建設の原価管理をAIで内製する条件と、外注へ出す請求書の読み取り

先に結論

注文書と請求書の読み取り、両者の突き合わせ、差のある請求の一覧は、AIを入れた外の仕組みへ出します。額と差を確かめるのは購買と経理で、差のある請求を協力会社へ返すかも経理が決めます。

実行予算の科目の分け方と予備費、残工事の着地見込みは工事部長が社内の管理表で決め、出来高の率は現場代理人が査定します。着地見込みについてAIに頼むのは、未請求の注文の額や前月からの動きを並べる材料づくりまでです。

社内で組めるのは、表の式を説明できる2人目がいる会社です。読み取ったデータを工事番号と科目付きの表で書き出せない外の仕組みは選ばず、やめたときに元の表へ戻れるようにしておきます。

外に出す工程と残す工程は、中身の決まり方で分ける

外に出すか社内に残すかを分ける目安は、その工程で扱う中身が工事や月によってどれだけ変わるかです。現場の目で決める出来高の率は、どちらの側にも寄せず現場に残します。

図の要点：原価管理の工程を2列に並べた図。外の仕組みへ出す側は、注文書を読んで購買が額を確かめて計上する工程、請求書と注文書を突き合わせて差を並べる工程、差のある請求を経理が協力会社へ返す工程。社内の管理表と現場に残す側は、実行予算の科目の分け方と予備費を工事部長が決める工程、出来高の率を現場代理人が査定する工程、残工事の着地見込みを工事部長が書く工程。

紙の注文書と請求書が多い会社ほど、外へ出す側の工程を切り出す意味が大きくなります。口頭で出した発注が後から入って未計上になる、同じ請求を二重に計上する、といった損失は読み取りと突き合わせの2つの工程で起きます。読めない書式の注文書は、購買が協力会社へ様式を頼み直します。

社内の管理表は、工事部長が実行予算の科目と着地見込みを書き込む、社内で持つ表計算のことです。この表と現場に残す工程を外に出さないのは、書式ではなく判断で中身が決まるからです。出来高の率は、現場の感覚と査定がずれたまま払うと過大な支払になり、写真や工程表の読み取りでは代われません。

科目の分け方が工事ごとに違えば、以後の集計がすべて合わなくなるので、見積内訳を科目に並べた案まではAIに出させても、科目の分け方と予備費は工事部長が決めます。

科目ごとの予算と実績の照合は、外の仕組みで回しても構いません。その場合も、科目の表そのものは社内の管理表から読ませ、差を確かめるのは工務と経理です。

分け方を決める前に、工務が今の表計算で打ち直しと数字のずれが起きる所を1枚に書き出します。

【説明用の架空の記入例】

着地見込みを外の仕組みに預けないのは決算の数字だから

残工事の着地見込みは、会社の決算で期末に見積もる工事原価と同じ系統の数字です。見込みの数字は外の仕組みに出させず、社内の管理表で工事部長が決めます。期末に見積もる工事原価の扱いは、法人税法第63条に定めがあります。

第1項は長期大規模工事の請負について、着手した期から引渡しの前の期まで、工事進行基準で計算した収益と費用を各期の益金・損金に入れるよう定めています。長期大規模工事は、着手から引渡しの期日まで1年以上で、施行令第129条の要件を満たす工事です。請負の対価が10億円以上で、対価の2分の1以上を引渡しの期日から1年を過ぎた後に支払う定めが無いことが要件になります。

同条第2項は、それ以外の工事でも、着手した期に引渡しが無く、確定した決算で工事進行基準により経理したときは、その額を所得の計算に使うとしています。計算は施行令第129条第3項にあり、期末の現況で見積もった工事原価に進行割合を掛ける形です。

自社の工事がどちらの扱いになるかは、顧問税理士と確かめます。運用の側から見ると、期末に見積もる工事原価は、月次の予算実績表で工事部長が押している着地見込みと同じ系統の数字です。月ごとに見込みを直していれば、期末の見積もり直しは小さく済みます。

この工程でAIに頼むのは、材料を並べるところまでです。まだ請求の来ていない注文の額、工程表の残りの作業、前月までの見込みの推移を並べさせ、前月から見込みが動いた科目を目立たせます。着地見込み表の欄の作り方は、案件別の粗利を月次の着地見込み表で見る記事で続きを確かめられます。

内製に踏み切れるのは、式を直せる2人目がいる会社

社内で組む道に踏み切れるのは、作った人のほかに、表の式と手順を説明できる人がもう1人いる会社です。生成AIに式や集計の手順を書かせて予算実績表を組む道は、組むこと自体より、組んだ後に直し続けられるかで成否が分かれます。

外に作らせる費用が見合わない会社の選択肢で、ほかにも条件があります。実行予算の科目が進行中の工事で同じ名前にそろい、注文書と請求書の書式が少なく、読み取りの量が月の締めに収まることです。会計ソフトや原価管理システムへの書き込みは手で行う範囲にとどめ、保存場所、控えの取り方、閲覧できる人を先に決めておきます。

試作は、転記と数字のずれが最も多い1つの表に絞ります。締めを2回通して使い、直したい点を担当が言葉で書き溜めてから次の表へ進めば、どの表の式で締めが止まったかを2人目が追えます。

社内で組むのに合うのは、科目の表、科目ごとの差の一覧、着地見込みの欄のように、社内の都合で形が変わる部分です。協力会社ごとに書式の違う請求書を大量に読む部分と、会計ソフトへのつなぎ込みまで自作に含めると、作った人が異動した月に締めが止まります。組める人が現場と掛け持ちの工務1人しかいない会社では、試作に入る前に式を読める2人目を決めておきます。

請求書の読み取りを外に出す前に、契約の扱いを確認する

読み取りを社外のサービスに任せる前に、一人親方の請求書が契約でどの扱いになるかを経理が確かめます。請求書には、本人の氏名と振込口座が書かれているからです。

その会社は請求書を取り扱わないという条項が契約にあり、提供会社の側で請求書へのアクセスを制限する形だとします。この形なら、画像が相手のサーバに保存されていても、預けたこと自体は第三者への提供に数えないのが個人情報保護委員会のQ&Aの整理です。

読み取りの結果を相手が扱う契約では、請求書の処理に使う範囲でしか扱わない約束かを経理が条項で確かめます。そう書かれていれば委託に当たり、相手の扱いを監督する義務（個人情報保護法第25条）が会社に残ります。どちらにも当たらない渡し方は第三者提供となり、一人親方本人の同意を先に得ます（第27条）。

氏名の欄を塗りつぶしても、協力会社の番号で自社の台帳と照合すれば誰の請求書か分かるので、この確かめは省けません。国外の会社の場合や契約書で読む箇所は、安全書類の名簿を読み取りに回すときの確かめ方と同じ順で見ます。

やめるときに元の表へ戻れるかを先に確かめる

社内で組むにしても外に作らせるにしても、契約や試作の前に、やめたときに元の表計算へ戻れるかを確かめます。外の仕組みなら、読み取った注文書と請求書のデータを工事番号と科目の付いた表で書き出せることが条件で、答えられない提供会社は候補から外します。社内で組む表なら、式を外しても値だけの表として残る作りにしておきます。

戻れる作りにしておけば、読み取りと照合だけを外に出し、科目の表と着地見込みの欄は社内の管理表で持つ組み合わせも試せます。外の仕組みはその管理表を読みにいくだけなので、科目を変えた月にも改修を待たずに済みます。

紙の注文書の量と式を読める2人目で、製品・自作・外注を選ぶ

原価管理システムがある会社は製品の設定で広げ、無い会社は紙の注文書と請求書の枚数で、社内で組むか読み取りだけを外に作らせるかが分かれます。比べる点は、科目を変えたい日にすぐ変えられるか、担当が抜けたときに続くか、読み取りの量に耐えるかです。

どの行に当たるかは、工務が締めの週に数える紙の注文書と請求書の枚数で判断します。行が2つに当てはまる会社は、紙の量の行を先に取ります。

原価管理システムを広げる道は、設定の範囲なら科目を早く変えられ、製品の手順が残るので担当が抜けても続きます。弱いのは、読み取れる書式が製品の対応する範囲に限られることで、主な費用は追加の機能と利用者数に応じた料金です。

社内で組む道は、科目をその日に変えられます。その代わり、作った担当が異動すると表の式を誰も直せなくなり、読み取りの量が増えると回りません。費用は、組む担当の時間と生成AIの利用料です。

外に作らせる道は、読み取りの量に合わせて作れ、引き渡しの書類があれば担当が替わっても続きます。重いのは、実行予算の科目の決め方まで仕組みに埋め込むことです。新しい工種の工事を受けた月に科目を1つ足そうとすると、改修の依頼から反映まで待つ間、その工事は科目のずれたまま集計され、予算実績表が二通りの数字を抱えます。

デジタル化・AI導入補助金の登録要領は、導入済みのソフトウェアに機能を足す費用と、スクラッチ開発を伴うソフトウェアを登録の対象外にしています。社内で組む道と既存の製品を広げる道は、補助の見込みを外して費用を比べ、公募回や枠ごとの要件は事務局の公募要領で確かめます。

発注前の見積の比べ方は協力会社の見積比較で費用負担区分をそろえる手順で扱っています。請求書や注文書を電子で残す段取りは協力会社の請求書を検索要件どおりに残す受付台帳が近い話です。

どの道を選んでも、効果は締め1回で請求書と注文書を突き合わせ、予算と実績を照合するのにかかった時間に出ます。読み取りの精度や画面の使い勝手より、締めの週に工務の手元で縮んだ時間のほうが次の道を選ぶ材料になります。時間が縮まなかった表は科目の分け方に問題が残っているので、外の仕組みを広げる前に工事部長と工務で科目の表を組み直します。