不動産営業の連絡文をAIで下書きする前に足す、停止欄と物確の時刻

先に結論

物件提案の連絡文は、停止欄で外した後の候補の突き合わせと下書きをAIに任せ、停止欄で外す工程、物確の時刻と台帳の値の照合、送信の操作は営業担当が持ちます。下書きの画面から直接送れる作りにはしません。

物件を勧める文面を含む連絡は、1件ずつでも特定電子メール法の広告宣伝メールとして扱い、同意か取引関係の記録がある相手に限って送ります。停止の申し出が電話メモにしか無い店は、下書きより先に、店長が停止欄へ移す作業から手を付けます。

申し出や苦情が届いたときは、その顧客が停止欄に載っていたかを法務担当が確かめ、漏れた工程の手順を、店で決めた時期（たとえばその週のうち）に書き直します。

停止を求めた顧客は、候補を出す前に停止欄で外す

停止を求めた顧客を外す工程は、提案先の候補を出すより前に置きます。下書きが速くなるほど送る本数が増え、記憶で避けていた相手ほど取りこぼすためです。

図の要点：物件提案の連絡文を送るまでの7つの工程。人が停止欄に印のある顧客を外し、範囲が一部ならその種類の物件だけ外す。AIが氏名を外した条件整理表と物件台帳の行を突き合わせる。人が状態欄が募集中で物確が当日の物件と順番を決め、AIが連絡文を下書きする。人が賃料と価格を台帳と照合し、物確が朝なら送る前に元付へ電話して送り、時刻を残す。法務担当が停止の申し出のたびに停止欄と照合する。

停止欄には、申し出を受けた日と止める範囲を分けて書きます。範囲は、全部止めるのか、投資用の物件だけ止めるのか、といった単位です。電話で受けた申し出は、営業担当の手帳や記憶にしか残らないことがあります。

顧客台帳に停止欄が無いまま提案先の候補を出させれば、断った顧客にも新着が届くでしょう。候補を出してから外そうとしても、下書きの本数が増えた分だけ見落としも増えます。先頭で外しておけば候補の一覧に止めた顧客は載らず、条件に合うとされた候補も、停止欄と状態欄は営業担当が1件ずつ見てから残します。

停止の申し出が電話メモにしか残っていない店は、下書きを任せる段階に向きません。店長が過去の申し出を停止欄へ移し終えるまでは一斉の送付を止め、1件ずつの提案も営業担当が電話メモの申し出と照合してから送ります。追客の仕組みで停止の記録をどう持つかは、追客AIの見積に停止列を入れる考え方と同じ台帳でそろえられます。

下書きの画面から直接送れる作りにすると、物確を飛ばした送信がひと押しで出ていきます。顧客管理の仕組みに提案文を作る機能が付いている場合も、送信のボタンは営業担当が台帳と照合した後に置きます。

物件の順番を人が決めるのは、内見での反応や電話で聞いた家族の事情が、台帳の欄に無いことがあるためです。AIが過去の反応から順位の案を出しても、最後の並びは営業担当が付けます。

1件ずつの提案と新着の一斉送信は、中身で扱いが決まる

物件を勧める文面を含む連絡は、送る相手が1人でも大勢でも、特定電子メール法の広告宣伝メールとして扱います。営利の事業者が広告・宣伝の手段として送る電子メールが特定電子メール（第2条）です。送れる相手と同意の記録の保存は第3条、送るたびに表示する事項は第4条が決めています。

送り方を選ぶ前に、この表のどちらの列に入る連絡かを営業担当が決めます。総務省と消費者庁のガイドラインは、取引上の条件を案内する「事務連絡」を、特定電子メールに当たらないものとして挙げました。広告を含まず、広告のサイトにも誘導しないメールに限った話です。問い合わせへの返信に付随して広告が入る場合も、停止の求めの例外に挙がっています。

物件を勧める連絡では、一斉でも1件ずつでも、停止を求められたら、その意思に反して送れません。同意を受けたなら、その記録の保存も義務です（第3条第2項）。

内見日時の確認の連絡でも、新着の物件を1件添えれば広告を含むことになり、事務連絡の扱いから外れるため、「物件を勧める連絡」として扱います。同意か取引関係の根拠を顧客台帳に持ってから送れば、後から台帳を洗い直すより手間が軽く済みます。

送る前の物確が要るのは、連絡文が勧誘の言葉だから

連絡文は、宅建業者が契約を勧める場面の言葉になります。宅地建物取引業法第47条第1号は、業者が契約の締結の勧誘に際し、取引条件などの重要な事項について、故意に事実を告げず、または不実のことを告げる行為を禁じています。申込が入った部屋を知りながら募集中と書いて送れば、この禁止に触れるおそれが出てきます。送る直前に物確の時刻を見る工程を営業担当に残すのは、このためです。

知らずに送った場合でも、顧客から見れば、勧められた部屋が最初から無かったという連絡です。不動産の表示に関する公正競争規約は、ダイレクトメールで出す広告も表示に数えます。物件はあっても取引できない部屋を載せれば、規約が禁じるおとり広告の一つです。規約に縛られるかは所属する業界団体によりますが、確かめる手順はどちらでも変わりません。

物確の結果は、下書きを作る前に物件台帳の状態欄へ時刻と一緒に入れます。下書きの材料にするのは状態欄が「募集中」の行だけで、送る前にもう一度、確かめた時刻を見る決まりです。

朝に確かめて夕方に送るなら、送る前に元付へ電話を1本入れる決まりにしておくと、担当ごとの迷いが減ります。物確から送信まで何時間空いたらこの電話を入れるかは、店の決まりとして数字で置きます。

連絡文に入れない情報は、送った後では取り消せない

下書きに混じりやすく、送った後では取り消せない情報は、次の5行を店の一覧にして下書きの材料から外します。材料から外す行を選ぶのは店長で、一覧に無い情報が混じったら営業担当が行を足します。

【説明用の架空の記入例】宛名: 下書きでは顧客ID「C-0123」とし、送る直前に営業担当が入れる／物件: 新着の2LDK（状態欄: 募集中・物確 10月8日 9時20分）／本文: ご希望の駅から徒歩10分以内で、2LDKの新着が出ました。内見は今週末の午前にご案内できます／末尾: 店の名称・担当者名と、今後の案内が不要な場合の連絡先／外した情報: 整理表のメモにあった「別の方も検討中」

台帳の欄にある値だけで書ける連絡文なら、この一覧で足ります。AIに渡すのは、氏名と連絡先を外した条件整理表と、物件台帳の該当する行です。担当ごとに欄が違うと突き合わせが外れるので、ヒアリングで決める整理表の欄を店でそろえてから始めます。

氏名を外した整理表でも、顧客IDで顧客管理とつながる以上、個人データです。契約上、事業者が整理表の中身を取り扱わないことになっていて、中を見られる人も限られているサービスなら、提供に当たりません。中身を扱う事業者との契約なら、提案文づくりの目的に限った委託に当たるかを条項で確かめます。当たらない契約は第三者提供になるので、顧客本人の同意を先に取ります。

契約のどこを読めばよいかは、録音を文字起こしに回す前に規約で読む項目と同じです。扱いの書かれていないサービスには、整理表を送りません。

申込済みの部屋を送ったら、同じ宛先へ訂正と代わりの1件

申込済みの部屋を送ってしまったら、営業担当が気づいた時点で同じ宛先へ訂正を送り、代わりの候補を1件添えます。訂正の文面もAIに下書きさせて構いませんが、代わりの部屋が募集中かどうかは送る前に元付へ確かめ直します。訂正を送った営業担当は、その連絡文に一覧のどの行が混じったかを対応記録に残します。

停止の申し出や苦情が届くと、法務担当はその顧客が申し出の時点で停止欄に載っていたかを確かめ、載っていた件数と載っていなかった件数を数えます。載っていたのに届いたなら停止欄を読み込む工程の手順を、載っていなかったなら電話や店頭で受けた申し出を停止欄へ移す手順を書き直します。書き直す時期は店で決めておきます（たとえば、申し出が届いた週のうち）。

下書きを配る範囲を広げてよいかは、月の一覧で、停止欄に印があったのに届いた件の数で決めます。0件の月を迎えたら残りの営業担当にも下書きを配り、1件でも出た月は配る範囲を据え置いたまま、漏れた工程の手順から直します。

停止欄と台帳の連携、店の人手で足りる範囲と外部に出す範囲

店の人手で足りるのは、顧客台帳と物件台帳が同じ仕組みの中にあり、停止欄と状態欄を営業担当が1つの画面で見比べられる店です。停止欄への移し替えも、店長が手帳と電話メモから書き出せる量なら、外部の支援を借りずに済みます。

外部に出す範囲を考えるのは、顧客管理と物件台帳が別々の仕組みで、物確の時刻を下書きの材料へ毎回手で写している店です。停止欄で外した後の候補出しと下書きを、台帳どうしの連携ごと組むなら、AIエージェント開発の扱う仕事です。どこまで外部へ出しても、送る前の物確の時刻の確認と送信の操作は営業担当に、停止の申し出と停止欄の照合は法務担当に残ります。