあり、どの工程にも人の確定が残ります。
短くなる工程は2と4と7です。影響工種の洗い出し、資料の組み立て、伝達先の整理が、確認して直す作業に変わります。
新しく増える確認工程は1です。記録の項目が埋まっているかを見る手順が、変更のたびに入ります。

どこまで任せ、どこから人が確定するか

左がAIに渡せる作業、右が人が確定する判断です。中央の線が止めどころで、締結は越えさせません。

本メディアでは、この業務の着手は変更記録の項目化からだと判断します。理由は、説明資料を速く作っても、起点の記録が無ければ請求の根拠にならないからです。前提は、発注者の担当者名、日付、指示の方法を記録の必須項目にできることです。変更が発注者の書面指示だけで発生する現場では、この優先順位は下がります。

一方で、口頭指示のまま着手する運用が残る会社に資料の自動化から入ることは勧めません。資料が速くなるほど着手も早まり、書面がさらに後ろへ回るからです。国土交通省の参考資料集では、すべて書面で契約している会社が83.0%、一部電子が15.3%、すべて電子が1.7%と示されています。紙が主体で回る前提のまま、締結だけが遅れる構造を作らないようにします。

最初に着手する工程の選び方

見るのは3点です。判断を含むか、材料が電子で残っているか、誤りがいつ表に出るか。

工程1と2は、メールと図面という材料があり、判断は契約範囲かどうかの1点に絞れます。誤りは説明の前に見つかるため、ここが着手点です。工程4は資料の下書きまでで、出す粒度は人が決めます。工程6はひな形への差し込みと抜けの指摘までで、締結は人の行為です。

変更が月に何件も出る改修案件なら、工程1と4の効果が先に出ます。図面がCADで版管理されている会社なら、工程2の差の抽出まで届きます。過去の変更資料が案件フォルダに残っていない会社なら、まず保存場所を1つに決めます。電子契約を使っている会社なら、工程6の記録は締結の履歴と結びつけられます。

2週間の試行で測る3つの数字

1. 工事部長が対象の案件を1つ選び、現場代理人と営業を1人ずつ立てます。
2. 直近の変更5件について、発生から締結までの日数、説明のやり直し回数、口頭指示のまま着手した件数を書き出します。
3. 変更記録の必須項目と、説明資料の型を決めます。
4. 2週間、変更が出るたびに記録の整理と影響工種の洗い出しを回し、直した箇所を残します。
5. 説明資料の下書きを営業が直し、発注者に出した版を保存します。
6. 2週目の終わりに、続けるか記録の項目を直すかを工事部長と決めます。

測る指標は、発生から書面の締結までの日数、説明のやり直し回数、口頭指示のまま着手した件数です。合わせて、協力会社への伝達漏れの件数を数えます。締結までの日数が縮まないなら、原因は資料ではなく承認の段にあります。

本番にするとき決める承認と記録と例外

承認は、金額と工期の提示を工事部長が、締結を経営者が承認する形を明文化します。現場で合意した内容が書面になるまでの担当と期限を決めておきます。

記録は、変更記録の原文、影響範囲の算出、説明資料の版、合意の日付、締結した書面を1案件のフォルダにまとめます。後から請求の根拠を問われたとき、どの指示にいくら当てたかを追える形にします。

例外は、安全に関わる緊急の変更、近隣対応で即日着手が要る変更です。この場合は書面を待たず着手し、着手の判断をした人と時刻を記録に残し、書面化の期限を決めておきます。

追加工事でよくある失敗と、その止め方

最も重いのは、口頭の指示で作業を始め、書面が後追いになることです。工事だけが進み、金額の合意が取れません。止め方は、変更記録が無い作業は着手しない決めごとと、記録の必須項目の確認です。

次に多いのが、影響範囲の見落としです。他工種の手戻りを含めずに費用を出すと、後から追加の追加が発生し、発注者との関係が悪くなります。変更前後の図面の差から候補を出させ、代理人が確かめます。

三つ目は、合意した内容が協力会社に届かないことです。国土交通省の参考資料集では、工期が足りないときの対応は休日出勤が59%と示されています。旧条件で進んだ分の手戻りは、この休日出勤に上乗せされます。伝達先の一覧を作り、更新した帳票を並べて確認します。

費用の考え方と、入れない方がよい会社

費目は、整理と下書きの利用料、変更記録の項目と資料の型を決める設計、契約ひな形や実行予算との受け渡し、導入前後の計測、ひな形改定への追随の5つです。金額は案件数と契約の形態で変わるため置きません。

入れない方がよいのは、変更の記録を残す習慣が無い会社、追加費用を請求せずに飲み込む方針の会社、契約のひな形が案件ごとに違い型を決められない会社です。この状態では、資料が速くなっても金額に結びつきません。先に記録と請求の方針を決めます。