不動産会社の住宅ローン必要書類、AIに任せるのは案内と回収の追跡まで

先に結論

必要書類の案内文の下書き、回収一覧の更新、未着の書類への催促文の下書きまではAIに任せられます。申し込む金融機関は営業担当が買主と決め、届いた書類が使えるかどうかは契約事務が確かめます。

届いた書類で年度が古い、発行日が金融機関の期限を過ぎている、氏名や住所が申込書と違う、のどれかが見つかったら、その書類へのAIの催促を止めて契約事務の手に戻します。生成AIに渡すのは書類名と状態と期日の一覧までにして、書類の画像や収入の金額は入れません。

書類の名前は一覧で決まり、有効かは書類を見て決まる

買主にどの書類を頼むかは、金融機関の申込書式と買主の属性を並べれば決まるので、案内文の下書きは生成AI（以下、AI）に回せます。一方で、届いた源泉徴収票が求めた年の分か、印鑑証明書の発行日が期限内かは、書類そのものを見ないと分かりません。

図の要点：ローンの必要書類を案内し回収する作業を、営業担当・AI・契約事務の行に分けた図。営業担当が金融機関と買主の属性を決め、AIが申込書式の一覧から案内文・回収一覧・催促文を下書きし、営業担当が読んで送る。届いた書類の年度・発行日・氏名と住所は契約事務が確かめ、食い違いがあれば催促を止めて買主へ差し替えを頼む。

そのため、書類が有効かどうかの確認は契約事務に残します。AIの行が扱う情報は、書類の名前と期日と状態のように、一覧の上で判定できるものに限ります。図の行のうち、金融機関の選択と届いた書類の確認は、AIの出力をどう整えても担当が受け持ちます。

金融機関がローン審査にAIを使うかどうかは、仲介の側では決められません。審査の結果や落ちた理由を、仲介のAIに推測させることもしません。仲介でAIに渡す範囲は、審査の前に書類をそろえるまでの事務です。

金融機関と買主の属性で必要書類はこう変わる

ローンの必要書類は、本人の書類・収入の書類・物件の書類の3種類に分けると、金融機関の申込書式と買主の属性で変わる所が見えます。書類の正式な一覧と期限は、取引する金融機関の申込書式の案内で確かめます。

AIに渡す条件は、表の「変わる条件」の列です。金融機関ごとに書類名と対象の属性を並べた条件表を作っておけば、買主の属性を入れるだけで案内文の下書きがそろいます。

物件の書類には、売買契約書や重要事項説明書の写しのように、仲介の側で用意する書類が混じります。案内文で買主に頼む書類と、仲介が自分で用意する書類を分けておかないと、買主が仲介の用意する書類まで探し始めます。

物件の書類で何を求めるかは、金融機関と借りる商品によって違います。営業担当が取扱金融機関の案内で確かめてから条件表に書き、AIには条件表に書かれた書類名だけを使わせます。

どの金融機関に申し込むかは、営業担当が買主の事情を聞いて一緒に決めます。AIに金融機関を選ばせると、金利や審査の条件の比較が買主の事情と切り離されるためです。

回収の追跡と催促文をAIに作らせる範囲

回収一覧を書類の行で作り、「書類名・誰が出すか・期日・状態」の4つの欄を正本にすると、AIは未着の行だけを拾って催促文を下書きできます。期日を決めるのは営業担当で、AIは書かれた期日を読むだけです。

たとえば、金曜の夕方に事前審査の承認が届き、営業担当が週明けに本審査の書類の案内を送る場面です。買主は春に会社員から独立したばかりで、源泉徴収票ではなく確定申告書の控えを頼む必要があります。

【説明用の架空の記入例】
– AIに渡す入力: 申込先の金融機関名、買主の属性（自営・単独で借入）、その金融機関の条件表の行
– 指示に入れる条件: 条件表に無い書類名は書かず「未確認」と返す。期日は回収一覧の値を写す
– AIの下書き: 買主あての案内文、書類ごとの行を並べた回収一覧、「未確認: 事業の開始時期」の一覧
– 営業担当の確認: 案内文の書類名を条件表と照合し、未確認の1点を買主に電話で聞いてから送る

催促文も同じ回収一覧から作ります。期日を過ぎて状態が「未着」の行について、書類名と出す人に合わせた文を下書きさせ、営業担当が読んでから送ります。買主の家族の事情や勤務先とのやりとりが絡む催促は、AIの文を使わず営業担当が電話で頼みます。

続けるかどうかは、案件ごとの回収完了までの日数と催促の回数で見ます。導入前の案件と比べて日数も回数も変わらなければ、案内文の型か条件表の書類名に問題がないかを契約事務が見直します。

期限切れ・記載の食い違いは契約事務が見る

届いた書類の年度・発行日・氏名と住所が申込書と合っているかは契約事務が確かめ、食い違いがあればその書類へのAIの催促を止めます。回収一覧の状態を「届いた」から「使える」へ進めるのは、契約事務だけにします。

AIの催促を止めて契約事務へ戻すのは、次の3つです。

先ほどの場面で、翌週に届いた確定申告書の控えが前の年の分だったとします。回収一覧の状態は「届いた」になっているので、AIは催促の対象から外します。契約事務が年度を見て状態を「差し替え待ち」に戻し、正しい年の控えを頼む連絡は、契約事務が営業担当と相談して送ります。

AIが回収一覧を更新する設定に「使える」へ進める操作が紛れていたら、その設定を外し、状態の入力を契約事務の手に戻します。

書類がそろわず本審査が期日に間に合わない見込みは、ローン特約の期日にも関わります。ローンのあっせんの内容と、ローンが成立しないときの措置は、重要事項説明の対象です。重要事項説明書の欄の書き方は、重要事項説明書でAIに任せる範囲と宅建士に残る説明で確かめられます。

収入や本人確認の書類をAIに入れる前の決まり

生成AIへの入力について、個人情報保護委員会の注意喚起は2点の確認を挙げています。個人情報を含む指示文なら利用目的の範囲内であること、個人データを含むなら提供元がそれを機械学習に利用しないこと等です。買主の源泉徴収票や本人確認書類の画像には、氏名・住所・勤務先・年収がまとめて載っています。

そのため、生成AIに渡すのは書類名・状態・期日の一覧までと店で決め、書類の画像と収入の金額は入れません。買主の氏名を番号に替えても、自社の回収一覧で本人に行き着くなら個人データのままです。

この一覧を社外のAIサービスで扱う場合も、契約の中身によって扱いが3通りに分かれます。

1つ目は、サービスの提供元が保存された個人データを扱わないと契約条項に書かれ、アクセスの制御も適切な場合で、個人データの提供にはなりません。2つ目は、提供元が個人データを扱う契約の場合で、その契約が個人データの取扱いの委託と言えるかを確かめます。3つ目は委託と言えない場合で、第三者への提供として、法令の例外を除けば買主本人の同意が要ります。

どれに当たるかは、サービスの規約と社内の個人情報の規程を並べて法務担当と経営者が決めます。回収一覧以外の帳票も含めた入力可否の表は、不動産の生成AI選びと帳票ごとの入力可否表に例があります。

条件表が表計算で回らなくなったら外部と仕組みにする

条件表の行は、取引する金融機関の数と、会社員・自営・連帯債務などの属性の組み合わせで増えます。取引先が数行に限られ、案内文の型と回収一覧を表計算の1枚で回せている間は、案内文と催促文の下書きを店の中で始められます。

外部の手を借りるのは、金融機関ごとの申込書式の改定を条件表へ反映する作業が担当の手で追いつかなくなったときです。案内文と催促文を毎回同じ条件で出す仕組みにしたいときも同じです。その場合も、条件表の正本を誰が直すかは契約事務の側で決めておきます。

回収一覧が扱うのは、書類が金融機関へ渡るまでです。本審査の後の決済日の調整や当日の持参物は、司法書士と売主の予定が入る別の作業になります。回収一覧に決済の欄を足していくと、書類の状態と決済の段取りが1つの表で混ざります。決済日の調整など前後の工程はローン・決済の業務のページに、ほかの業務は不動産業のAI活用の記事一覧にまとめています。