顧客管理の移行で、メモに残る希望条件を項目へ移すAIと担当の確認

先に結論

備考の文章で残る希望条件は、AIに項目ごとの値とメモの根拠の一文を並べて返させれば、項目へ分けられます。営業担当は値を一文と照合したうえで、根拠の無い値・選択肢に合わない値・「できれば」の付いた条件の3種を、本人の言葉か提案の履歴で決め直します。

移す客の範囲と確認の締め日は店長が決めます。最終接触日から長く空いた客の条件は、今の条件として新しい項目に入れず、担当へ戻します。

選択肢に無い言い回しを、AIに近い選択肢へ寄せさせてはいけません。寄せた値は取り込みを通ってしまい、誤りが画面から消えるためです。済んだかどうかは、取り込みの成功表示でなく、項目ごとの空欄と「その他」の件数で決めます。

希望条件は、書き出しより選択肢への読み替えで落ちる

希望条件が移行で落ちるのは、書き出しや取り込みの作業ではなく、備考の文章を新しい項目の選択肢に当てはめる作業です。入れ替えの日程が決まった店でこの読み替えを店長・AI・営業担当に割り振ると、次の5つの工程になります。

図の要点：旧顧客管理の備考から新しい項目へ移すまでの5つの工程。店長が移す客を最終接触日で分けて締め日を決め、AIが項目ごとの値と根拠の一文を返し、営業担当が根拠の無い値・合わない値・「できれば」の条件を確かめる。AIが確定値を取り込みの形にそろえ、店長が空欄と「その他」の件数を数えて残りを担当へ戻す。

締め日までに確かめ終わるかは、3つ目の工程（営業担当の決め直し）に回る行の数で決まります。その数を絞れるのは、AIに値だけでなく、値を取ったメモの一文を並べて返させた場合です。

備考の書き出しも新しい顧客管理への取り込みも、ファイルを渡すだけで中身には手を触れません。人が「駅から歩けるところ」を読んで駅徒歩の選択肢を選ぶ作業だけが、件数に押されて急ぎ足になります。希望条件は仲介営業の提案や内見のときに物件を絞る材料なので、ここで落ちた条件は移行の後の提案に響きます。

根拠の一文が付かない値は、メモに書かれていない事柄をAIが補った値です。一文を並べておけば、営業担当はそうした値から開けます。一文の付いた値も読み飛ばさず、値と一文を横に並べて照合します。一文は開く順を決める目安にすぎず、照合の手間を省く印にはならないからです。

同じ客が旧顧客管理に2行あると、条件も2通り移ります。同じ客の行をひも付ける作業は抜き出しの前に、反響を一つの一覧にして同じ客を照合する順で済ませておきます。

選択肢に合わない言い回しは、近い値に寄せず空けて返す

新しい項目の選択肢に当てはまらない言い回しは、AIに一番近い選択肢を選ばせず、空欄と根拠の一文で返させます。顧客管理ツールの取り込みでは、選択肢で選ぶ項目の値は、定義した選択肢の名前か内部の値と一致した値しか受け付けません。近い値に寄せれば取り込みは通りますが、寄せたことはどこにも残らず、誤りが見えなくなります。

仮の例として、旧顧客管理の備考に「駅から歩けるところ。できれば南向き。家賃は10万前後、春までに。2LDKは欲しい」と1行で残る客を考えます。新しい顧客管理には希望エリア・駅徒歩・賃料上限・間取り・入居時期の項目があり、どれも選択肢から選ぶ形です。「10万前後」を賃料上限へ入れるとき、上限を10万にするか11万にするかは、この文章からは決まりません。

表の上4行は、本人に聞くか、前に送った提案を開かないと決まりません。営業担当が締め日までに抱える量は、この4行の型が客ごとにどれだけ混ざっているかで読めます。

「できれば」「なるべく」の付いた条件を向きの項目に入れると、移行の後に条件で物件を絞ったとき、北向きの部屋が候補から外れます。本人が譲れると言った条件で提案の幅が狭まるので、希望の強さを書ける欄か、備考に残します。

これからの面談で譲れない条件と譲れる条件を分けて残す欄は、面談の記録を整理表の7欄に清書する分担で決められます。移した後も新しい面談を備考に文章で書き続ければ、次の入れ替えで同じ読み替えがまた起きます。

AIは値と根拠の一文まで、確定は担当が持つ

AIに渡すのは、備考の文章を項目ごとの値と根拠の一文に分ける作業と、確定した値を取り込みの形にそろえる作業までです。頼むときは、新しい顧客管理の項目名と選択肢の一覧を先に貼り、項目ごとに「該当する一文」「当たる選択肢」「当たらなければ空欄」の3つを返すよう指示します。返ってくるのは1客1行の表で、項目ごとに値と一文が並びます。

営業担当は自分の客の行を表計算で開き、印の付いた行から決め直します。本人への確認は、移行のためだけに電話を掛けるより、追客を再開する連絡に合わせたほうが聞きやすくなります。締め日までに決まらない値は空欄のまま「確認待ち」と書き、推し量りで埋めません。

店長が持つのは、移す客の範囲と確認の締め日です。最終接触日から長く空いた客の条件は、本人の暮らしが変わっているおそれがあり、今の条件として移すと提案がずれます。

その客の行は値を入れずに担当へ戻し、次に連絡が取れたときに聞き直します。線を何か月前に引くかは条文から決まらないので、店で追客を止めている客の扱いと、提案の履歴が途切れた時期を並べて店長が決めます。

取り込んだ後に誤りが見つかったときに戻れるよう、元の備考の文章は新しい顧客管理の備考欄にそのまま写しておきます。項目の値と元の文章が同じ画面に並べば、営業担当は旧顧客管理を開かずに見比べられます。

メモを外部のAIに読ませる前に、移す客と送る範囲を決める

個人情報保護法第22条は、個人データを利用目的の範囲で正確かつ最新に保ち、要らなくなったら遅滞なく消すよう事業者に努めることを求めています。第23条が義務として課すのは、漏えいなどを防ぐための安全管理の措置です。

個人情報保護委員会は、生成AIに個人情報を含む指示を入れるなら、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう注意を促しています。宅地建物取引業法第45条は、業務の中で知った客の秘密を、正当な理由が無い限り他へ漏らしてはならないと業者に課し、廃業した後も同じとしています。

第22条は努力の定めですが、移す客を最終接触日で分ける店長の線は、この定めに沿った作業にもなります。線より古い客の記録は、今の条件として移さないだけでなく、利用する必要が残っているかも店長が見直します。

備考の文章には、年収や家族の事情が混ざることがあります。名前や電話番号を消した行でも、顧客番号で自社の台帳から本人に行き着くなら個人データのままで、外す効果は、送り先に渡る項目が減ることにとどまります。送る前に、抜き出しに要らない一文を備考から削る作業は営業担当の持ち場に入れます。

契約に、提供元が送られた内容を取り扱わないという定めがあり、そのうえで中身に触れられる人が絞られていれば、送ることは個人データの提供に当たりません。提供元が内容を扱う契約のときは、抜き出しの目的に限って扱いを預ける形と読めるかで委託かどうかを見ます。

そう読めない契約では、送ることが第三者への提供になり、原則として先に本人の同意が要ります。どの条項を読めばよいかは、録音を送る先の規約で見る8項目と音声を消す期限の並びを借りて確かめられます。

移行が済んだかは、空欄と「その他」の件数で決める

移行が済んだかは、取り込みの成功の表示ではなく、項目ごとの空欄の件数と「その他」に入った件数で決めます。取り込みが通っても、近い選択肢へ寄せた値や、手で「その他」へ逃がした値は残るからです。

数える前に、旧顧客管理で希望条件が備考にしか無い客の数を控えておきます。取り込みの翌日には、移した客について次の3つを項目ごとに数えます。

• 空欄のまま「確認待ち」の件数
• 「その他」に入った件数
• 営業担当がAIの値を直した件数

「その他」が多い項目は、選択肢の分け方そのものが店の客の言い方に合っていません。値を一つずつ直すより先に、選択肢の定義を店長が見直します。

もう一つの確かめ方は、新しい顧客管理で条件を絞り、出てこない客を旧データの備考と突き合わせることです。駅徒歩10分以内で絞って出てこない客の備考に「駅近」とあれば、その行は移行で落ちています。

取り込みの後は、出てこなかった客が確認待ちの行だけになるまで突き合わせを続け、ほかの行が出続ける項目は選択肢の定義へ戻します。続ける期間は店長が決め、たとえば2週です。

移した条件で新着を案内する作業に進むときは、提案の連絡文を送る前に台帳へ足す停止欄と物確の時刻を先に整えます。

旧データを書き出せない店は、抜き出しの前から外の手が要る

旧顧客管理が備考を表の形で書き出せない店では、AIに渡す前の作業で止まります。画面に出る備考を1件ずつ写す手間は、抜き出しをAIに替えても減らないからです。

書き出せない場合は、旧顧客管理の提供元に備考を含めた書き出しを頼めるかを、店長が最初に確かめます。頼めなければ、写す作業ごと移行を請け負う先を探すことになります。

抜き出しの頼み方と、営業担当が決め直す行の分け方を店の客の言い回しに合わせて組む作業は、AI顧問と進められます。ほかの業務の記事は、不動産AI活用ジャーナルの業務別の入口から業務ごとにたどれます。

店舗ごとに選択肢が違う会社は、移行の前に選択肢をそろえないと、同じ「10万前後」が店によって違う上限で入ります。そろえる作業は抜き出しより前に置きます。後から直すと、すでに取り込んだ店の行を選択肢ごとに洗い直すことになるからです。