協力会社の見積比較はどこまでAIに任せられるか｜決定は購買

同じ工種でも、届く見積は様式がそろいません。1社が一式で出し、別の社が材工を分けて出すと、比べる前に行を作り直すことになります。購買担当の手が止まるのは、金額を見る前の段階です。

この作業を「購買をAIで速くする」と一括りにすると、渡す先を誤ります。見積比較には、揃える仕事と、条件の差を金額に置き換える仕事が混ざっているためです。工程に割り、揃える側だけを渡します。

見積比較は購買のどこで時間を食うか？

対象は、実行予算が固まった後、購買担当が工種ごとに見積を集めて発注先を決めるまでの業務です。読む人は経営者、工事部長、購買と工務の責任者を想定しています。躯体、鉄筋、型枠、設備、内装など、外注する工種が対象になります。

棚卸しの単位で並べると、次のようになります。

• 担当：購買担当。専任がいない会社では工事部長や現場代理人が兼ねます
• 起点：実行予算の確定、手配時期の到来、設計変更による再手配
• 入力：数量表、見積依頼の仕様、協力会社から届く見積書、過去の発注単価
• 出力：工種ごとの比較表、発注先の決定記録、発注書
• 使うシステム：原価管理システムまたはExcel、発注書の様式、メールとFAX、案件フォルダ
• 例外：条件が書かれていない見積、辞退と条件付き回答、設計変更後の出し直し

国土交通省の参考資料集（令和8年4月3日）のp83では、契約書類をすべて書面でやり取りしている会社が83.0%と示されています。同資料のp32では、完工高5,000万円未満の中小事業者でICT化・効率化の取組が遅れていると示されています。契約が紙で回る取引では見積も紙とFAXで届きやすく、比較のたびに打ち直しが起きます。

見積の社数と明細の行数は案件ごとに違うため、この記事では数値を置きません。表の量と時間の欄は、自社で測る単位として読んでください。

依頼から発注書までを8工程に割る

見積比較をひとかたまりで見ると、手を入れる場所が決まりません。依頼の範囲を切るところから発注書を出すところまでを時系列に並べると、8つの工程が現れます。まず担当・帳票・量・詰まる点を見ます。

同じ8工程を、AIに渡せることと人が持つことで並べ直します。AIが出すのは揃った表と差の提示までで、発注先は決めません。

図の見方は、色枠がAIの担う工程、灰色が購買担当や工事部長が確定する工程、二重枠がその両方です。右上の小さな三角は、金額の差が後から出やすい工程を指しています。

AIで消える工程は3です。各社の見積書をExcelへ打ち直す作業が無くなります。
短くなる工程は2・4・6・8です。未着の把握、科目の振り分け、過去単価との突合、発注書の下書きが先に用意されます。
新しく増える確認工程は4の直後です。振り分けられなかった行を 購買担当が見て、同じ科目とみなすかどうかを決める確認が入ります。

AIが揃え、購買担当が決める境目

工程に割ると、渡してよい仕事の性質が見えます。読み取る・振り分ける・並べるは作業なのでAIへ、条件を解釈する・理由を見立てる・発注先を決めるは人に残ります。境目を先に引くと、比較表をどこまで信じるかで迷わなくなります。

境目で効くのは工程5です。条件が書かれていない見積は、含んでいるとも含んでいないとも読めます。AIができるのは、記載の有無を社ごとに並べるところまでです。含むものとみなすか電話で聞き直すかは、その協力会社との取引の経緯を知る人が決めます。

工程7にも境目があります。建設業法は令和6年の改正で、著しく低い労務費等による見積りを禁じました。安い見積が並んだときに、その金額を受けてよいかどうかは人が確かめます。価格、品質、納期、体制をまとめて見る判断は、比較表の外にあります。

送る情報の範囲も先に決めます。協力会社の見積は取引条件そのもので、単価は他社に知られたくない情報です。外部のAIサービスへ渡してよい項目と、入力した内容が学習に使われるかどうかを、契約と設定で確かめてから使い始めます。

最初に手を付けるのは読み取りと名寄せ

判断か作業か、材料が電子で残っているか、失敗したときの損失がどこで見つかるか。この三つで工程3と4が残ります。揃えるだけの作業で、材料は届いた見積そのもので、誤っても原本を開けば戻せるためです。

見積がPDFやExcelで届いているなら、工程3から着手できます。FAXと紙が中心なら、電子で届く社から回します。自社の科目区分が決まっていないなら、名寄せの基準づくりが先です。過去の発注単価が案件ごとのExcelに散っているなら、主要な工種だけでも一覧に集めます。

本メディアでは、見積比較のAI化は比較表を作る時間ではなく、条件の違いに気づく確率を先に改善すべきだと判断します。損失が出るのは打ち直しの遅さではなく、支給品や仮設の扱いが社ごとに違うまま金額を並べたときだからです。前提は、自社の科目名と単位の呼び方が決まっていることです。呼び方が担当者任せの会社では、この順番は当てはまりません。

2週間の試行で見る三つの数字

対象は工種を二つに絞ります。手順は六つで足ります。

1. 導入前の数字を測ります。比較表を作るまでの時間、条件の聞き直しの回数、発注後に出た範囲外の追加費用の件数です。
2. 自社の科目区分と、よく出る呼び方の対応表を1枚に整えます。
3. 届いた見積を読み取らせ、合計が原本と一致するかを購買担当が見ます。
4. 科目に振り分けさせ、振り分けられなかった行はそのまま残します。無理に当てはめません。
5. 条件の記載有無を並べ、記載が無い項目だけを電話で聞き直します。
6. 2週間後に同じ三つの数字を並べ、工事部長が工種を広げるか止めるかを決めます。

測る三つは、時間・誤り・発見時期に対応しています。比較表までの時間が時間、聞き直しと振り分けの誤りが誤り、発注後に出た追加費用の件数が発見時期にあたります。時間だけを追うと、条件の確認を飛ばして速くするだけになります。

合否の線は開始前に決めます。発注後に出た範囲外の追加費用の件数が導入前を下回ることを条件にすると、条件の並べ方が効いたかどうかが見えます。

発注を本番で回すときに決めること

承認は二段です。購買担当が比較表と条件一覧を確定し、工事部長が発注先を承認します。読み取った表をそのまま稟議に回さず、条件の欄が埋まっていることを確認してから上げます。

記録は六つを案件フォルダに残します。各社の見積原本、読み取った比較表、条件一覧、予算差、決定の記録、確認した人と日付です。決定だけを残すと、翌年に同じ工種を発注するときに理由をたどれません。

例外は先に決めます。条件が書かれていない見積、辞退と条件付き回答、設計変更後の出し直しは人が扱います。仕組みが止まった日に備えて、Excelで比較表を作る道筋を1枚残します。

条件の差で損をする失敗と、防ぎ方

起きやすい失敗は、条件を揃えないまま金額だけを並べることです。安い社が仮設と運搬を含んでいなかった形で、発注後に差が出ます。防ぎ方は、条件の欄が空のままの比較表は承認に回さないと決めることです。

二つ目は、振り分けられなかった行を無理に当てはめることです。別の工種の費用が同じ科目に入り、過去単価との比較も狂います。当てはまらない行は残したまま人が判断する運用にします。

三つ目は、工程6を省くことです。今回の3社の中で一番安い、までしか見えない比較表では、3社とも高い年に気づけません。過去単価と実行予算の両方を並べてから承認に上げます。

科目の呼び方が決まっていない会社は、名寄せができない

工種ごとの呼び方が担当者任せの会社では、振り分けの基準が作れません。相見積を取らず1社に固定しているなら、比べる相手がいないので入れません。まず科目区分を決め、主要な工種の過去単価を集めてから考えます。

本メディアでは、発注先の決定に点数付けの仕組みを持ち込むことは勧めません。価格、品質、納期、体制の重みは案件ごとに変わり、点数にすると変えた理由が残らないためです。前提は、承認者が比較表と条件一覧を読める状態にあることです。発注件数が月に数十件を超える会社では、一次の絞り込みに基準を設ける形が現実的になります。