介護現場のシフト作成AI｜希望シフト調整の残業を減らす選び方

介護のシフト作成は、毎月決まって管理者を消耗させる仕事です。『毎月のシフト表づくりに丸2日とられて、夜の10時まで電卓と希望休の付箋とにらめっこ』——介護現場では、この構造の悩みが珍しくありません。希望休、夜勤と早番・遅番の偏り、有給、連勤の制限、急な欠勤の穴埋め。それらをすべて頭の中とExcelで突き合わせていけば、1人の管理者に毎月10時間も20時間も負担が集中します。さらに人員配置基準という法令の壁があり、1枚のミスが運営指導のリスクにもつながります。

この記事では、介護現場のシフト作成にAIをどう活かせるのか、その可能性と効果、そして「自前でやる」と「専門家に任せる」の分かれ目になる費用相場と選び方を整理します。毎月15時間も20時間もかかっていた作業のどこをAIに任せ、どこを人が握るのか。やり方の手順書ではなく、残業を減らし希望シフト調整の属人化から抜け出すための判断材料を整理します。

介護のシフト作成で残業が膨らむ仕組み

本記事のテーマに関連するサービスとして、BoostXでは介護業界の支援を提供しています。

シフト作成が大変なのは「人手が足りないから」だけではありません。根っこにあるのは、人がやらなくてもいい突き合わせ作業を、人が毎月くり返している点です。希望休が30件、職員が20人、勤務区分が日勤・早番・遅番・夜勤・明け・公休と6種類あれば、組み合わせは膨大になります。これを手作業で1つずつ照合していけば、丸1日や2日が消えても不思議ではありません。残業の原因は、人がやらなくていい仕事を人がやっていることにあります。

守るべき条件が10種類以上ある

介護のシフトには、同時に満たすべき条件が10種類以上あります。人員配置基準という法令上の人数、夜勤明けは翌日休みという連勤制限、有給の消化、希望休の反映、特定の資格保持者を各時間帯に1人以上配置すること、そして早番が3日連続にならないようにする配慮。これらは1つでも崩れると作り直しになり、1枚のシフト表を5回も6回も組み替えるうちに、平気で3時間4時間が溶けていきます。20人分を6区分で組むだけでも、頭の中で扱う条件は20を超えます。

作れる人が1人しかいない属人化

多くの介護現場では、シフトを組めるのが施設長やサービス提供責任者など1人か2人に限られています。頭の中にしかないルールが多く、引き継ぎが難しいためです。その1人が体調を崩したり退職したりすれば、現場は一気に回らなくなります。属人化は、毎月20時間以上という負担と、いざというときに止まるリスクを同時に抱え込んだ状態だと言えます。代われる人が0人という状況が、毎月続いているのです。

残業と離職の悪循環

公益財団法人 介護労働安定センターの介護労働安定センター「令和6年度 介護労働実態調査結果」によると、訪問介護員と介護職員の2職種合計の離職率は12.4%で2年連続の低下となった一方、従業員の過不足感で「不足」と答えた事業所は65.2%にのぼり、人手不足は依然として深刻です（同調査時点）。さらに厚生労働省「第9期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」では、2040年度に約272万人の介護職員が必要と見込まれ、2022年度の約215万人から約57万人増える計算です（同公表時点）。限られた人数で穴を空けずにシフトを回す難しさは、今後さらに増していくと考えられます。管理者の残業が職員の不信を生み、1人の欠員が残った職員の負担を増やす。この悪循環の入口に、毎月のシフト作成の重さが座っています。

介護のシフト作成でAIに何ができるのか

AIにできるのは、人が3時間かけて突き合わせていた組み合わせ計算を、数分の作業に置き換えることです。希望休、人員配置基準、連勤制限、有給などの条件をいったん整理して与えれば、それらを同時に満たす勤務表の候補を自動で組み上げます。私は、AI導入では「人がやらなくていい仕事を人から外す」ことを最も重視しています。20種類を超える条件の照合のように、人がやってもミスが出やすく、しかも時間ばかりかかる作業こそ、最初にAIへ移すべき領域です。シフトだけでなく、記録・家族連絡・ヒヤリハットといった周辺業務もまとめて見直すと効果が大きくなります。介護現場で効率化しやすい業務の全体像は介護AI効率化4タスク（記録・シフト・家族連絡・ヒヤリハット）で整理しています。

この領域でつまずきやすいのは、ツール選定よりも「業務の中のどこに組み込むか」の設計です。BoostXの生成AI伴走顧問は、業務ヒアリングから設計・定着支援までをサービス対応範囲としてカバーできる領域です。

条件を満たすシフト候補を自動で組む

20人分のシフトを6種類の勤務区分で組む場合でも、AIは法令上の配置人数を割らないこと、夜勤明けの翌日を休みにすること、希望休30件を反映することを同時に処理します。人間が5回組み替えていた工程が、条件さえそろえば1回か2回の確認で済むようになります。ここで重要なのは、AIが出すのはあくまで「たたき台」だという点です。最終判断は人が握ったまま、面倒な計算だけを外すイメージで、確定までの時間を半分以下に縮められる方向に働きます。

偏りや負担集中を見える化する

特定の職員に夜勤が月8回集中していないか、早番が3日連続になっていないか。こうした偏りは、手作業では気づきにくい盲点です。AIに条件を持たせておけば、できあがった勤務表の中で誰に何回どの勤務が割り当たったかを一覧で確認でき、負担が1人に寄っている箇所を1分で発見できます。これは公平感の確保につながり、職員の納得度を1段階引き上げます。月8回と月4回のような差を早い段階で均せるのは大きな利点です。

急な欠勤の代替案を素早く出す

朝の8時に「今日休みます」という連絡が入ったとき、配置基準を割らずに穴を埋められる職員を探すのは神経を使う作業です。AIに現状のシフトと条件を持たせておけば、誰に声をかければ基準を満たせるかの候補を素早く絞り込めます。電話を10本かける前に、まず2〜3人の現実的な候補が見えている状態をつくれます。30分かかっていた調整が、5分で方向性まで見える日もあります。

関連する業務全体の流れは介護AIまとめで整理しています。

AIで得られる効果と費用相場をどう見るか

AIをシフト作成に取り入れることで、まず管理者が突き合わせに使っていた時間を減らせます。毎月20時間かかっていた作業のうち、計算に費やしていた部分を軽くできれば、その時間を職員との面談や現場の改善に回せます。効果は「何時間削れた」と断定できる性質のものではありませんが、属人化した重い作業を仕組みに移すこと自体が、残業と離職リスクの両方を下げる方向に働きます。1人に偏っていた20時間を、組織で分け合える形に変えられるのです。

時間の効果より「止まらない仕組み」の価値

最も大きい効果は、時間短縮よりも「作れる人が1人しかいない」状態から抜け出せることです。条件が整理され仕組みに乗っていれば、担当者が変わってもシフトは回ります。1人の管理者に毎月20時間以上の負担と「自分が倒れたら止まる」という重圧がかかっていた状態を、2人でも3人でも運用できる形に変えられます。これは数字に表しにくい価値ですが、現場の持続性を考えれば最も重要な部分です。1人依存から複数人運用へ、というだけで現場の安心感は大きく変わります。

AI顧問・ツールの費用相場

費用の目安を知っておくと判断がぶれません。中小企業向けのAI顧問サービスは、月額10万〜30万円が相場です。アドバイス特化型なら月4万〜10万円、実装まで踏み込む支援型は月10万〜35万円が目安で、最低契約は3〜6ヶ月が一般的です。シフト専用ツール単体であれば月額数万円のものもありますが、ツールを入れるだけで自社の条件が自動で整理されるわけではない点に注意が必要です。10種類以上の条件の洗い出しと、運用への乗せ方こそが本丸です。

安さだけで選ぶと失敗しやすい

月4万円のサービスと月33万円のサービスは、提供する範囲がまったく違います。前者はアドバイス中心で、実際の設計や定着は自社で進める前提です。介護のように守るべき条件が10種類以上ある現場では、条件の整理から運用の定着まで伴走してもらえるかどうかが、成果の分かれ目になります。料金表の数字だけで比べると、結局使いこなせず月数万円を払い続けるだけ、という失敗が起きがちです。3ヶ月使って何も変わらなければ、その費用は丸ごと無駄になります。BoostXのAI伴走顧問は、ライトが月11万円、ベーシックが月33万円で、設計から定着まで継続的に伴走します。

自前で進めるときの限界と解決の方向

無料のAIツールを使えば、簡単なシフトのたたき台は自分でも作れます。ただし、介護現場で実際に使える形に持っていくとなると、いくつもの壁にぶつかります。私は、自前で進める前に「どこまで自社でやり、どこから任せるか」を線引きすることが要点だと考えています。3つの壁を知っておくと、判断を誤りません。

条件を言語化して与えるのが難しい

AIに良いシフトを組ませるには、頭の中にある10種類以上のルールを、もれなく言葉にして与える必要があります。「あの人は土日は出られない」「夜勤はあの2人にだけ頼める」といった暗黙の条件は、本人ですら整理しきれていないことが多く、ここでつまずくと出てくる結果も使えません。20を超える条件のうち1つでも抜ければ、AIは平気で基準割れの表を出します。条件の言語化そのものが、専門の伴走が要る最初の関門です。

セキュリティと個人情報の壁

シフトには職員の氏名や勤務状況という個人情報が含まれます。無料ツールに安易に入力すると、情報がどこに保存されるか分からないリスクがあります。情報漏えいは、悪意ある攻撃よりも、設定ミスや誤入力といった日常的な人的ミスから生じることが少なくありません。どのツールに何を入れてよいか、入れてはいけないかのルールづくりは、自前では見落としやすい部分です。20人分の個人情報を扱う以上、入口のルール設計を後回しにはできません。

作って終わりではなく定着が本番

一度うまく組めても、それを毎月の業務として回し続け、担当者が代わっても使える状態にするのが本当のゴールです。多くの自前導入は、最初の1〜2ヶ月で熱が冷め、結局Excelに戻ってしまいます。解決の方向は明確で、条件の整理・ツール選定・運用ルールづくり・定着までを、3ヶ月から半年つきっきりで進められる体制をつくることです。やり方を渡されるだけでは定着しません。一緒に走ってくれる相手がいるかどうかが、半年後の差になります。なお、シフトと同じくAIで負荷を下げやすいのが日々の記録業務です。手書きや転記に追われている場合は介護記録の手書きをAI音声入力にもあわせて見ていただくと、現場全体の見直しイメージがつかみやすくなります。

内製とAI伴走、進め方を6項目で比べる

「自前で全部抱える」のか「設計から一緒に進める」のかで、かかる時間も続けやすさも変わってきます。下の表は、内製（自前運用）で進める場合と、AI伴走で設計から進める場合を、6つの項目で比べたものです。数字はあくまで一般的な目安で、20人規模・6区分のような前提を置いた概算であり、現場の条件によって幅があります。

項目	内製（自前運用）で進める場合	AI伴走で設計から進める場合
シフト初稿づくり	1枚あたり半日〜2日（目安4時間〜16時間）	たたき台＋確認で30分〜1時間程度
条件の洗い出し	10種類以上を担当1人が数日かけて整理	20項目超を一緒に言語化し設計
運用できる人数	作れるのは1人〜2人に集中（休むと0人）	2人〜3人で分担できる形を目指す
毎月の作業負担	月15時間〜20時間が1人に偏りやすい	月数時間〜数十分の確認に圧縮
定着までの期間	属人化したまま、引き継ぎ困難	3ヶ月〜6ヶ月の伴走で定着を目指す
担当交代時	ルールが頭の中だけで誰も触れない	条件が言語化され引き継ぎ可能

大きな違いは、かかる時間そのものより「1人に偏るか、2人3人で回せるか」という点です。内製は最初の1ヶ月2ヶ月は走れても、担当が1人抜けた瞬間に止まりやすい構造です。設計から進めると、3ヶ月から6ヶ月かけて「誰でも回せる形」を作るぶん、半年先1年先まで続けやすくなります。月4万円のツール単体で済ませるか、月11万円や月33万円の伴走まで踏み込むかは、この続けやすさの差をどう見るかで決まります。

ビフォーアフター：介護のシフト作成がここまで変わる

違いを生んでいるのはツールではなく運用設計

BeforeとAfterの差は、高価なツールを入れたかどうかではありません。10種類以上の条件をきちんと言語化し、誰が代わっても回る運用に乗せられたかどうかです。同じAIを使っても、条件の整理が甘ければBeforeのまま、5回組み直す日々は変わりません。もし今のシフト作成がBefore寄りなら、次にどこから手をつければよいかを、まずは専門家と整理してみることをおすすめします。

よくある質問

公開日：2026年6月