見積書と条件書の作成でAIに渡せる工程、承認で人が決めること

見積書一式は、表紙と内訳明細と見積条件書で1組です。金額だけが独り歩きすると、受注後の追加工事の交渉で根拠を示せなくなります。国土交通省の参考資料集では、建設業の就業者は令和6年平均で477万人、ピークの平成9年と比べて30.4%減ったと示されています。積算を回す人数が増えない会社ほど、提出期限と承認の待ち時間が受注機会を削ります。

見積書一式は誰の手を通り、どこへ渡るか

数量を拾う工程と協力会社から単価を集める工程は前段の別業務です。ここで扱うのは、数量表と単価表が確定してから提出までの区間になります。

後工程は、受注後の実行予算と契約書面、そして追加工事の交渉です。条件書に書いた前提が、そのまま交渉の土台になります。

数量表の確定から提出までを7工程に割るとどうなるか？

色枠がAIに渡せる工程、灰色が人が確定する工程、二重枠が両方で持つ工程です。右上の印は失敗が表に出にくい工程を示します。

AIで消える工程はありません。判断が各工程に散っているため、無くなるのは工程1と5の手作業の部分だけです。
短くなる工程は1と3と5です。転記、条件文の下書き、根拠の並べ直しが、確認して直す作業に変わります。
新しく増える確認工程は、工程4の後に条件書へ戻る照合です。金額調整で変えた科目が条件書に反映されているかを見る手順を1つ足します。

どこまでをAIに渡し、どこから承認者が持つか

左がAIに渡せる作業、右が承認者が確定する判断です。中央の線を越える処理は持たせません。

本メディアでは、見積の金額そのものをAIに出させることは勧めません。理由は、建設業法が見積の提示と契約書面の記載事項を定め、令和6年の改正で著しく低い労務費等による見積りが禁止されたためです。条文はe-Gov法令検索の原文で確認します。前提は、社内に粗利基準と承認の段階があることです。承認者が1人で金額まで決めている会社では、線引きより先に承認の段階を作る話になります。

もう一つの判断です。本メディアでは、この業務のAI化は内訳明細の転記より見積条件書から始めるべきだと判断します。転記の誤りは合計金額の照合で見つかりますが、条件の書き漏れは提出後に気づけず、追加工事の交渉で不利になるからです。過去の条件書が案件ごとに残っていることが前提で、金額だけを提出してきた会社は、条件の項目を決めるところからになります。

最初に着手する工程の選び方

見るのは3点です。判断を含むか、参照するデータが電子で残っているか、誤りがいつ表に出るか。

工程3は文章の下書きなので判断が薄く、過去の条件書が電子で残っていれば材料が揃い、誤りは提出前の確認で拾えます。だから最初の1工程になります。工程1は判断を含みませんが、様式が案件ごとに違うと準備が要るため、発注者が固定の案件から始めます。工程4と6は判断そのものなので、AIは差の一覧を出すところまでです。

条件書を作っていない会社なら、項目の型を決めることが先です。過去案件がPDFでしか残っていない会社なら、直近の類似案件の条件文だけを文字の形に移します。積算ソフトから明細を書き出せない会社なら、手作業の転記が残るので効果は限定されます。承認が口頭で回っている会社なら、根拠メモの様式を先に作ります。

2週間の試行で測る3つの数字

1. 工事部長が対象の発注者を1者に絞り、同じ様式の案件を試行の範囲にします。
2. 積算担当が直近の案件について、見積書一式の作成時間と承認までの日数、差し戻しの回数を書き出します。
3. 過去の見積条件書から自社の条件項目を洗い出し、書き漏らすと痛い項目に印を付けます。
4. 2週間、条件書の下書きと様式への転記をAIに出させ、積算担当は直した箇所だけを記録します。
5. 承認の場で聞かれた質問を毎回1行ずつ残し、根拠メモに足りない項目を見つけます。
6. 2週目の終わりに、工事部長と積算担当で本番に移すか条件項目を作り直すかを決めます。

測る指標は、見積書一式の作成時間、承認までの日数、提出後の質疑件数です。案件の規模が違うと時間は比べにくいため、同じ発注者と同じ様式の案件で並べます。

本番にするとき決める承認と記録

承認は、粗利率と提出金額を工事部長が確定し、一定額を超える案件は社長が承認する形を明文化します。誰の承認でどの金額まで出せるかを決めずに下書きだけ速くすると、提出の手前で詰まります。

記録は、下書きと確定版の差、採用した単価の出どころ、条件書の変更履歴、承認者と承認日を残します。受注後に前提を問われたとき、条件書のどの版が提出物かを示せる状態にします。

例外は、発注者の様式が特殊な案件、現地調査が済んでいない案件、労務費の扱いに疑義がある案件です。これらは下書きを使わず、積算担当が直接作ります。判断の材料が足りない案件を無理に通さないことが、この業務では安全側に働きます。

見積作成のAI化で起きやすい失敗

最も多いのは、過去案件からコピーした条件書の記載が今回と食い違うことです。支給品でない材料が支給品のまま残る、といった形で残ります。止め方は、条件文の下書きに「前回と違う箇所」を必ず示させ、積算担当がそこだけを見ることです。

次に、金額調整の後に条件書へ戻らない失敗があります。科目の数量や仕様を変えたのに条件書が前のままだと、受注後に前提の違いとして表面化します。工程4の後に照合を1つ挟みます。

根拠メモが下書きのまま承認に回ることもあります。数量の出どころと単価の採用理由は、承認者が読む前に積算担当が確かめます。国土交通省の参考資料集では、全て書面で契約している会社が83.0%を占めると示されています。書面が主で回っている以上、条件と根拠は文章で残す前提で設計します。

費用の考え方と、入れない方がよい会社

費目は、下書きの利用料、条件項目と根拠メモの型を決める設計、積算ソフトやExcelとの受け渡し、導入前後の計測、様式改定への追随の5つに分けます。金額は案件数と既存ソフトで変わるため置きません。

入れない方がよいのは、見積条件書を付けていない会社、発注者ごとの様式が毎回違い転記の型を決められない会社、承認の段階が無く社長が全案件を直接作っている会社です。この状態では、下書きを作っても確かめる型がなく、直す時間が増えます。まず条件項目と承認の段階を決めます。