建設の電子帳簿保存とAI｜協力会社の請求書を検索要件どおりに残す受付台帳

先に結論

AIに任せるのは、請求書の日付・金額・取引先・登録番号を受付台帳へ転記することと、注文書・出来高査定と合わない行を示すことまでです。転記した欄を1通ずつ原本と見比べて確定するのは経理で、工事番号と支払期日も経理が書きます。差のある行を差し戻すか通すかは工務が、改ざんを防ぐ措置は経理責任者が決めます。

最初に索引（日付・金額・取引先で検索できる項目）を付けるのは、メール添付で届く請求書だけです。一人親方の請求書は、預け先の契約の扱いを確かめ終えるまでAIに読ませず、経理が手で転記します。

電子帳簿保存法の検索の3項目が、AIに読ませる欄を決める

建設会社が協力会社から電子で受け取った請求書には、電子帳簿保存法の検索の要件がかかります。取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の3つを検索の条件にできる形で残すことで、協力会社の請求書なら請求書の日付、請求金額、協力会社名にあたります。施行規則は、日付と金額は範囲を指定して検索でき、2つ以上の項目を組み合わせられることも求めています。

もとになるのは法第7条です。所得税と法人税の保存義務者は、電子取引を行ったら、その取引情報の電磁的記録を財務省令の定めに従って保存する義務を負います。元請として協力会社から請求書をメールで受ける建設会社は、この保存義務者にあたります。

改ざんを防ぐ措置は4つから1つを選ぶ

財務省令にあたる施行規則の第4条第1項は、改ざんを防ぐ措置を次の4つから1つ選ばせ、どれを選ぶかは経理責任者が決めます。4つとも、受け取った請求書の訂正や削除を後から追えるようにするか、防ぐための措置です。

• タイムスタンプが付いた状態で受け取る
• 受け取った後にタイムスタンプを付ける
• 訂正や削除の記録が残るか、訂正や削除ができない仕組みで受け取って保存する
• 正当な理由の無い訂正と削除を防ぐ事務処理の規程を定めて運用する

建設会社の経理で手が届きやすいのは、最後の事務処理の規程です。規程には、誰が請求書を受け、どこに置き、差し替えをどう記録するかを書きます。保存した請求書を画面と紙に速やかに出力できる機器と操作説明書を備えることも要件です。自社で開発したプログラムで保存する場合は、その仕組みの概要を書いた書類も備えます。

検索の要件が軽くなる会社と外れる会社

検索の要件は条件しだいで軽くなります。税務職員の求めに応じてデータを提示・提出できるようにしていれば、範囲の指定と組み合わせは外れます。

そのうえで、基準期間の売上高が五千万円以下か、出力した書面を日付と取引先ごとに整理して提示・提出できるなら、検索の要件そのものが外れます。基準期間は法人なら前々事業年度で、どちらにあたるかは顧問税理士と決めておきます。外れる会社なら、AIで索引を作る手間を先に掛ける理由は薄くなります。

受付台帳の1行でAIに読ませるのは、事実の4欄まで

AIが読むのは取引年月日・金額・取引先・登録番号の4欄と、注文書との差の表示です。紙で届いた請求書も同じ台帳に1行を足し、電子取引の欄だけが「あたらない」になります。

図の要点：協力会社請求書の受付台帳1通1行の記入例。受付日と経路、電子取引かどうかは人が書く。取引年月日、取引金額（税込）、取引先、Tで始まる登録番号はAIが請求書から転記し、注文書・出来高査定より多い数量や違う単価の行もAIが示す。工事番号は工事台帳の候補から経理が1つに確定し、差のある行を差し戻すかは工務が判断し、支払期日は入金日と引渡しの申出の日から経理が記入する。

【説明用の架空の記入例】AIが転記する欄は、取引年月日が9月30日、取引金額が1,320,000円（税込）、取引先が〇〇設備工業、登録番号がTと13桁の数字です。差の表示は「給水管の数量が査定より12m多い」です。人が書く欄では、経理が工事台帳の候補2件から工事番号を1件に確定し、工務が差し戻しと判断し、経理が入金日と引渡しの申出の日から支払期日を記入します。

転記の4欄も、経理が1通ずつ原本と見比べてから台帳に確定します。AIの読み違いが続く取引先は請求書の様式を控えておき、次の締めではその取引先の請求書から先に見比べます。

台帳の置き場所は、保存先の作りで変わります。保存先に日付・金額・取引先の項目を持てるなら、そこに入れるほうが崩れにくくなります。共有フォルダしか無い会社なら、ファイル名に3項目を決まった順で並べ、その並びを事務処理の規程に書きます。

一人親方の請求書は契約の扱いを確かめてから読ませる

一人親方の請求書は、氏名・住所・振込先の口座まで読み取りの対象に入ります。規約で、サービス側が請求書を取り扱わない旨が決まっていて、さらに提供会社の側でアクセスを制限していれば、サーバに画像が残っても提供そのものに当たりません。

中身を扱う契約のときは、請求書の処理を目的の範囲で任せる内容かを経理責任者が契約書で見ます。そう読めれば相手は委託先となり、会社はその扱いを監督します（第25条）。委託の形に収まらなければ第三者提供にあたり、第27条により一人親方の同意を先に取ります。どれに当たるかを確かめ終えるまでは、一人親方の分だけ経理が手で転記します。

契約の前には、学習への利用、保存の場所と期間、解約時の削除、海外への移転などを、規約と管理画面で経理が確かめます。確かめ方は生成AIツールを全社で選ぶときの基準に合わせます。

紙・メール・受領サービスで保存先を分ける

電子取引にあたるかは届き方で決まるので、置き方も経路で分けます。締め日の翌日には、同じ現場の協力会社から、紙・メール添付のPDF・受領サービスの3つの経路で請求書が届くこともあります。

メール添付のPDFは印刷しても保存の代わりにならず、協力会社のサイトの請求書も画面で見ただけでは残りません。受領サービスの保存を使うなら、解約するときの移し方を先に確かめます。

表の1行目だけは電子取引に入らないので、紙で受け取った請求書は紙のまま保存してかまいません。スキャナで取り込んで紙の代わりにする道は法第4条第3項で選べますが、選ぶなら取り込みの要件を別に満たすことになります。

協力会社の請求書がほぼ紙で届く会社なら、AIで索引を作っても読ませる電子の請求書が少なく、仕組みの手間だけが残ります。まずは協力会社に請求書をPDFで送ってもらう依頼を出すかどうかから決めます。

印刷してPDFを消した請求書は保存にならない

避けたい失敗は、電子で届いた請求書を印刷して綴りに足し、受信メールとPDFを整理のつもりで消すことです。綴りは見た目にはそろっていても、電子取引の保存としては原本が残っていません。

施行規則第4条第3項には、要件どおりに保存できなかったときの猶予の定めがあります。災害などやむを得ない事情で保存できなかったことを証明した場合と、所轄税務署長が相当の理由を認め、データとその出力書面を提示・提出できる場合です。

整理のつもりで消した場合はやむを得ない事情に当たりにくく、提示するデータも残らないため、この猶予に頼る道は細くなります。印刷するかどうかにかかわらず先に保存先へ置く順番を規程に書き、印刷した紙は支払の承認に回すための控えとして扱います。

差し替えの請求書も、放っておくと版が二つ残ります。協力会社が金額を直して再送すると、同じ請求番号のPDFが並ぶからです。前後で変わった欄をAIに一覧にさせ、正とする版は経理が決めて、旧版の扱いを規程に1行足します。

注文書・出来高査定と合わない請求書は工務が決める

差のある行をAIが並べ、差し戻すか通すかは工務が決めます。査定の数字に責任を持つのは現場代理人です。

手が止まるのは、請求書に工事名が無い、注文書が現場ごとの表計算ファイルに散っている、出来高査定が現場代理人の手元にしか無い、といった場面です。AIには同じ工事の注文書・注文請書と出来高査定をそろえて渡し、数量・単価・金額が食い違う行を先頭に並べさせます。

工務は差の行から確かめ、残りの行も数量と単価を注文書・査定と1行ずつ照合してから通します。AIが差なしとした行を飛ばさないのは、注文書そのものが古い版のまま渡っている場合に、差が出ないまま誤りが通るからです。注文書との照合を社内で組むか外に頼むかは、原価の照合を内製と外注に振り分ける考え方と同じ物差しで決められます。

支払期日の欄は建設業法の支払期限から数える

支払期日の欄を台帳に置くのは、建設業法に下請代金の支払期限の定めがあるからです。元請負人は、注文者から出来形部分や完成後の代金を受け取った日から1か月以内で、できる限り短い期間内に下請代金を払います（第24条の3第1項）。台帳の入金日の欄は、この規定の期限を数える起点として残します。

特定建設業者が注文者となる下請契約では、引渡しの申出の日から50日以内で支払期日を定めます（第24条の6第1項）。下請負人が特定建設業者や、政令で定める資本金額以上の法人である場合は除かれるため、どちらの期限を適用するかは取引先ごとに経理が台帳の欄で決めておきます。

台帳に注文者からの入金日と引渡しの申出の日を並べておけば、工事部長の承認待ちの請求書を期日の近い順に出せます。自社が出す側の部分払の請求と入金の消込は、出来高請求と部分払金の計算で扱う別の業務です。

検索で出てこない請求書の数で、保存の漏れを確かめる

台帳にあるのに検索で出てこない請求書の件数は、そのまま保存の漏れの件数です。税務職員に求められたときと同じ、日付と金額の範囲に取引先を足した引き方で数えるので、要件を満たしているかを実物で確かめられます。

索引をメール添付の経路から付けると、経路が1つなので、出てこなかった1通が置き忘れか転記の誤りかを見分けられます。受領サービスの経路を足すのは、出てこない請求書が0件の月を確かめた後です。

1通でも出てこなかった月は、経理責任者がその請求書が受付から保存までのどこを通ったかをたどります。索引が無ければ台帳の転記、保存先に無ければ受付の作業、ファイル名の並びが人によって違えば規程の書き方を直します。

経理だけで続けられるかは、締めの週に収まるかで決まる

メール添付の経路だけに索引を付け、4欄の転記と原本の見比べが締めの週に収まっているなら、経理の手で続けられます。改ざんを防ぐ措置に事務処理の規程を選び、ファイル名の並びで3項目を引ける形にすれば、新しい仕組みを入れずに始められるからです。

外部と組むのが合うのは、3つの経路の請求書がそろって増え、受付台帳の転記、注文書・出来高査定との突き合わせ、支払期日の並べ替えを毎月の締めで1本につなぎたい会社です。請求書と注文・出来高の照合は月次で繰り返す定型の処理なので、原価のデータとつないだ仕組みを外部の開発（AIエージェント開発）で組むかを比べます。

どちらの道でも、自社が検索の要件の除外に当たるかと、どの措置を選ぶかは顧問税理士と決めます。保存の漏れが無くなった後も照合と支払期日の並べ替えに締めの週が取られるなら、仕組みを外に組ませる側で考えます。