商社の請求書作成をAIに任せる範囲｜前回請求との差で発行を止める得意先

先に結論

締日の請求でAIが受け持つ範囲は、基幹システムの売上明細を得意先ごとに組み直した請求データの下書きと、前回請求と比べて差の大きい得意先の一覧の2つに限ります。請求内容は営業事務が差の理由を伝票と照合して確かめ、発行は営業事務の責任者が承認します。

返品・値引の伝票が未登録の得意先は、下書きができていても発行しません。登録番号や交付先の名称はAIに書かせず、請求書の様式に固定します。

ここで扱うのは、締日に納品データを集計して請求書を発行するまでです。入金の消込と返品伝票の起こし方は扱わず、請求・照合の業務ページの別の作業として整理しています。

AIの集計が正しくても、未登録の返品は請求額に入らない

AIも基幹の請求締め処理も、登録された伝票しか数えられないため、返品の伝票が登録されるまでは税率ごとの合計が一致していても承認の欄を空けておきます。下の一覧は、20日締めの得意先1社について、AIが埋める欄と人が書く欄を分けた記入例です。

図の要点：20日締めの得意先1社の発行前の確認一覧の記入例。締め期間・税率ごとの合計・前回請求との差・価格改定の適用日どおりの単価か・返品と値引の伝票の件数はAIが埋め、営業担当への返品の確認と確認の結果は営業事務、発行の承認は営業事務の責任者が書く。返品の伝票が未登録のため、この得意先は発行を保留して営業担当へ戻している。

AIが埋めた欄だけを見ると、この得意先は前回とほぼ同額で単価も適用日どおりで、差異一覧の上位にも入りません。発行を止めた理由は、営業事務が営業担当に返品の有無を聞いた欄から出ています。

請求データの集計は、登録された納品・返品・値引の伝票を足し引きする作業です。営業担当が得意先から返品の連絡を受けたまま伝票を起こしていなければ、その返品は請求額に入らず、得意先が先に気づきます。

そのためAIに出させるのは、請求データの下書きと、前回請求と比べて差の大きい得意先の一覧までにします。差の理由が返品の未登録なのか大口の納品なのかは、伝票と営業担当の話を照合した営業事務にしか判断できません。

AIに出させるのは、請求データの下書きと差異一覧

締日から請求書の送付までは5つの作業に分かれ、AIが出力を作るのはそのうち請求データの下書きと差異の一覧の2つです。

AIに渡すのは、基幹システムから出力した締め期間の売上明細です。明細は伝票の区分（納品・返品・値引）と納品書番号つきのものを使います。あわせて得意先マスターの締日、前回と前年同月の請求額、価格改定の適用日と新旧の単価の一覧を渡します。

指示には次の3つを入れます。金額は明細の値を写して計算し直さないこと、区分の無い行や締日の無い得意先は「未確認」と返すこと、差の理由は推測で書かずに候補として並べることです。

営業事務は、下書きの得意先ごとの合計を、基幹の請求締め処理が出す請求一覧表と照合します。合計が1社でも合わない締めは、その回はAIの下書きを使わず、請求一覧表から発行する形に戻します。基幹システムに前回請求との比較の帳票があり、伝票も締日までにそろう会社なら、生成AIを足さずにその帳票を見るだけで足ります。

売上明細には得意先名と取引の金額が並びます。外部のAIサービスに入れるなら、その契約で入力がどう扱われるかを、使い始める前に情報システム担当が読んでおきます。

納品データの元になる受注明細に誤りが残る会社もあります。その場合は先に受注の段階を整えます。手順はFAX注文の受注入力で保留にする欄を決める記事にあります。

前回請求との差が大きい得意先から、営業事務が確かめる

営業事務は全得意先を同じ深さで見ず、差異一覧の上から順に、差の理由を伝票で説明できるかを確かめます。差の大きい得意先でよく出る理由は、次の5つです。

• 大口の納品があった。受注の記録と納品書の控えで数量が合えば、発行に進む
• 同じ納品が2回計上されている。同じ納品書番号の行が2つある
• 同じ値引が2回引かれている。得意先別単価に織り込んだ値引を、値引伝票でも計上している
• 価格改定の適用日の前後の納品が同じ締めに混ざり、旧単価と新単価の行が並ぶ
• 締日を変えた得意先で、締め期間が前回と重なっている、または抜けている

大口の納品のような正常な差まで止めると、発行が遅れて得意先の支払の手続きに響きます。どの程度の差を確認の対象にするかは、得意先ごとの取引の波を知っている営業事務の責任者が得意先のグループごとに決めます。

旧単価の行が出たとき、適用日そのものが正しいかは価格改定の担当が判断します。価格改定の適用日と例外を決める記事が決め方を扱います。

続けるかどうかは、差異一覧を使った締めで、発行後の訂正が何件出たかで判断します。訂正の原因が一覧に出ていたのに見落としたなら確認の手順を、一覧に出ていなかったなら一覧の条件を直します。

返品の連絡が未登録なら、その得意先の発行は待つ

次のどれかに当たる得意先は、AIの下書きが出来上がっていても請求書を発行せず、表の戻し先へ返します。

【説明用の仮の業務例】20日締めの得意先の請求書をまとめて作る、締日翌日の21日のことです。営業事務が請求データの下書きを確かめているところに、営業担当から「先週の返品、まだ入れてないです」と連絡が来たとします。この得意先の請求額は前回とほぼ同じで、差異一覧の上位には入っていませんでした。

返品の未登録は金額の差に出ないことがあるため、表の1行目は差異一覧ではなく、営業担当への確認で埋めます。

登録を待つと発行が遅れる得意先もあります。今回はそのまま発行して翌月の請求で差し引くか、登録を待って発行するかは、営業事務の責任者が得意先との取り決めに沿って決めます。どちらにする場合も、確認一覧の承認の欄に理由を書いてから発行します。

登録番号と税率ごとの合計は、請求書の様式で固定する

適格請求書（インボイス）とは、売手の名称と登録番号、取引年月日、取引の内容、税率ごとの対価の合計・適用税率・税額、交付先の名称を載せた書類です。

消費税法第57条の4第1項は、インボイス発行事業者に、課税事業者である取引先から求められたときにこの書類を交付する義務を定めています。締日ごとにまとめて作る請求書では、取引年月日の代わりにその一定の期間、つまり締め期間を書けると同じ項に定められています。

このうち自社の名称と登録番号、交付先の名称は締めのたびに変わらないので、AIに毎回書かせず、基幹システムの請求書の様式に固定します。AIが確かめるのは、税率ごとの合計と消費税額が売上明細の合計と一致しているかです。営業事務は発行前に、税率ごとの合計を基幹の請求一覧表と、印字された登録番号と交付先の名称を得意先マスターと照合します。

国税庁の案内では、交付したインボイスの写しを売手が保存する必要があります。メールやPDFで送った請求書のデータは、電子帳簿保存法第7条が保存を求める電子取引の記録として残します。

返品や値引をしたときは、同じ条の第3項により、適格返還請求書（返還インボイス）を交付する義務があります。返品・値引を行う年月日と元の売上げの年月日、税率ごとに区分した返還の金額などを載せる書類です。国税庁の案内では、返品や値引の金額が税込1万円未満なら交付義務は免除されます。

返品・値引を請求書の中でどう示すかは、経理が顧問税理士と様式を決め、AIの下書きで書き方が変わらないようにします。

売上明細を基幹から出せない会社が、外部に頼む作業

外部に頼むことになりやすいのは、締め期間ごとの売上明細を、伝票の区分と納品書番号つきで基幹システムから出力できない会社です。明細が出なければ、AIにも営業事務にも照合の元が手に入りません。

得意先が少なく締日が月末だけで、返品も多くない会社なら、基幹の請求一覧表を営業事務が見る今の形で足ります。

締日が20日・月末・15日と分かれ、値引の条件も得意先ごとに違う会社もあります。その場合は、明細を表計算に出して生成AIに差異一覧を作らせる形を、営業事務の手元で始められます。仕入や在庫の作業と並べるなら業務別の入口へ。

社内で始める場合、差異一覧で何と比べるかは、過去の訂正を書き出した後、AIに一覧を作らせる前に決めます。前回請求・前年同月・価格改定の適用日のどれを使うかは営業事務の責任者が決め、一覧に出なかった訂正の件数を締めごとに数えて条件を見直します。

明細の出力が締めのたびに手作業で、得意先ごとに請求書の様式も違う会社は、基幹の出力の改修か、基幹と差異のチェックをつなぐ開発を外部に見積もってもらいます。要件には、金額は基幹の値を正としてAIに計算させないこと、確認の結果と承認の欄が空の得意先は発行の一覧に載せないことを書きます。

開発で埋められるのは、登録された伝票どうしの照合までです。営業担当のメールや電話のメモにしか無い返品の連絡は、基幹にもAIにも見えません。連絡を締日までに伝票へ起こす作業は営業担当の手元に残り、請求の仕組みを外部に頼むかどうかの境目もそこにあります。