Microsoft 365 Copilot 導入・活用支援
社内のデータを、答えられる状態に

職種ごとの業務量から配布対象を決め、段階的に広げる計画と、使われていないライセンスを毎月確認する形を作ります。

• 現在契約しているMicrosoft 365のプランと、Copilotのアドオンに必要な前提条件の確認
• 配布対象の職種と人数の選定（会議、メール、資料作成の量が多い業務から順に）
• 先に配る部署と、効果を確認してから広げる部署の切り分け
• 管理者側の設定項目の確認（利用できるアプリの範囲、外部データの扱い、利用状況の確認方法）
• 契約更新のタイミングに合わせた増減の計画
• ライセンスの棚卸し（配ったまま使われていないアカウントを毎月確認する形）

資料の置き場所と最新版の所在を整理し、フォルダ構成とファイル名、表の形式をCopilotが扱える形に揃えます。

• 資料の置き場所の棚卸し（個人のPC、メール添付、共有ドライブ、SharePointのどこに何があるか）
• SharePointサイトとTeamsのチャネル構成の整理（部署別・案件別のどちらで持つかを決めます）
• 古い版が残っている資料の整理（最新版がどれか分かる状態にします。価格表や規程は特に重要です）
• ファイル名と保存先の命名規則（Copilotが探せる形に揃えます）
• Excelファイルの形式の見直し（見出し行が1行のテーブル形式になっていない表は、扱いにくくなります）
• PDFで保管している帳票のうち、検索できない状態のものの洗い出し

公開範囲が広すぎる領域を洗い出して権限を絞り、参照させない領域を決めたうえでCopilotを配ります。

• 誰でも閲覧できる状態になっているサイト・フォルダ・ファイルの洗い出し
• 人事情報、給与、評価、未公開の契約条件など、参照されると困る資料の所在確認と権限の絞り込み
• 退職者・異動者のアクセス権の整理
• 部署をまたぐ共有リンクの棚卸し（期限なしで共有されたままのリンクの確認）
• 秘密度ラベルなど、Microsoft 365側で利用できる分類の仕組みの活用方針
• 検索や参照の対象から外す領域の決定（役員資料、法務資料などの扱い）

アプリごとに使う場面を業務名で決め、任せる作業と人が確認する作業を書いた手順書を部署別に配ります。

• Outlook: 長いやり取りの要点整理、返信の下書き（送信前に担当者が確認する前提で設計します）
• Teams: 会議の要約と決定事項・宿題の抽出（文字起こしを有効にする運用ルールまで決めます）
• Word: 報告書、議事録、社内通知文の下書きと、既存文書の形式に合わせた整え
• Excel: 一覧データの集計、条件別の比較、数式の説明（扱える表の形式と、任せない計算の線引き）
• PowerPoint: 既存資料からの構成案づくりと、社内テンプレートに合わせた整え
• アプリごとに、任せる作業と人が確認する作業を書いた1枚の手順書

帳票ごとに、下書きまで任せる範囲と確認・承認の手順を決め、二重に作り直さない運用にします。

• 対象業務の手順の書き出しと、Copilotが下書きする工程・人が判断する工程の線引き
• 扱う帳票の特定（報告書、稟議書、議事録、見積書、月次資料のうちどれをどこまで任せるか）
• Microsoft 365の外にあるシステムとの関係の整理（基幹システム、販売管理、会計システムから何を持ち込むか）
• 最終確認者の明示（社外への送信、金額の記載、契約に関わる記載は誰が承認するか）
• Copilotでは届かない範囲の切り分け（他システムとの連携や定型処理の自動化はAIエージェント開発で対応します）
• 会議の要約を議事録として正式に残す場合の、確認と承認の手順

自分の業務を題材にした研修で使える状態にし、質問窓口と月次の確認で使われ続ける形を残します。

• 部署別の研修（受講者ご自身の業務を題材に、その場で使える状態まで進めます）
• 管理職向けの回（部下がCopilotで作った資料を、どこまで確認して承認するか）
• うまくいかない典型例の共有（資料が共有の場所にない、表の形式が扱いにくい、指示が短すぎる）
• 社内の質問窓口の設計と、よくある質問の社内ページ化
• 月次の確認（利用しているライセンスの数、使われている業務、現場で生まれた使い方の共有）
• 次にAI化する業務の選定と、資料整備の継続