物件提案の連絡文をAIで下書きし、送る前に見る3点

提案の連絡文を先に分解する理由は、時間の損が毎日出るからです。時間は1通あたりの作成時間で測り、金は新着が出た日に連絡できず内見に至らなかった顧客の数で見ます（どちらも水準は置かず、自社の直近ひと月で測る前提として置きます）。リスクは表現で、宅地建物取引業法は広告の表示と重要事項の説明について定めており、確定していない賃料を提案文に書けば後の説明と食い違います。総務省「令和8年版 情報通信白書」では、日本の企業で何らかの業務に生成AIを利用している割合は86.4%と示されており、下書きの速さだけでは差が付きません。

新着が出たその日に連絡できるかどうかで、内見の入り方が変わります。ところが夕方の店舗では、内見の同行と申込の対応が先に来て、連絡文を書く時間が最後に残ります。

連絡文そのものは型の決まった文章です。宛名、物件の要点、内見の候補日、次の連絡方法。この型を毎回ゼロから打ち直しているなら、下書きは渡せる仕事です。

提案の連絡文とは何を指し、誰の時間を食っているのか？

範囲を決めます。この記事でいう提案の連絡文とは、条件整理の済んだ顧客へ物件を提案し、内見の案内を送り、反応を記録するまでに出す文章です。ヒアリングと条件整理は前工程、内見の日程調整は後工程として扱いません。

要点は三つです。

• 提案は6工程に割れ、AIが担えるのは抽出する・集める・下書きする・集計するの4種類です。
• 出す物件と順番、送信の可否は営業担当に残り、顧客の温度感はここで効きます。
• 着手は連絡文の下書きからで、2週間で測るのは作成時間・送信前の修正件数・内見化率です。

担当は営業担当、起点は条件整理の完了と新着物件の登録です。入力は条件整理表、物件台帳、過去の反応で、出力は提案物件の一覧と提案メール、内見の案内文になります。使うのは顧客管理、物件台帳、メールとメッセージ、内見の予定表です。

1通あたりの作成時間と提案の本数は、担当の持ち件数で変わります。数値は置かず、測る単位だけを表に示します。持ち件数が違えば、着手の順番も変わります。

候補の絞り込みから反応の記録までを6工程に割る

提案は「メールを送る」の一語に見えますが、着手から記録までを並べると6工程になります。量と時間の欄は公的統計に無いため、自社で測る単位だけを入れています。

AIで消える工程：第6工程の手集計です。誰に返信が無いかを目で追う手間が無くなります。

短くなる工程：第1・第2・第4工程です。対象顧客の抽出、候補集め、連絡文の下書きが先に出そろいます。

新しく増える確認工程：第5工程です。未確定の条件と表現の3点を見る確認が、送信の前に必ず入ります。本メディアでは、この確認を通らずに送信できる経路は塞ぐべきだと判断します。

図の見方は、色枠がAIの担う工程、灰色が営業担当が確定する工程、二重枠がその両方です。右上の三角は、事故が起きやすい工程を指します。

文面は渡せても、出す物件と順番をなぜ人が決めるのか？

工程を割ると、線の引き方が決まります。抽出する・集める・下書きする・集計するは作業なのでAIへ、出すと決める・送ると決めるは判断なので人に残ります。

境目で効くのは第3工程です。同じ条件に合う3件でも、どれを最初に出すかで顧客の受け取り方が変わります。過去の反応から順位の案を出すところまではAIでできますが、その顧客の温度感を読んで決めるのは営業担当です。

第5工程も渡しきれません。確定していない賃料や、優良と誤認させる言い回しを提案文に含めない線引きは、会社が一覧で持ち、人が送信を押します。

着手する1工程は連絡文の下書きです

着手する工程は、判断か作業か、データが揃っているか、失敗の損失がどれくらいかで選びます。この3点を当てると第4工程が残ります。

第4工程は作業で、入力は条件整理表と物件台帳にあります。誤っても送信前に直せて、損失は作成時間で止まります。反対に第3工程は判断が中心なので、順位の案までに留めます。

条件整理表が顧客ごとに揃っているなら、第4工程は数日で試せます。条件がメールの本文にしか残っていないなら、整理表を作るのが先です。文例が担当ごとにばらばらなら、型を1つ決める作業も要ります。

2週間で測るのは作成時間と内見化率

試行は6つの段で回ります。

1. 直近ひと月の提案を数え、1通あたりの作成時間、提案から内見までの日数、内見化率を記録します。
2. 自社の文例から型を1つ選びます。宛名、物件の要点、候補日、次の連絡方法の4要素で足ります。
3. 使ってよい表現と禁止表現の一覧を作ります。過去の差し戻しを10本読めば型が見えます。
4. 担当を2人に絞り、第1・第2・第4工程をAIに任せます。第3工程と第5工程は担当が確定させます。
5. 送信前に直した箇所を種類別に数えます。条件の表現に集まりやすい傾向が出ます。
6. 2週間後に同じ3つの数字を並べ、続けるか担当を増やすかを決めます。

測る3指標は、時間・誤り・発見時期に対応します。作成時間が時間、送信前の修正件数が誤り、内見化率が結果の出方です。AIを使った担当と使わない担当を同じ週で比べると、差が読めます。

本番で決める送信の承認と記録

承認は第5工程です。営業担当が送信を押す形を動かしません。下書きの質が上がるほど、確認を飛ばしたくなります。飛ばせない経路にしておきます。

記録は、条件整理表の時点、抽出した候補、下書き、確定版、送信時刻、反応を残します。反応まで同じ場所に残ると、次の提案の材料になります。

例外は先に決めます。連絡を望まない意思表示があった顧客、苦情の履歴がある顧客、法人の案件は抽出の対象から外し、担当が直接判断します。

型どおりの連絡文で反応が落ちるのはなぜか？

起きやすい失敗は、文面は整っているのに読まれないことです。原因は、下書きをそのまま送り、その顧客だけに当てはまる一言が抜けることにあります。前回の内見で気になっていた点に触れるだけで、返信の入り方が変わります。

防ぎ方は、第4工程の下書きに「書き加える一言」の欄を残すことです。欄が空のまま送れない形にすれば、担当が必ず一度読みます。

本メディアでは、顧客の条件が案件ごとに引ける会社から下書きに着手すべきだと判断します。理由は、整理表が無いと抽出の精度が落ち、下書きを直す時間が作成時間を上回るからです。前提は、顧客の条件が案件ごとに引けることです。引けない会社なら、条件整理の記録から先に着手します。

本メディアでは、提案メールの自動送信は勧めません。理由は、物件の条件は日々動き、送信の時点で申込が入っていることがあるからです。前提は、台帳の更新が当日中に回ることです。台帳が当日中に更新される会社なら、未確定の条件に触れない範囲だけ自動送信に広げてもかまいません。

条件整理表が無い会社は下書きが空回りする

連絡文にAIを入れない方がよい条件は三つです。顧客の条件が記録として残っていない会社、物件台帳の空き状況が当日中に更新されない会社、使ってよい表現が文字になっていない会社です。

この状態でAIを足すと、下書きを直す時間が増えるだけになります。記録と台帳と表現の一覧が揃っていれば、下書きは最初の1業務として回しやすい工程です。