面談記録の入力時間がない仲介営業、打ち直しをAIの下書きに替える

先に結論

面談記録の打ち直しは、録音か面談直後の口述から、生成AIに顧客管理の欄の順で下書きさせる形に替えられます。営業担当の手元に残るのは、賃料や人数の数字、入居時期と次の連絡日、物件名や勤務先を確かめて登録する作業です。話に出なかった欄はAIに埋めさせず、「未聴取」として次の連絡で本人に聞きます。

当てはまらないのは、同じ賃料の欄に管理費込みの額と別の額が担当によって混ざって入っている店です。その場合は、下書きに替える前に、欄ごとの書き方を店長が決めておきます。

面談記録で時間がかかるのは、書くより打ち直し

面談記録に時間がかかっているのは、面談中にメモを取る作業ではありません。手書きのメモを、後から顧客管理の欄へ打ち直す二度目の作業です。

図の要点：初回面談1件の記録を2つ並べた図。今は、営業担当がヒアリングシートの余白に走り書きし、次の来客の後に意味を思い出して顧客管理の欄の順へ打ち直すため、閉店後に回った分は条件が抜けたまま登録される。替えた後は、録音か面談直後の口述から生成AIが欄の順に下書きし、聞いていない欄を空けて返す。営業担当は数字・日付・固有名だけを確かめて登録し、空欄と食い違いは次の連絡で本人に聞く欄へ回す。

自店の記録が図の左右のどちらに近いかは、顧客管理で直近の初回面談の面談日と登録日を並べると決められます。登録が翌日以降に回った面談が多ければ、記録は「今の初回面談1件」の思い出しと打ち直しの所で止まっています。

面談のメモは、お客さまが話した順に書かれます。顧客管理の欄は、希望エリア、賃料、間取り、入居時期のように会社が決めた順に並んでいます。打ち直しでは、走り書きの意味を思い出す作業と、話の順を欄の順へ並べ替える作業の2つが重なります。

キーボードの入力を速くしても、この2つは減りません。音声を文字に起こすだけの使い方でも、出てくるのは話の順の長い文なので、並べ替えは営業担当の手元に残ります。打ち直しを消せるかどうかは、下書きを欄の順で受け取れるかで決まります。

打ち直しはメモと顧客管理の欄がずれる所で起きる

打ち直しが詰まるのは、走り書きの書き方と顧客管理の欄の決まりが合わない所です。全部の欄で手が止まるわけではありません。

仮の場面で考えます。来店の初回面談を終えた営業担当が、次の来客までの間に入力しようとして、走り書きの「〜8万」が管理費込みの額だったのか思い出せず、手が止まります。止まりやすいのは、次のような欄です。

賃料と時期の取り違えは、提案する物件の抽出条件にそのまま入ります。次の連絡日の空欄は、追客の一覧からその顧客が落ちる原因になります。担当しか読めないメモのまま残ると、休みの日の問い合わせを受けた別の担当が、同じ質問をお客さまへもう一度することになります。

条件整理表の欄そのものの組み方は、ヒアリング記録を提案から申込まで同じ表で使う考え方で扱っています。打ち直しをなくすために欄を作り替える必要はなく、今ある顧客管理の欄に下書きの形を合わせます。

ただし、営業担当ごとに欄の使い方が違う店には、この替え方は向きません。同じ「賃料」の欄に込みの額と別の額が混ざっていると、下書きを欄の順に並べても、確かめる手間が減らないからです。

AIには顧客管理の欄の順で下書きさせる

下書きの形は、顧客管理の欄名と順番をそのまま生成AIに渡して決めます。その前に、録音や口述を外部のサービスへ入れてよいかを店長が確かめておきます。

入れる前に、店長が契約と規約を確かめる

録音や口述の文字には、お客さまの氏名や勤務先が入ります。外部のAIサービスへ入れる前に、店長が契約と規約の文面を読み、運営会社と店の関係を次の3つに分けます。

あわせて、入れた内容を運営会社が機械学習に使わないことも確かめます。宅建業法の第45条も、業務の中で知ったお客さまの秘密を、正当な理由の無いまま漏らすことを禁じています。

送ってよいサービスの見分け方と、音声を消す人と期限は、商談の録音を送る前に確かめる規約の項目と消す期限で確かめられます。その記事では、規約と管理画面で見る項目を表にしています。

下書きを欄の順で出させる手順

下書きの作り方は、次の4つの手順です。

指示文は、たとえば次の形にします。欄の並びは自店の顧客管理に合わせて差し替えます。

次の欄の順に、面談の内容を書き出してください。希望エリア／賃料の上限（管理費込みか別かは話したとおりに）／間取り／入居希望時期／同居人数と続柄／勤務先／次の連絡日。数字と日付の欄には、お客さまが話した言葉をそのまま括弧で添えてください。話に出ていない欄は「未聴取」とだけ書き、推測で埋めないでください。

返ってくる下書きは、次のような形です。

【説明用の架空の記入例】希望エリア：〇〇線沿線（話した言葉「乗り換えなしで通えるところ」）／賃料の上限：8万円、管理費込みか別かは未聴取（話した言葉「8万くらいまで」）／間取り：2LDK／入居希望時期：年月は未聴取（話した言葉「今の更新の前」）／同居人数と続柄：2人（本人と配偶者）、小型犬1匹／勤務先：未聴取／次の連絡日：未聴取

3つ目の手順を外すと、生成AIは前後の話から欄を埋めてきます。聞いていない条件が記録に入ると、その条件で物件の抽出が走り、提案がお客さまの希望からずれていきます。空欄は抜けではなく、次の連絡で聞く項目の一覧として使います。

録音できない面談は、終わった直後に口述する

3つの下書きの元は、面談の場で選び分けます。録音は聞き漏らしが少ない反面、お客さまの了解と送り先の確認が要ります。口述は了解が要らない代わりに、営業担当が覚えている分しか入りません。写真は略語の読み違いが出やすいので、数字の欄は必ず元のシートと照合します。

録音を断られた面談と、音声を店の外のサービスへ出さないと決めた店では、面談が終わった直後に営業担当が欄の順に口述し、その口述から下書きを作らせます。

口述は、顧客管理の欄名を印刷した紙を見ながら、次の来客の前に済ませます。欄の順に話せば並べ替えはほとんど残らず、話せなかった欄は「未聴取」で返ってきます。口述の文字にも氏名や勤務先は入るので、入れてよいかの確認は録音と同じです。

登録前に担当が確かめるのは数字と日付と固有名

登録の前に営業担当が下書きで確かめるのは、数字・日付・固有名の3種に絞ります。文の言い回しは直しません。

「店長が決める」の6項目は、指示文と登録の決まりに一度書いておけば、面談ごとに迷わずに済みます。3種に絞るのは、使われ先がはっきりしているからです。数字は物件の抽出条件に、日付は追客の連絡日に、固有名は申込書や審査の欄に、そのまま流れていきます。言い回しを整える時間は、そのどれの結果も変えません。

照合する相手は、下書きの元によって変わります。録音なら、添えさせた言葉を手がかりに該当の箇所だけを聞き直します。口述と写真なら、営業担当の記憶とシートの原本です。それでも決められない値は「未聴取」に戻し、次の連絡日に聞く項目として登録します。

替えた効果は、登録までの日数と書き直しの件数に出る

替えて効果があったかは、削った時間ではなく、面談から登録までの日数と、登録した後に欄を書き直した件数で確かめます。替える前に入力の分数を測っていない店では、時間は比べようがないからです。

日数は、顧客管理の面談日と登録日（作成日）の差で取れます。書き直しの件数は、更新履歴に残る欄の変更を数えます。Excelで顧客管理をしている店で登録日の列が無ければ、店長が列を1つ足しておきます。比べる対象は来店の初回面談に限り、電話や内見の場での聞き取りは後に回します。

どこまで減れば2人目へ広げるかは、店長が替える前の数を見て決めます。日数が縮んでも書き直しの件数が横ばいの営業担当がいれば、店長がその担当の下書きを開いて原因を探します。

空欄で返るはずの欄が埋まっていれば、指示文から「推測で埋めない」の一文が抜けたか、欄名の並びが顧客管理とずれています。広げた後に「未聴取」のまま提案まで進んだ件が見つかったら、営業担当はその欄を次の連絡日に聞く項目へ戻し、聞き終えてから物件を出し直します。

仲介営業のほかの業務は仲介営業の業務ハブに、不動産の業務全体は不動産のAI活用の記事一覧にまとめています。

複数店舗で欄の書き方がそろわないときの外部の使い方

外部の手を借りる意味が大きいのは、店舗や営業担当ごとに、賃料の欄へ込みの額と別の額が混ざって入っている場合です。このときは指示文を直す前に、欄ごとの書き方を決め、過去の記録のどれを直すかを選ぶ作業が要ります。

店舗が増えるほど、その決め事を各店の店長だけでそろえる負担は大きくなります。1店舗で欄の書き方が登録の決まりとして1枚に書けている店なら、欄名を書き写した指示文と「店長が決める」の6項目で、店の中で回せます。

見極めの材料は、書き直しの件数が減らない理由がどこにあるかです。店長が最初に、書き直しの多かった下書きを1件ずつ開いて、指示文の抜けや欄名の並びのずれが見つかれば、店長が指示文を直せば済みます。同じ欄に担当ごとに違う書き方が入っていたなら、直す相手は指示文ではなく顧客管理の欄の定義のほうで、そこが外部と組むかを考える場面です。