現場報告メールをAIに下書きさせる範囲と監督が確かめる4項目

毎日の作業終了後、監督は元請の工事担当者と施主へ別々のメールを書きます。作業の中身は頭に入っているのに、文面にするところで手が止まる仕事です。国土交通省の参考資料集では、建設業の年間総実労働時間は全産業より48時間長いと示されています。日中は現場に立ち、夕方から文章を書く時間の置き方が、この差の一部を作っています。

報告メールは1日のどこに挟まっているか

社内向けの日報とは別に、社外の相手へ送る連絡がこの業務です。日報が確定した後に始まるのが正しい順番で、逆転すると社内の記録が薄くなります。

後工程は、立会の手配、搬入の変更、週次の定例資料です。メールに書いた遅れの表現が、後日の工期や追加工事の話し合いでそのまま材料になります。

作業終了から返信対応までを7工程に割ると、どこで手が止まるか？

色枠がAIに渡せる工程、灰色が監督が確定する工程、二重枠が両方で持つ工程です。右上の印は行き違いが生まれやすい工程を示します。

AIで消える工程は4の書き直しです。同じ要点から2通を作るため、二度書きは残りません。
短くなる工程は2と3と5です。要点の拾い出し、本文の下書き、件名と写真の準備が、選んで直す作業に変わります。
新しく増える確認工程は6です。日報と本文を突き合わせて固有名詞・数量・日付・遅れの表現を見る手順が、毎日の締めに入ります。

どこまで下書きさせ、どこから監督が判断するか

左がAIに渡せる作業、右が監督が確定する判断です。中央の線が止めどころで、送信そのものは人の操作に残します。

本メディアでは、元請向けと施主向けの書き分けはAIの下書きで足りると判断します。理由は、書き分けの中身が用語の言い換えと項目の取捨で、判断の幅が狭いからです。前提は、施主向けに省いてよい項目が社内で決まっていることです。施主が専門家で用語の言い換えが不要な案件や、元請の様式が固定の案件では、この判断は当てはまりません。

一方で、遅れと変更の書き方は人に残します。工期や追加工事の話し合いでは、メールの文言が合意の記録として扱われます。建設業法は契約書面の記載事項を定めており、変更の合意は書面で残す前提に立ちます。条文はe-Gov法令検索の原文で確認します。

最初に手を付ける工程はどれか

判定は3つです。判断を含むか、材料が電子で揃っているか、誤りがいつ表に出るか。

工程2と3は、確定した日報という材料があり、判断は遅れの表現に集中しています。だから最初の1工程になります。工程7は抜き出し自体が作業ですが、対応の優先順位は監督が決めます。工程1は案件の開始時だけなので、手を付けても効果は小さくなります。

日報が紙のままの会社なら、先に日報を電子で残す形にします。日報より先にメールを書いている会社なら、順番を戻すことが先です。監督が1人で複数現場を持っている会社なら、現場ごとの要点を並べて出す形にすると効きます。送信先が元請1社だけの会社なら、書き分けの効果は薄く、工程3だけを対象にします。

2週間の試行で数える3つの数字

1. 工事部長が対象の現場と監督を1人決め、送信先を元請と施主の2者に絞ります。
2. 監督が導入前のひと月として、メール1通の作成時間、確認の返信の件数、依頼事項の対応漏れを書き出します。
3. 社外に出さない項目と、施主向けに省く項目を一覧にします。
4. 2週間、確定した日報から下書きを作らせ、監督は直した箇所を毎日1行残します。
5. 返信からの依頼事項の抜き出しを回し、工程表と申し送りへの反映を確かめます。
6. 2週目の終わりに、続けるか除外項目の一覧を直すかを工事部長と決めます。

測る指標は、報告メール1通の作成時間、相手からの確認の返信件数、依頼事項の対応漏れ件数です。合わせて、日報より先にメールを書いた日数を数えます。順番が逆転している日が残るなら、AIの前に運用を直します。

本番運用で決める承認と記録と例外

承認は、送信する人を監督に固定します。下書きを別の担当が作る形にすると、日報との突き合わせが抜けます。

記録は、送信済みメール、下書きと送信版の差、返信からの依頼事項とその反映先を残します。遅れや変更の表現は、後で合意の材料になるため、どの版を送ったかが分かる形にします。

例外は、事故やクレーム、近隣からの苦情、工期に影響する変更が起きた日です。この種の連絡は下書きを使わず、監督と工事部長が直接書きます。定型で回す連絡と、関係に影響する連絡を同じ流れに乗せないことが要点です。

報告メールのAI化で起きる失敗と防ぎ方

最も重いのは、日報に無い内容が下書きに混じることです。前日の作業や一般的な工程の説明が入り込むと、報告が実態からずれます。防ぎ方は、材料を確定した日報に限る決めごとと、工程6での突き合わせです。

次に多いのが、遅れの表現が丸くなることです。下書きは角の立たない文章を作るため、工程の遅れが伝わらないまま進みます。監督が遅れの1文だけは自分の言葉で書き直します。

返信の取りこぼしも残ります。抜き出した依頼事項を工程表と申し送りへ入れるところまでを1つの流れにし、反映していない項目を翌日に出します。国土交通省の参考資料集では、工期が足りないときの対応は休日出勤が59%と示されています。連絡の行き違いで生まれる手戻りは、この休日出勤の一因になります。

費用の考え方と、入れない方がよい現場

費目は、下書きの利用料、除外項目と文面の型を決める設計、日報や写真フォルダとの受け渡し、導入前後の計測、様式変更への追随の5つです。金額は現場数と既存ツールで変わるため置きません。

入れない方がよいのは、日報が紙で当日中に確定しない現場、報告が電話と口頭で回っていてメール自体が少ない現場、社外に出してよい情報の線引きが決まっていない会社です。この状態で下書きだけ作ると、確かめる材料が無いまま送る形になり、訂正が増えます。