建設現場の指示記録をAIで台帳にし、申し送りまで届いたかを確かめる

先に結論

指示台帳で確かめるのは、指示を送ったかではなく、相手の職長が受けたかです。受けた印は、職長に口頭で確かめた監督だけが付け、印の無い安全の指示は翌朝の申し送りの一番上に残します。

夕方の台帳の下書きと、翌朝の申し送りの並べ替えはAIに任せます。現場チャットの履歴と朝礼メモから1行に1つの指示を起こさせ、安全・工程・品質の区分は監督が全行を読んで直し、重ね作業を止めるかは現場代理人が判断します。

受けた印の欄は、AIに触らせません。台帳に載せる指示は、始めてしばらく（たとえば最初の1か月。期間は現場代理人が決める）は、中止・立入禁止・重ね作業の禁止といった安全の指示に絞ります。

作業の組み合わせは日中に変わり、連絡と調整は随時要る

指示記録を朝礼の1回で終えられないのは、作業の組み合わせが日中に何度も変わり、そのたびに連絡と調整が要るからです。労働安全衛生規則第636条は、特定元方事業者（元請）に、協力会社との間と協力会社どうしの連絡と調整を「随時」行うよう求めています。朝礼の後に電話やチャットで出す指示も、この連絡と調整に入ります。

労働安全衛生法第30条第1項は、特定元方事業者に、協議組織の設置と運営、作業間の連絡及び調整、作業場所の巡視などを求めています。関係請負人が行う教育への指導と援助も、その中の1つです。対象は雇われた労働者に限らず、労働者以外の作業従事者にも及ぶ定めです。

条文が定めるのは連絡と調整を行うことで、記録の様式や細かさまでは書いていません。指示台帳をどの粒度で持つかは、会社が決めて社内の規程に書く事柄です。

建設業法第26条の4は、主任技術者や監理技術者の務めに、施工に従事する者への技術上の指導監督を挙げ、従事する者はその指導に従うとしています。誰がいつ誰に何を指示したかを後から追えないと、その指導監督の中身も説明できないので、台帳には出した人と時刻の欄を必ず置きます。

中止の指示が翌朝の職長に届かない

中止の指示は、送った日のうちに相手の職長が休みに入ると、誰にも伝わらないまま翌朝まで残ります。昼に重ね作業の中止を受けた職長が、午後から休みに入った日で追います（仮の1日）。

図の要点：重ね作業の中止の指示を追う1日の時系列の図（仮の1日）。7時45分の朝礼で監督が作業の組み合わせを伝える。13時10分に監督が型枠の職長へチャットで中止を送るが、職長は午後から休み。17時にAIが履歴から中止の指示を1行にして区分を安全とし、17時20分に監督が職長に電話するがつながらず、受けた印は空いたまま。翌朝7時20分にAIが印の無い安全の指示を申し送りの一番上に置いて代わりの職長の名を添え、7時45分の朝礼で監督が代わりの職長へ口頭で伝えて受けた印を付ける。

代わりの職長の名前を台帳に持たない協力会社では、翌朝の申し送りに誰を書くかが決まりません。印の空いた行は、朝礼の後まで残ります。

申し送りでは、印の無い安全の指示の下に、翌日に同じ場所へ入る作業の組み合わせを並べさせます。その下が期限が翌日の指示とその相手、最後が休みに入る職長と代わりに来る職長の名前です。監督が休みの日は、代わりの監督がこれを上から読んで朝礼に入ります。

指示が抜ける場面と、AIで書き出せる材料

指示は1日のうちに違う手段で出て、抜ける場所も場面ごとに違います。

電話で出た指示は、どの道具を入れても記録に残りません。夕方に監督がチャットへ一行で書き足すか、はじめからチャットで出すかのどちらかを選びます。日報とは帳票を分けて持ち、日報の側の作り方は見回りの後に話した声を作業日報へ振り分ける進め方にあります。

現場チャットの履歴には、職長の名前や携帯の番号も並びます。履歴を読ませる事業者について、履歴を取り扱わない旨が契約に定められているかと、履歴を見られる人を提供会社が自社で限っているかを最初に見ます。この2つがそろっていれば、事業者のサーバに履歴が置かれても、会社から事業者へ個人データを出したことにはなりません。

事業者が履歴を扱う契約なら、指示の整理に目的を絞って扱わせる委託と読めるかを条項で確かめます。読めれば会社に預け先を監督する務めが生じ（第25条）、読めなければ第三者提供の扱いとなり、職長本人の同意を得たうえで履歴を預ける形です。国外の事業者なら、どちらの場合も第28条の同意の要否が加わる点に注意が要ります。

再委託の有無と、履歴を見られる社員の範囲は、契約と管理画面の両方で確かめます。条文の並びは、作業員名簿の写しを社外のAIへ出すときの契約の読み方が詳しく扱っています。

指示台帳の1行に載せる欄と受けた印

指示台帳は1行に1つの指示で、出した人と時刻、相手の協力会社と職長、中身と期限、区分、受けた印の欄を持ちます。受けた印は、相手の職長が指示を受け取ったことを確かめた記録です。区分は安全・工程・品質の3つで、中止・立入禁止・重ね作業の禁止が安全、開始時刻の変更や搬入の順番が工程、納まりや寸法の確認が品質です。

下書きは、その日の現場チャットの履歴と朝礼メモから作らせます。作業予定表を横に置けば、同じ場所・同じ時間帯に入る作業の組み合わせも並びます。その組み合わせを見て重ね作業を止めるかは、現場代理人の判断です。

AIが工程や品質に分けた行に、安全の指示が紛れていないとは限りません。監督は区分の欄を信じ切らず、夕方に全行を読んで区分を直します。受けた印を付けるのは、相手の職長に口頭で確かめた監督だけです。AIに付けさせると、届いたかどうかの記録が、送ったかどうかの記録にすり替わるからです。

台帳は、始めてしばらく（たとえば最初の1か月）は安全の指示の行だけにし、工程と品質の指示は書き方が馴染んでから足します。口頭の確認を安全の指示の全件にするか、中止と立入禁止に絞るかは、協力会社の入れ替わりで変えます。顔ぶれが週ごとに入れ替わる時期は全件にし、同じ協力会社が長く入っている時期なら、中止と立入禁止に絞っても抜けは出にくくなります。

発注者から受けた追加の指示を協力会社へ流したときは、台帳の同じ行に発注者側の指示の日付も書いておきます。変更の書面を作るときに、日付を探し直さずに済むからです。変更契約の書面をどの順でそろえるかは、追加工事の指示を変更契約の書面にそろえる順番の話になります。

協議組織の会議で指示の連絡手段を決める

指示を出す手段を現場チャットにそろえる取り決めは、協力会社の職長がそろう協議組織の会議で決めます。監督が一社ずつ頼んでも、個人の連絡手段で監督に直接送るほうが職長にとって早いので、話が進みません。

労働安全衛生規則第635条は、特定元方事業者とすべての関係請負人が参加する協議組織を置き、その会議を定期的に開くよう定めています。取り決めを会議の議題に載せれば、全ての協力会社へ同じ日に同じ中身で伝わります。

議題には、電話で出した指示を監督がその日のうちにチャットへ一行で書き足すことを載せます。あわせて決めておきたいのが、安全の指示には受けた職長が返信で受けたと返すこと、休みに入る職長が前日に代わりの職長の名前を書くことです。返信が来ても、受けた印は監督が口頭で確かめてから付けます。

次の会議で協力会社ごとに並べる数は、個人の携帯やショートメールで監督に届いた指示の件数と、受けた印が翌朝の朝礼まで空いていた安全の指示の件数の2つです。前者は連絡手段がチャットにそろったかを、後者は申し送りが職長まで届いたかを示します。

件数の多い協力会社にはその場で理由を聞き、工事部長が、連絡手段の取り決めを続けるか、電話での指示を認める作業の範囲を決め直すかを決めます。印の空いた安全の指示が同じ協力会社に続くなら、代わりの職長の名前が休みの届けと一緒に届いていないと読めます。

複数現場を本社で横に見るなら、台帳と申し送りを外部と組む

職長がほぼ全員チャットに入っている1つの現場なら、チャットの要約と表計算の指示台帳だけで回せます。要約は発言をまとめる機能で、受けた印の欄や区分までは持っていないことがあります。印を付ける場所が要約の外にしか無いなら、表計算の指示台帳を横に置き、要約から抜き出した指示をそこへ移します。

複数の現場の指示を本社から横に見たい会社や、印の付かない安全の指示を翌日の申し送りに自動で残し続けたい会社は、台帳と申し送りをつなぐ仕組みを作り込む段階です。ここからは社内の表計算では追い切れず、AIエージェント開発を外部と進めます。

チャットに入っていない職長が残る現場は、要約と仕組みのどちらを選ぶかより先に、指示を出す手段をそろえる必要があります。その職長への指示は電話と口頭で出るので、要約にも作り込んだ仕組みにも材料が入りません。